Surclassée dans la strate géographique des villes de plus de 20 000 à 40 000 habitants, Louviers se tourne résolument vers l’avenir.
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !

LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une :ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) pour la direction ressources au sein du pôle éducatif et sportif. Poste à pourvoir dès que possible ,urgent pour assurer la continuité de service. TEMPS COMPLET 37H30/semaine

MISSIONS PRINCIPALES:
1. Assurer la gestion du courrier (entrant et sortant) à l’échelle du pôle et la gestion des parapheurs

- Enregistrer, trier et distribuer le courrier,
- Diffuser l’information aux services du pôle,
- Veiller à l’uniformisation des documents du pôle (cadre et visa) : convention, courrier…
- Mettre en place une procédure de suivi des parapheurs et en assurer le suivi
- Organiser la gestion du courrier dans les différents sites et proposer des axes d’amélioration
- Rédaction et mise en forme de courriers dans le respect de la charte graphique
-
2. Assurer le suivi des conventions et des délibérations du pôle
- Enregistrer et classer les conventions et les délibérations,
- Alerter sur les échéances à venir et les nécessités de renouvellement de ces conventions/délibérations

3. Assurer le secrétariat de la directrice du pôle :
- Rédaction et mise en forme de courriers,
- Organisation de réunions,
- Centralisation d’informations et création d’outils de suivi

4. Gérer l’archivage à l’échelle du kiosque famille
- Rédaction d’une procédure à destination des agents,
- Vérification et pointage des boîtes à archives avant départ,
- Lien avec le service des archives pour rédaction du bordereau de transfert et/ou de destruction
- Organisation du transfert,

MISSIONS SPECIFIQUES:
- Assurer la polyvalence en cas d’absences sur la direction (accueil, bons de commandes, régies, gestion des véhicules…)
- Elaborer, appliquer et faire appliquer un guide des procédures (notamment pour la gestion du courrier, des parapheurs et de l’archivage)
- Gérer les fournitures administratives et le petit équipement du pôle,
- Gérer les plannings des salles du kiosque famille,
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du pôle en binôme,
- Mettre à jour les tableaux d’affichage interne du kiosque,
- Soutien sur les missions administratives de la Caisse des écoles,
- Réaliser des tableaux de bureautique (courriers, notes, comptes rendus, classement…),
- Remonter les informations à la direction

CONTRAINTES
- Travail sur écran
- Echéances imposées
- Congés en fonction des nécessités de service et en binôme

SAVOIRS:
- Maîtriser les règles d’orthographe et de grammaire,
- Maîtriser les progiciels spécifiques de la collectivité
- Maîtriser les outils bureautiques de manière avances (notamment Word et Excel)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,

SAVOIRS FAIRE:
- Veiller à l’image de la collectivité
- Communiquer et valoriser en interne les missions et projets du pôle et de la collectivité
- Travailler en transversalité
- Connaître les acteurs institutionnels
- Etre force de proposition afin d’optimiser le fonctionnement

SAVOIRS ETRE:
- Rigueur
- Savoir repérer et gérer les priorités
- Respect des délais imposés
- Posséder une réelle aptitude au travail en équipe
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Appliquer le devoir de réserve et de discrétion
- Polyvalence
- Disponibilité
Diplômes requis:
Bac à Bac+2 secrétariat/bureautique
Avec connaissances en comptabilité publique, gestion de régie.