Missions principales :
• Participer à la définition, à la mise en oeuvre et au suivi de la politique du service
• Assister et conseiller auprès de la direction
• Recueillir, analyser et traiter les informations et réaliser l’élaboration de documents de synthèse
• Suivre les projets et activités de la direction, réalisation d'études, instruction de dossiers
• Diffuser les informations
• Participer à la gestion administrative et budgétaire
• Alerter en cas de non-respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail dans les situations de travail
• Elaborer le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE):
o Vérification de la régularité de la fiche de renseignements, prise de connaissance des pièces techniques, vérification de la cohérence de l'ensemble des documents
o Rédaction des pièces administratives à partir de la fiche de renseignements
o Rédaction et envoi des avis de publicité sur les différents supports
o Mise en ligne du DCE sur le profil acheteur
• Suivre la procédure :
o Suivi et traitement des questions des candidats pendant les consultations
o Suivi et enregistrement du dépôt des offres.
o Ouverture des plis des marchés à procédure adaptée en collaboration avec le service acheteur
o Elaboration et rédaction des procès-verbaux d’ouverture des plis
o Pré vérification des rapports d'analyse des offres
o Traitement des demandes de compléments, de régularisation, de négociation ou de précision
o Assistance au chef de service durant les séances d'attribution du marché
o Elaboration et rédaction des procès-verbaux d'attribution
o Rédaction des décisions d'attribution et des rapports aux services de l'Etat
o Demande d'engagement budgétaire
o Rédaction des courriers aux soumissionnaires
o Constitution du dossier de procédure et du contrat
o Transmission des documents au contrôle de légalité
o Contrôle du dossier auprès des financements extérieurs
o Scan et archivage du dossier
o Enregistrement des données par procédure.
• Suivre la partie administrative du marché :
o Rédaction et suivi des décisions de reconduction
o Gestion des demandes d’agrément des sous-traitants
o Rédaction et gestion des avenants
o Elaboration des dossiers de résiliation
o Gestion et suivi des nantissements de créance
Missions ponctuelles :
• En l’absence de l’assistante secrétaire : accueillir le public, gérer le secrétariat de la Direction et réceptionner les offres
• Effectuer les visites de services, de chantier, participer à des réunions extérieures avec les services opérationnels
• Gérer l’intérim de l’assistant marchés publics du service