POSTE A POURVOIR UNIQUEMENT EN INTERNE

Sous l’autorité directe du directeur général adjoint des services, environnement, cadre de vie et attractivité, l’assistant de direction/assistant RH est chargée des missions suivantes :
>assurer l’ensemble des tâches afférentes à un assistant de direction (organisation de l’agenda, suivi des courriers, préparation des rendez-vous et réunion, mises en relations diverses, etc,….) ;
>assurer en binôme avec l’autre assistant de direction/assistant RH, et en lien fonctionnel avec les services compétents de la DRH, et le directeur de la gestion administrative et financière de la DGA, des missions en matière de prévention et sécurité au travail, de formation et d’informations RH de premier niveau.

Assurer les missions d’assistant de direction du DGA :
• Organisation des rendez-vous, suivi de l’agenda, préparation des rendez-vous et réunion, préparation des déplacements professionnels, réalisation de compte-rendu ;
• Assurer le lien avec les assistantes de direction du DGS, des autres DGA et des élus et adjoints délégués ;
• Assurer le suivi du courrier, des parapheurs et divers documents adressés au DGA et s’assurer de leurs diffusions dans les services ;
• Assurer le suivi et la diffusion de diverses informations et documents aux seins des services municipaux, auprès des agents, des autres administrations ou des usagers ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents du DGA ;

Assurer la diffusion d’information RH de premier niveau :
• Être en relation avec les services de la DRH pour communiquer les informations utiles relatives aux agents placés au sein de la DGA (particulièrement ceux positionnés sur Mezzavia) : congés, arrêts de travail, heures supplémentaires, astreintes, etc ; … ;
• Orienter les agents vers l’interlocuteur adapté au sein de la DRH ou des autres services municipaux compétents ;
• Assurer un lien entre les directions opérationnelles et les services compétents de la DRH ;
• Appuyer le DGA dans le suivi de l’ensemble des sujets RH ;

Assurer, en binôme avec le second assistant de direction/assistant RH, le rôle d’assistant de prévention pour certaines directions/services de la DGA ECA en lien avec le service prévention :
• Transmettre toutes les informations en matière de santé et de sécurité à l’autorité territoriale,
• Mettre en place les registres de santé et de sécurité au travail et les relever tous les 15 jours pour aviser l’autorité territoriale de leur contenu,
• Animer la prévention dans la DGA ECA et participer à la sensibilisation des agents ;
• Participer à la rédaction, à l’animation et à la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels et à l’élaboration d’un plan annuel d’actions de prévention,
• Participer aux inspections ACFI ainsi qu’au suivi de la mise en œuvre des recommandations issues de celles-ci ;
• Être associé aux projets de réorganisation et aux choix techniques afin d’éviter la création de nouveaux risques.
• Il/elle exerce ces missions en lien fonctionnel avec le directeur de la gestion administrative et financière de la DGA.

Assurer, en binôme avec le second assistant de direction/assistant RH, le rôle de réfèrent formation en lien avec le service formation mutualisé :
• Compiler et transmettre les besoins collectifs en formation dans le cadre de la préparation des plans de formation,
• Contribuer à la diffusion des informations du service formation mutualisé auprès des directions et services de la DGA ;
• Être le relais en matière de gestion de l’absentéisme en formation auprès du service formation ;
• Être l’interlocuteur unique du service formation pour les inscriptions aux formations INTRA, Hygiène & Sécurité et pour les formations d’intégration (cat. A, B et C) des agents de la DGA ECA ;
• Participer aux réunions des référents formation (deux fois par an)
• Il/elle exerce ces missions en lien fonctionnel avec le directeur de la gestion administrative et financière de la DGA.

ACTIVITES OCCASIONNELLES :
• Mobilisation occasionnelle à la demande du DGA

Savoirs :
• Techniques prise de notes, écriture abrégée, etc..
• Circuits et procédures administratives ;
• Logiciels de bureautique, internet et intranet.
• Technique de recueil et de traitement de l’information (entretiens, réunions, enquêtes, etc..) ;
• Techniques rédactionnelles (écrit, synthèses,etc..)
• Techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers, etc…).
• Organisation et services de la collectivité ; contexte et enjeux de la collectivité.
• Enjeux, évolution et cadre réglementaire des politiques publiques du domaine de compétences de la DGA ; orientations et priorités des élus et décideurs.
• Méthodologie et outils d’analyse et de diagnostic.
• Instances et processus de décision de la collectivité.
• Statut de la fonction publique territoriale ; procédures RH internes

Savoir faire :
• Ouverture d’esprit
• Gestion de planning
• Rédaction administrative
• Recherche, traitement et priorisation de l'information à destination du cadre
• Assistance aux services dans l’évaluation de leurs besoins.
• Tableaux de bord et outils de suivi et planification.
• Bonne expression écrite et orale.

Savoir être :
• Autonomie
• Discrétion et confidentialité
• Capacité d’adaptation
• Rigueur