Gestionnaire des assemblées
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Offre n° O026240901386618
Publiée le 24/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Montélimar, capitale de la Drôme provençale et 2e ville du département, est située au cœur du sud-est de la France. Facilement accessible, la ville de Montélimar, 40 000 habitants, est positionnée sur l'axe TGV Paris-Marseille et bénéficie d'une gare raccordée au réseau grandes lignes qui permet de rejoindre Paris en 3h.
La ville fait également partie des 27 communes de Montélimar Agglomération qui comptabilise un bassin de population de 70 000 habitants. Ensemble, ville et agglo ont su construire et valoriser de nombreux équipements structurants (développement des mobilités, crèches, centres de loisirs, piscines, terrains sportifs, palais des congrès, théâtre, musée d'art contemporain...).
L'art de vivre, la convivialité, les patrimoines historiques et culinaires, dont le nougat, mais aussi les paysages emblématiques de champs de lavandes et d'oliviers offrent une qualité de vie exceptionnelle.
Notre territoire est également porté par une dynamique économique encouragée par la ville et son agglomération. Celle-ci se caractérise tant par l'artisanat que par l'implantation de grandes entreprises internationales attirées par un emplacement stratégique qui place également Montélimar et son agglomération à 1h d'Avignon et 1h30 de Lyon ou Marseille par l'autoroute A7.
Sous l'impulsion du Président Maire, son administration communautaire est très largement mutualisée avec la ville-centre (1.000 agents).
La ville fait également partie des 27 communes de Montélimar Agglomération qui comptabilise un bassin de population de 70 000 habitants. Ensemble, ville et agglo ont su construire et valoriser de nombreux équipements structurants (développement des mobilités, crèches, centres de loisirs, piscines, terrains sportifs, palais des congrès, théâtre, musée d'art contemporain...).
L'art de vivre, la convivialité, les patrimoines historiques et culinaires, dont le nougat, mais aussi les paysages emblématiques de champs de lavandes et d'oliviers offrent une qualité de vie exceptionnelle.
Notre territoire est également porté par une dynamique économique encouragée par la ville et son agglomération. Celle-ci se caractérise tant par l'artisanat que par l'implantation de grandes entreprises internationales attirées par un emplacement stratégique qui place également Montélimar et son agglomération à 1h d'Avignon et 1h30 de Lyon ou Marseille par l'autoroute A7.
Sous l'impulsion du Président Maire, son administration communautaire est très largement mutualisée avec la ville-centre (1.000 agents).
Lieu de travail
1 Av. Saint-Martin, 26200 Montélimar, France (Drôme)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
01/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction générale des services, le service des Assemblées mutualisé assure une mission de sécurisation juridique des actes et de gestion des assemblées délibérantes et des instances (Conseils communautaires et Conseils municipaux, Bureaux, Commissions intercommunales et municipales).
Missions / conditions d'exercice
Exécuter les procédures internes liées aux instances :
- Participer aux différentes phases de préparation des instances municipales : calendrier institutionnel, compte à rebours, gestion des logiciels métier, participation aux réunions préparatoires...
- Assister les services pour la préparation des dossiers,
- Suivre les projets de délibération et solliciter les éléments manquants auprès des rédacteurs le cas échéant,
- Fiabiliser les ordres du jour et sécuriser la constitution des dossiers de séance et les dossiers de synthèse des rapporteurs,
- Participer à la mise en place et au suivi d'un système de contrôle adapté (procédures, document type, outils de traçabilité),
- Gérer l'organisation matérielle des instances, en lien avec les autres services concernés (réservation de matériel, des prestataires, installations des salles, ...)
- Participer activement aux séances des organes délibérants : secrétariat des séances (présences, pouvoirs, quorum, émargement, votes, suivi des parapheurs).
Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances :
- Formaliser et mettre en signature les délibérations et documents annexes,
- Rédiger, saisir et mettre en forme des listes des délibérations,
- Mettre en forme les procès-verbaux,
- Accomplir les formalités nécessaires à l'acquisition du caractère exécutoire des actes (délibérations, décisions et arrêtés) (transmission des actes au contrôle de légalité, publication),
- Elaborer les registres des délibérations et des décisions.
Exécuter les procédures internes liées aux instances :
- Participer aux différentes phases de préparation des instances municipales : calendrier institutionnel, compte à rebours, gestion des logiciels métier, participation aux réunions préparatoires...
- Assister les services pour la préparation des dossiers,
- Suivre les projets de délibération et solliciter les éléments manquants auprès des rédacteurs le cas échéant,
- Fiabiliser les ordres du jour et sécuriser la constitution des dossiers de séance et les dossiers de synthèse des rapporteurs,
- Participer à la mise en place et au suivi d'un système de contrôle adapté (procédures, document type, outils de traçabilité),
- Gérer l'organisation matérielle des instances, en lien avec les autres services concernés (réservation de matériel, des prestataires, installations des salles, ...)
- Participer activement aux séances des organes délibérants : secrétariat des séances (présences, pouvoirs, quorum, émargement, votes, suivi des parapheurs).
Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances :
- Formaliser et mettre en signature les délibérations et documents annexes,
- Rédiger, saisir et mettre en forme des listes des délibérations,
- Mettre en forme les procès-verbaux,
- Accomplir les formalités nécessaires à l'acquisition du caractère exécutoire des actes (délibérations, décisions et arrêtés) (transmission des actes au contrôle de légalité, publication),
- Elaborer les registres des délibérations et des décisions.
Exécuter les procédures internes liées aux instances :
Profils recherchés
- Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation,
- Formation et/ou bonne connaissance en droit appliqué aux collectivités,
- Capacité à comprendre et à respecter les procédures et règles du Code général des collectivités territoriales,
- Maîtrise de l'écrit administratif, de la rédaction et de la mise en forme des documents,
- Parfaite maîtrise des outils informatiques.
Savoir-faire :
- Gérer simultanément des projets multiples et/ou polyactivités,
- Travailler en transversalité,
- S'organiser et hiérarchiser ses tâches.
Savoir être :
- Rigueur, méthode,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Autonomie, initiative,
- Très bonnes qualités rédactionnelles,
- Sens de l'anticipation et de l'organisation,
- Aptitude au travail en équipe et relationnel aisé, diplomatie,
- Faculté d'adaptation,
- Disponibilité, assiduité et capacité d'investissement,
- Aptitude à gérer les délais.
- Formation et/ou bonne connaissance en droit appliqué aux collectivités,
- Capacité à comprendre et à respecter les procédures et règles du Code général des collectivités territoriales,
- Maîtrise de l'écrit administratif, de la rédaction et de la mise en forme des documents,
- Parfaite maîtrise des outils informatiques.
Savoir-faire :
- Gérer simultanément des projets multiples et/ou polyactivités,
- Travailler en transversalité,
- S'organiser et hiérarchiser ses tâches.
Savoir être :
- Rigueur, méthode,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Autonomie, initiative,
- Très bonnes qualités rédactionnelles,
- Sens de l'anticipation et de l'organisation,
- Aptitude au travail en équipe et relationnel aisé, diplomatie,
- Faculté d'adaptation,
- Disponibilité, assiduité et capacité d'investissement,
- Aptitude à gérer les délais.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.