Assistant(e) de direction (direction services supports)
Famille d'emploi : Administrative, financière
Catégorie : C

Environnement professionnel
Services de la direction des services support.

Activités du service : Administratives et financières

Composition et effectif du service : 24

Liaisons hiérarchiques : Directeur services support

Sous l'autorité du directeur des services supports :

Activités principales :
Secrétariat :
* Il/elle prépare, répertorie, classe et transmet l'ensemble des documents afférents au conseil d'administration ;
* Il/elle vérifie, complète, enregistre et transmet l'ensemble des documents nécessaires au fonctionnement des services supports ;
* Il/elle saisit les absences des personnels (maladie,) ;

Intendance service cuisine :
* Il/elle assure les commandes de denrées alimentaires ainsi que leur suivi, et tient la gestion des stocks ;
* Il/elle tape, vérifie et transmet les menus.

Activités concernant la régie de recette :
* Il/elle récolte les informations nécessaires à la facturation, saisit et transmet les factures et les relances ;
* Il/elle saisit les encaissements sur le facturier et les différents journaux comptables ;
* Il/elle procède à la liquidation des recettes.

Activités secondaires :
Il/elle assure certaines tâches provenant d'autres fiches de poste en cas de besoin, et à ce titre :
* Il/elle établit un bon de commande ;

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Service faiblement doté en personnels. Contact avec les usagers, les prestataires.

Connaissances techniques
* Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la direction
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Bonne maitrise des techniques bureautique

Savoir-faire
* Bonne expression orale et rédactionnelle
* Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...).
* Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique...)
*Analyse et gestion des demandes d'information
* Polyvalence

Savoir-être
* Discrétion, sens de la confidentialité
* Bon relationnel
* Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
* Bonne capacité de résistance au stress
* Capacité à travailler en équipe