• Gérer les travaux administratifs de l’Assemblée Délibérante :
Conseils Municipaux :
Collecter les projets de délibérations auprès des services instructeurs.
Rédiger les convocations.
Constituer les dossiers de séances papiers et informatiques (contrôle des pièces annexes, mise en page, photocopies, Ixbus, mise sous pli).
Diffuser l’ordre du jour : presse, affichage et site Internet de la Ville.
Préparer la salle pour le déroulement des séances.
Numériser les extraits de délibérations.
Saisir les procès-verbaux, assurer leur diffusion sur le site Internet de la Ville.
Transmettre les délibérations aux services pour notification.
Assurer le suivi de la certification exécutoire des dossiers.

• Autres activités :
Orienter les services dans leur demande de renseignements.
Gérer la transmission des parapheurs de signatures vers la Direction Générale des Services et le cabinet du Maire.


• Préparer les actes pour les reliures et les publications obligatoires :
Les registres : « Arrêtés permanents du Maire » et « Délibérations et décisions » :
o Collecter les actes auprès des services
o Réaliser les sommaires, les paginations et le montage du registre sur une période d’annualité civile.
o Assurer la publication sur le site internet de la Collectivité

• Assurer les tâches quotidiennes du secrétariat de la Directrice :
o Gérer l’agenda de la directrice : prise de rendez-vous, filtrage des appels téléphoniques, préparation des rendez-vous.
o Orienter les services dans leur demande de renseignements.
o Mettre en forme les courriers courants.
o Archiver les documents.

• Bureaux Municipaux avec les services :
o Rédiger les convocations.
o Constituer et préparer les dossiers.
o Procéder à la transmission des bureaux municipaux.
o Diffuser les comptes rendus

• Gérer le suivi administratif des actes liés aux autorisation du droit des sols en lien avec l’urbanisme :
o Mettre à jour la liste des arrêtés d’urbanisme (DP, PC, Cu(b), PD).
o Imprimer et mettre en parapheur les arrêtés ou les certificats d’urbanisme pour signature.
o Préparer la transmission des arrêtés sur Ixbus.
o Numériser les arrêtés sur Clicmap.
o Notifier les arrêtés aux pétionnaires
o Afficher l’état de dépôt des dossiers

ACTIVITÉS EN REMPLACEMENT D'AGENT ABSENT

Niveau d’intervention 1
Procéder à la télétransmission des actes réglementaires et à leur publication en l’absence du responsable de service.
Accueillir le public et le guider dans ses recherches.
Assurer la réception des plis «courrier arrivé».
Numériser le courrier arrivé.


Niveau d’intervention 2
Assurer le départ du courrier : affranchir le «courrier départ» et le déposer à la Poste.
Porter les plis à la Trésorerie municipale, Préfecture et Écoles de Mainvilliers en l’absence simultanée de l’agent en charge du portage plis et du responsable de service

SPECIFICITES DU POSTE

En raison des missions spécifiques liées au poste, il est obligatoire pour l’agent de faire preuve de discrétion professionnelle et de respecter les obligations liées au secret professionnel.