Activités communes à l’EHPAD et à l’Accueil de jour

Accueil téléphonique
Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs (résidents, famille, professionnels, …) par téléphone :
-Analyse la demande, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée et fait le relais auprès des différents membres du service (infirmière coordinatrice, aide-soignante, assistant financier,…).
-Prise de messages

Gestion administrative
-Gère les courriers à destination des services, des agents et des partenaires : collecte, ouverture, tri, distribution et suivi des parapheurs
-Réalise et met en forme des documents, en assure la diffusion ainsi que le classement et l’archivage
-Réalise des comptes-rendus de réunions
-Planifie des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances, adresse les convocations
-Assure la préparation administrative de réunions (internes ou externes) et en suit la logistique : réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents…
-Traite et diffuse l’information en appréhendant son caractère d’urgence et gère des supports de communication : panneaux d’affichage, mise sous pli, envoi de documents
-Organise et maintient la bonne tenue des dossiers administratifs, de la création à l’archivage
-Crée les dossiers médicaux pour le médecin coordonnateur à chaque nouvelle entrée
-Propose des évolutions dans l’organisation des missions et dans la recherche de nouvelles procédures de gestion des dossiers
-Gère les commandes de fournitures et suit les stocks



Activités spécifiques à l’EHPAD

Participation à l’accompagnement des résidents de l’EHPAD
-S’assure du bon cheminement des courriers arrivée / départ des résidents
-Participe à l’accueil du nouveau Résident :
-Réalise et recueille les pièces nécessaires à l’entrée du résident
-Fait visiter les locaux aux personnes souhaitant connaître l’établissement
-Participe au projet personnalisé
-Aide à l’élaboration des dossiers de demande d’A.P.L., et complète la partie réservée à l’établissement
-Effectue les mises à jour du dossier du résident : sécurité sociale, mutuelle, responsabilité civile, etc.
-Gère les dossiers relatifs à la sortie des résidents (notaire, attestations, clôture des dossiers administratif, etc.)
-Assure le relai auprès des différents organismes
-Assure le suivi de la liste d’attente en relation avec la commission d’admission
-Prépare les éléments pour la facturation des repas
-Participe à l’organisation des évènements au sein de l’EHPAD (invitations, plan de table, etc…)


Activités spécifiques à l’Accueil de jour

Gestion administrative
-Gère les demandes de prises en charge administratives et le suivi des dossiers administratifs des usagers
-Suit les besoins et les demandes de transports pour les usagers (appels et mails aux différents transporteurs).
-Gère le planning de présence des patients.
-Fait visiter les locaux aux usagers ainsi qu’à l’entourage
-Réalise et recueille les pièces nécessaires à l’entrée dans le service
-Réalise la fiche de liaison (vérifier attestation de Sécurité Sociale et Mutuelle)
-Participe à la réunion hebdomadaire du service
-Suivi des dossiers en rapport à la sortie des patients