!!! A POURVOIR EN INTERNE UNIQUEMENT !!!

Au sein de la Direction du Commerce, de l’Artisanat et du Domaine Public, le Gestionnaire Chargé d’Accueil assure les tâches d’accueil et d’orientation des usagers.

Vos activités principales
Sous l’autorité de la Directrice, vous serez en charge :
- Accueillir physiquement et par téléphone les administrés et de tout type de public :
o Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
o Renseigner le public sur place ou par téléphone
o Recevoir, filtrer et orienter les appels
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Accueillir et orienter le public vers les différents services :
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la direction (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
o Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
o Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
o Gérer les demandes des usagers, délivrer des documents d’information ou les formulaires
Vos activités secondaires
En cas d’absence de l’Assistante de Direction :
- Aider à la gestion du secrétariat de direction :
o Gérer l’agenda (prise de rendez-vous, planification des réunions)
o Gérer la réservation des salles pour les réunions
o Assurer la commande des matériels et de fourniture bureautique
o Assurer le classement et l’archivage des documents relevant du directeur
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
o Gestion des parapheurs (entrée et départ)
o Gérer le courrier : réceptionner, distribuer et expédier le courrier
o Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
o Assurer le traitement des courriers départ
o Enregistrer informatiquement le courrier après réception à la direction
o Afficher et diffuser l'information

Vos compétences
Savoirs :
 Standard téléphonique, annuaire internet
 Fonctionnement des services de la collectivité
 Règles de l'expression orale et écrite de qualité
 Techniques de secrétariat
 Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
 Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
 Tableaux de bord et outils de planification et suivi
 Missions de la direction
 Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Savoir-faire :
 Accueil téléphonique et physique de la direction
 Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
 Traitement, suivi et archivage du courrier
 Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
 Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
 Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
 Organiser le classement et l'archivage des dossiers
 Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
 Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques Organisation et planification des réunions
 Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
 Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Savoir être :
 Discrétion
 Confidentialité
 Autonomie
 Courtoisie