Assistant(e) administrati(f)ve en charge du secrétariat des instances et des pôles carrières et conseils juridiques en ressources humaines
Offre n° O028241218001047
Publiée le 18/12/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Maison des communes - 9 rue Jean Perrin, Luisant (Eure-et-Loir)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
23/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice générale adjointe, l'agent sera chargé(e) d'assurer le secrétariat des instances paritaires rattachées au CDG et d'assurer l'assistance
administrative du pôle gestion des carrières (composé d'une responsable de pôle et 4 gestionnaires) et du pôle conseils juridiques en ressources humaines (composé de 3 juristes).
administrative du pôle gestion des carrières (composé d'une responsable de pôle et 4 gestionnaires) et du pôle conseils juridiques en ressources humaines (composé de 3 juristes).
Missions / conditions d'exercice
Des missions de secrétariat des instances paritaires rattachés au CDG (CAP, CCP et le CT/CHSCT + conseils de discipline) en lien avec la Direction générale, la responsable du pôle gestion des carrières et les gestionnaires et juristes, incluant :
- La rédaction et envoi des convocations et ordre du jour,
- La logistique (gestion des agendas, réservations de salle, défraiement, chevalets, café, installation de la séance...),
- Le suivi du quorum,
- La participation en séance,
- La rédaction des PV (en lien avec l'agent référent de l'instance) et des avis pour les collectivités et agents le cas échéant, et transmission des PV aux membres,
- La réalisation des copies des avis aux gestionnaires et mention sur outil informatique
- Le suivi de la composition des instances (tableaux de bords, remplacement.)
- La gestion des demandes de révision de comptes rendus d'évaluation annuelle en vue de leur examen en CAP ;
- Assurer le suivi du recensement annuel des effectifs au CST,
Une partie de ces tâches sont dématérialisées via un outil informatique module instances AGIRHE.
Des missions d'assistance administrative des pôles 'gestion des carrières' et 'conseils juridiques en ressources humaines', et principalement :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
- Impression des courriels arrivant sur les boites génériques des 2 pôles,
- Gestion des parapheurs à la signature du Président ou de la DG, DGA et des envois des courriers (copie, scan et envoi) ;
- Envoi des actes, communications collectives (en grand nombre : promotion interne, avancement..) ou individuelles des agents des pôles par voie postale ou courriel (impression, scan, copie, mise sous plis...),
- Archivage des dossiers,
- Organisation et planification des réunions et ateliers d'informations (réservations salles, invitation, convocations, suivi des inscriptions, attestation de présence, reprographie des supports...),
- Saisies sur l'outil informatique de gestion des carrières (Ciril)
- Affichage des tableaux annuels d'avancement de grade des collectivités,
Activités ponctuelles :
- Participation à l'organisation des élections professionnelles,
- Toutes autres missions susceptibles d'aider les agents du pôle.
- La rédaction et envoi des convocations et ordre du jour,
- La logistique (gestion des agendas, réservations de salle, défraiement, chevalets, café, installation de la séance...),
- Le suivi du quorum,
- La participation en séance,
- La rédaction des PV (en lien avec l'agent référent de l'instance) et des avis pour les collectivités et agents le cas échéant, et transmission des PV aux membres,
- La réalisation des copies des avis aux gestionnaires et mention sur outil informatique
- Le suivi de la composition des instances (tableaux de bords, remplacement.)
- La gestion des demandes de révision de comptes rendus d'évaluation annuelle en vue de leur examen en CAP ;
- Assurer le suivi du recensement annuel des effectifs au CST,
Une partie de ces tâches sont dématérialisées via un outil informatique module instances AGIRHE.
Des missions d'assistance administrative des pôles 'gestion des carrières' et 'conseils juridiques en ressources humaines', et principalement :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
- Impression des courriels arrivant sur les boites génériques des 2 pôles,
- Gestion des parapheurs à la signature du Président ou de la DG, DGA et des envois des courriers (copie, scan et envoi) ;
- Envoi des actes, communications collectives (en grand nombre : promotion interne, avancement..) ou individuelles des agents des pôles par voie postale ou courriel (impression, scan, copie, mise sous plis...),
- Archivage des dossiers,
- Organisation et planification des réunions et ateliers d'informations (réservations salles, invitation, convocations, suivi des inscriptions, attestation de présence, reprographie des supports...),
- Saisies sur l'outil informatique de gestion des carrières (Ciril)
- Affichage des tableaux annuels d'avancement de grade des collectivités,
Activités ponctuelles :
- Participation à l'organisation des élections professionnelles,
- Toutes autres missions susceptibles d'aider les agents du pôle.
Profils recherchés
Formations / Expériences :
- Niveau BAC pro secrétariat bureautique souhaité ;
- Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
Compétences / Qualités :
- Rigueur, respect des délais, autonomie et sens de l'organisation impératifs pour gérer le volume,
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance de CIRIL RH et AGIRHE serait un plus.
- Réelles capacités rédactionnelles et application des règles d'orthographe ;
- Goût pour le travail en équipe et sens du relationnel ;
- Discrétion et pragmatisme ;
- Disponibilité et réactivité
- Curiosité ;
- Seraient un plus, des notions de base en droit public, notamment compétences et fonctionnement des collectivités locales, des instances et le régime des actes administratifs.
- Niveau BAC pro secrétariat bureautique souhaité ;
- Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
Compétences / Qualités :
- Rigueur, respect des délais, autonomie et sens de l'organisation impératifs pour gérer le volume,
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance de CIRIL RH et AGIRHE serait un plus.
- Réelles capacités rédactionnelles et application des règles d'orthographe ;
- Goût pour le travail en équipe et sens du relationnel ;
- Discrétion et pragmatisme ;
- Disponibilité et réactivité
- Curiosité ;
- Seraient un plus, des notions de base en droit public, notamment compétences et fonctionnement des collectivités locales, des instances et le régime des actes administratifs.
Contact et modalités de candidature
Contact
Oriana CAUQUIS, Directrice générale adjointe : 0237914340
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire ou, à défaut, contractuel,
Temps de travail : 39h/semaine (23 jours au titre de l'ARTT) + 25 jours de congés + CET
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle de fin d'année + tickets restaurants + participation employeur en santé et prévoyance + action sociale (CNAS et possibilité d'adhérer au COS)
Envoyer CV et lettre de motivation et copie des diplômes et dernier arrêtés de situation administrative et dernier compte rendu d’évaluation professionnelle à :
Monsieur le Président du Centre de Gestion d’Eure-et-Loir
9 rue jean Perrin
28600 LUISANT
ou par courriel à l'adresse : direction@cdg28.fr
Temps de travail : 39h/semaine (23 jours au titre de l'ARTT) + 25 jours de congés + CET
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle de fin d'année + tickets restaurants + participation employeur en santé et prévoyance + action sociale (CNAS et possibilité d'adhérer au COS)
Envoyer CV et lettre de motivation et copie des diplômes et dernier arrêtés de situation administrative et dernier compte rendu d’évaluation professionnelle à :
Monsieur le Président du Centre de Gestion d’Eure-et-Loir
9 rue jean Perrin
28600 LUISANT
ou par courriel à l'adresse : direction@cdg28.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.