Nous recherchons une assistante administrative pour rejoindre notre équipe au sein du service Gestion Locative dont la mission est de gérer l’ensemble des occupations (domaine privé de la Ville de Valence et domaine privé et public de Valence Romans Agglo). De cette mission principale en découlent toutes les procédures de suivi des occupants : de la rédaction de l’acte juridique à la facturation de loyers ou charges, jusqu’aux demandes d’interventions techniques en lien avec la Direction des Bâtiments, en passant par la réalisation des états des lieux entrants et sortants ou encore la participation aux réunions de copropriétés. La Ville de Valence comme Valence Romans Agglo peuvent être à la fois bailleur et preneur, selon les situations. Le service est également en charge du paiement et du suivi des taxes foncières.

Missions :
Sous l’autorité du responsable d’unité gestion locative, vos missions sont de participer au bon fonctionnement du service par la réalisation de missions d’ordre administratif, comptable, technique et d’accueil.

Activités principales :

Accueil :
-Réponse aux demandes d’information des différents interlocuteurs (publics et associations) sur place ou par téléphone.

Gestion administrative :
-Rédaction de courriers et documents administratifs
-Planifie des rendez-vous (réunions internes en lien avec le service gestion locative, rendez-vous techniques, avec les associations ou autres occupants tels qu’entreprises, locataires) ;
-Enregistre le patrimoine et son évolution dans les outils de suivi ;
-Assure la préparation administrative de réunions (comité de pilotage des locaux communaux), prépare les documents à diffuser et en suit la logistique : réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents … ;
-Mise à jour des bases de données et tableaux de bord.

Missions comptables / financières :
-Traite et suit : les recettes, les dépenses, les mandatements des loyers, les redevances ;
-Prépare les facturations via le logiciel ASTECH ou par certificat administratif ou titre de recette ;
-Valide les factures sous Chorus et notamment les appels de fonds des syndics de copropriété.