Responsable unité administrative - enfance jeunesse
Offre n° O026250117001108
Publiée le 17/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place Jacques Brel, Romans-sur-Isère (Drôme)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
31/01/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
2 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. B
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Service Enfance Jeunesse de la Direction des Familles, vous êtes placé sous la responsabilité de la cheffe du service et travaillez en transversalité avec les 3 autres responsables d’unités : « Vacances Loisirs », « Animation Jeunesse », « Information-Prévention ».
Missions / conditions d'exercice
Management
·Gérer et diriger une unité de travail (3 agents) en fonction des orientations du service et de la définition de la compétence
·Assurer le relais du projet de service auprès des agents de l’unité, en accompagnant le changement
·Fixer des objectifs, accompagner et évaluer le travail de ses agents
Gestion Administrative
·Assurer le suivi de la communication du service :
Ø Référencer et transmettre les actions mises en place par le service à la Responsable Administration générale et relations aux usagers de la Direction des Familles
Ø Superviser et accompagner la transmission des informations aux familles (affiches, courriers, factures, etc.)
Ø Gérer l’animation du portail Familles
Ø Suivre les rétro-plannings pour la conception des outils de communication, puis la diffusion des outils et anticiper le renouvellement du stock
·Assurer le secrétariat et le suivi des actes administratifs du service :
Ø Organiser et suivre les réunions avec les communes, les élus, les partenaires
Ø Rédiger les courriers, en assurer le suivi via le logiciel Acropolis
Ø Valider les paramétrages du logiciel métier I-Noé
Ø Assurer le suivi des conventions du service : anticiper les échéances et vérifier leur bonne application (suivi des pièces, mise en œuvre des instances, etc.)
·Assurer le suivi des démarches logistiques du service :
Ø Suivi du pool de véhicules en lien avec le Garage de l’Agglo
Ø Suivi du bâtiment, notamment via le logiciel Astech
Ø Commande des fournitures administratives du bâtiment
·Suivre les indicateurs d’activité chiffrés du service permettant l’élaboration des bilans d’activité :
Ø S’assurer du respect des délais de transmission des données par les unités métier
Ø Vérifier les données transmises par l’équipe administrative
Ø Élaborer des tableaux de suivi des indicateurs
Ø Transmettre les indicateurs de suivi d’activité du service à la Direction
Ø Vérifier et saisir les données d’activités des dispositifs sur le logiciel AFAS de la CAF
Suivi des effectifs
·Etre le référent RH du service Enfance Jeunesse (logiciel Chronotime, procédures RH)
·Assurer le lien avec la RH pour la transmission des informations des contrats et horaires des saisonniers
·Veiller au respect de la législation et du respect des procédures de Valence Romans Agglo
·Superviser la saisie des demandes de stages Enfance Jeunesse et Petite Enfance
·Suivre l’organigramme des différentes unités du service
·Gérer et diriger une unité de travail (3 agents) en fonction des orientations du service et de la définition de la compétence
·Assurer le relais du projet de service auprès des agents de l’unité, en accompagnant le changement
·Fixer des objectifs, accompagner et évaluer le travail de ses agents
Gestion Administrative
·Assurer le suivi de la communication du service :
Ø Référencer et transmettre les actions mises en place par le service à la Responsable Administration générale et relations aux usagers de la Direction des Familles
Ø Superviser et accompagner la transmission des informations aux familles (affiches, courriers, factures, etc.)
Ø Gérer l’animation du portail Familles
Ø Suivre les rétro-plannings pour la conception des outils de communication, puis la diffusion des outils et anticiper le renouvellement du stock
·Assurer le secrétariat et le suivi des actes administratifs du service :
Ø Organiser et suivre les réunions avec les communes, les élus, les partenaires
Ø Rédiger les courriers, en assurer le suivi via le logiciel Acropolis
Ø Valider les paramétrages du logiciel métier I-Noé
Ø Assurer le suivi des conventions du service : anticiper les échéances et vérifier leur bonne application (suivi des pièces, mise en œuvre des instances, etc.)
·Assurer le suivi des démarches logistiques du service :
Ø Suivi du pool de véhicules en lien avec le Garage de l’Agglo
Ø Suivi du bâtiment, notamment via le logiciel Astech
Ø Commande des fournitures administratives du bâtiment
·Suivre les indicateurs d’activité chiffrés du service permettant l’élaboration des bilans d’activité :
Ø S’assurer du respect des délais de transmission des données par les unités métier
Ø Vérifier les données transmises par l’équipe administrative
Ø Élaborer des tableaux de suivi des indicateurs
Ø Transmettre les indicateurs de suivi d’activité du service à la Direction
Ø Vérifier et saisir les données d’activités des dispositifs sur le logiciel AFAS de la CAF
Suivi des effectifs
·Etre le référent RH du service Enfance Jeunesse (logiciel Chronotime, procédures RH)
·Assurer le lien avec la RH pour la transmission des informations des contrats et horaires des saisonniers
·Veiller au respect de la législation et du respect des procédures de Valence Romans Agglo
·Superviser la saisie des demandes de stages Enfance Jeunesse et Petite Enfance
·Suivre l’organigramme des différentes unités du service
Profils recherchés
- Compétences et expérience en management
- Niveau de bureautique excellent (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec le paramétrage de logiciels. La connaissance des logiciels I-Noé et Chronotime sera appréciée
- Capacité à rédiger dans une orthographe et une syntaxe excellents, et à mettre en forme des courriers
- Niveau de bureautique excellent (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec le paramétrage de logiciels. La connaissance des logiciels I-Noé et Chronotime sera appréciée
- Capacité à rédiger dans une orthographe et une syntaxe excellents, et à mettre en forme des courriers
Contact et modalités de candidature
Contact
0475813030
Informations complémentaires
Cadre de travail :
- Poste à temps complet
- Recrutement en CDD remplacement maladie jusqu'au 15 mars 2025, renouvelable
- cadre d'emploi es rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Avantages :
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Plus de renseignements :
- Rachel BOUVIER, Responsable du service enfance jeunesse, : 04 75 72 84 55
- Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement, 04 75 81 30 43
Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 31 janvier 2025.
- Poste à temps complet
- Recrutement en CDD remplacement maladie jusqu'au 15 mars 2025, renouvelable
- cadre d'emploi es rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Avantages :
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Plus de renseignements :
- Rachel BOUVIER, Responsable du service enfance jeunesse, : 04 75 72 84 55
- Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement, 04 75 81 30 43
Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 31 janvier 2025.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.