En collaboration avec les infirmières et le médecin coordonnateur, le ou la secrétaire médical(e) assure l'ensemble des missions d’accueil, de planification des rendez-vous et de gestion administrative nécessaires a l'entrée en EHPAD.

- Travail en lien avec l’infirmière coordinatrice et l’agent d’accueil
- Visite systématique à domicile ou à l’EHPAD ou à l’hopital pour accepter le dépôt d’un dossier => s’assurer du consentement de la personne âgée pour qu’un dossier soit déposé en son nom au sein de l’EHPAD
- Elaborer et formaliser les comptes rendus de visites avec les personnes âgées ayant déposé un dossier de pré-inscription pour les présenter en réunion de tableau de bord hebdomadaire.
- Remettre les documents d’accueil obligatoires (livret d’accueil, contrat de séjour, pièces à fournir,)
- Enregistrement des dossiers sur le logiciel TITAN
- Mise en avant des dossiers prioritaires / urgents pour validation de la commission
- Echanges réguliers avec l’adjointe administrative en charge de la facturation
- Echanges réguliers avec le médecin coordonnateur et l’équipe « administrative »
- Rester en veille sur la libération des chambres et les places vacantes : réactivité
- Participation aux commissions d’admissions en présence du médecin coordonnateur, de la direction et de la psychologue
- Relance des résidents en cas de dossiers incomplets
- Organisation, réalisation et rédaction des VPA en présence des références de chaque quartier et en passant le relai à la psychologue si le résident correspond à l’UP
- Recenser les besoins en matériel pour l’accueil et la prise en charge : matelas, dispositifs médicaux, oxygène, …
- Liens avec l’équipe pluridisciplinaire pour transmettre l’intégralité des informations recueillies sur les nouveaux arrivants : information au référent sur TITAN, diffusion de la VPA au quartier concerné et à l’animateur
- . Suivi des référents
- Organisation et mise en œuvre des entrées avec les équipes AGENTS, avec l’agent technique, les IDE et les familles
- Favoriser une rotation plus rapide et raccourcir considérablement les délais d’entrée/de sortie des résidents pour éviter que les chambres ne restent trop longtemps vides.
- Validation et signature de l’ensemble des documents officiels
- Pilotage, élaboration, communication, formalisation des projets personnalisés d’accompagnement en s’assurant de la participation de l’équipe pluridisciplinaire pour une co-construction de ces projets.
- Prendre des nouvelles des résidents hospitalisés et transmettre aux équipes
- Relai d’information sur la vie de l’établissement
- Tenue du dossier médical du résident (actualisation, scan des documents dans le dossier de soin informatisé, saisie des dossiers des nouveaux résident, saisi des entrées/sorties/absences/rendez-vous médicaux)
- Gestion des bons de transports et de l’agenda
- Gestion des renouvellements des résidents
- Gestion du retour des hospitalisations
- Suivi de dossier spécifique vaccination (covid/ grippe) / BUCCOBUS (appel aux familles et gestion avec la pharmacie)
- Aide à la gestion du circuit des FEI et des enquêtes (entré dans AGEVAL)
- Suivi des mails IDE+AMA
- Lien entre les familles et l’équipe et faire remonter les informations/demandes
- Communication des places vacantes aux partenaires : DAC, hôpitaux, CLIC…
- Gestion des places en hébergement permanent et temporaire avec l’IDEC
- Gérer la distribution des planning réel, individuel et roulement annuel
- Participation aux réunion de quartier + rédaction des CR
- Gestion des classeurs mutuelle
- Liens étroits avec les familles
- Accueil téléphonique et physique,
- Réception, renseignement direct et/ou orientation et transmissions des communications téléphoniques et des informations en direction des équipes et des résidents
- - Recevoir et renseigner les usagers et familles
- Informations de l’établissement aux résidents et familles selon les besoins exprimés
- Recueil des satisfactions et insatisfactions, remarques (résidents, familles, personnels)
- Réception, tri et Traitement Des rendez-vous et des ordonnances
- Classement et archivage des documents médicaux des Résidents
- Participe au réunion CODIR

Qualités relationnelles et sens de la communication
Aisance orale et écrite
Sens de la relation patient/client
Discrétion, strict respect du secret professionnel
Capacité d’organisation dans la gestion des plannings et des rendez-vous
Capacité à gérer l’urgence
Capacité de travail en équipe et sens de la coopération
Adaptabilité et flexibilité
Gestion des situations conflictuelles
Connaissances des termes médicaux et des bases pour les rendez-vous
Sensibilisation à la gestion des données médicales
Connaissances en matière de secrétariat médical
Bonne connaissance de l’orthographe
Maîtrise de l’outil informatique
De préférence avec une expérience en secrétariat médical