Assistant(e) de Direction
Offre n° O026240719000261
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8, av. du 45ème rt quartier st martin, Montélimar (Drôme)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES :
- Assurer le secrétariat du syndicat (courrier, permanence téléphonique, gestion des fournitures…)
- Organiser l’ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus,
- Assurer une assistance administrative
- Gérer les demandes d’enlèvement en déchèterie
- Être le relai de la Direction auprès des agents, faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe
- Assurer le secrétariat du syndicat (courrier, permanence téléphonique, gestion des fournitures…)
- Organiser l’ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus,
- Assurer une assistance administrative
- Gérer les demandes d’enlèvement en déchèterie
- Être le relai de la Direction auprès des agents, faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe
Missions / conditions d'exercice
Missions ou activités
1. Assurer le secrétariat du syndicat
• Réceptionner, enregistrer et donner suite au courrier
• Rédiger des courriers, assurer le lien avec les services postaux
• Assurer l’accueil et la permanence téléphonique du syndicat
• Répondre aux demandes d’information des services interne et externe
• Gérer le stock de fourniture administratives, recenser les besoins et préparer les commandes
• Participer aux réunions de Direction et en rédiger les comptes-rendus
• Veiller aux suites données (suivi courrier, suivi des comptes-rendus) et alerter la hiérarchie
2. Organiser l’ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus
• Assurer la gestion des plannings de la Direction et des Elus
• Veiller à la disponibilité des véhicules, anticiper et alerter
• Préparer, organiser et gérer les réunions techniques, politiques et évènements (location salles, billets de train, équipements des salles, réservation des véhicules…),
• Préparer les convocation, supports en lien avec la Direction, rédiger les comptes-rendus…
3. Assurer une assistance administrative
• Transmettre les actes en Préfecture, les enregistrer une fois tamponnés
• Prétraiter, préparer et rédiger les dossiers préalables pour la Direction,
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données administratives et registres (congés – heures supplémentaires – droits aux titres restaurant – registres courrier, délibérations, PV de Bureau, répertoires, données de population…)
• Participer à la rédaction de tout dossier administratif en lien avec la Direction
• Assurer l’archivage des dossiers traités au niveau de la Direction
4. Gérer les demandes d’enlèvement en déchèterie
• Répondre aux appels des EPCI et commander l’enlèvement des bennes demandées en lien avec les prestataires de services et/ou les éco-organismes, selon la procédure en vigueur
1. Assurer le secrétariat du syndicat
• Réceptionner, enregistrer et donner suite au courrier
• Rédiger des courriers, assurer le lien avec les services postaux
• Assurer l’accueil et la permanence téléphonique du syndicat
• Répondre aux demandes d’information des services interne et externe
• Gérer le stock de fourniture administratives, recenser les besoins et préparer les commandes
• Participer aux réunions de Direction et en rédiger les comptes-rendus
• Veiller aux suites données (suivi courrier, suivi des comptes-rendus) et alerter la hiérarchie
2. Organiser l’ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus
• Assurer la gestion des plannings de la Direction et des Elus
• Veiller à la disponibilité des véhicules, anticiper et alerter
• Préparer, organiser et gérer les réunions techniques, politiques et évènements (location salles, billets de train, équipements des salles, réservation des véhicules…),
• Préparer les convocation, supports en lien avec la Direction, rédiger les comptes-rendus…
3. Assurer une assistance administrative
• Transmettre les actes en Préfecture, les enregistrer une fois tamponnés
• Prétraiter, préparer et rédiger les dossiers préalables pour la Direction,
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données administratives et registres (congés – heures supplémentaires – droits aux titres restaurant – registres courrier, délibérations, PV de Bureau, répertoires, données de population…)
• Participer à la rédaction de tout dossier administratif en lien avec la Direction
• Assurer l’archivage des dossiers traités au niveau de la Direction
4. Gérer les demandes d’enlèvement en déchèterie
• Répondre aux appels des EPCI et commander l’enlèvement des bennes demandées en lien avec les prestataires de services et/ou les éco-organismes, selon la procédure en vigueur
Profils recherchés
Connaissances et savoir-faire
• Maitrise de la bureautique (usages d'Excel, maîtrise de Word et du publipostage, édition de documents pdf, création de powerpoint...)
• Très bonne capacités rédactionnelles et d’expression orale,
• Forte capacité à rendre compte,
• Maitrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé…)
• Connaissance en gestion administrative,
• Connaissance des techniques de prises de note, rédaction de compte rendu et procès-verbal
• Connaissance de la fonction publique territoriale,
• Maitrise de l’organisation d’évènements,
• Capacité à s’adapter aux changements et à faire face à des situations d’urgence administratives
Savoir-être et attitudes requises
• Aisance relationnelle
• Rigueur, sens de l’organisation et exemplarité,
• Disponibilité, réactivité et adaptabilité,
• Autonomie et efficacité,
• Travail en équipe,
• Ponctualité et disponibilité,
• Ecoute et diplomatie,
• Sens du service public.
• Maitrise de la bureautique (usages d'Excel, maîtrise de Word et du publipostage, édition de documents pdf, création de powerpoint...)
• Très bonne capacités rédactionnelles et d’expression orale,
• Forte capacité à rendre compte,
• Maitrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé…)
• Connaissance en gestion administrative,
• Connaissance des techniques de prises de note, rédaction de compte rendu et procès-verbal
• Connaissance de la fonction publique territoriale,
• Maitrise de l’organisation d’évènements,
• Capacité à s’adapter aux changements et à faire face à des situations d’urgence administratives
Savoir-être et attitudes requises
• Aisance relationnelle
• Rigueur, sens de l’organisation et exemplarité,
• Disponibilité, réactivité et adaptabilité,
• Autonomie et efficacité,
• Travail en équipe,
• Ponctualité et disponibilité,
• Ecoute et diplomatie,
• Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0475002535
Informations complémentaires
Lieu de travail
Syndicat des Portes de Provence
Quartier Saint Martin
26200 MONTELIMAR
Moyens mis à disposition
Véhicule de service partagé
Ensemble du matériel bureautique (téléphone, bureau, ordinateur, imprimante partagée…)
Contraintes
Risques routiers
Possibilité de réunions tardives et évènements ponctuels le week-end
Gestes et postures (ergonomie au poste de travail)
Horaires / Rythmes de travail
35 heures hebdomadaires aménagées en 36 heures hebdomadaires et 5 jours d’ARTT
Télétravail envisageable conformément au protocole mis en place sur le Syndicat
EXIGENCES REQUISES
Aptitude médicale au poste
Permis B indispensable
REGIME INDEMNITAIRE
RIFSEEP
AVANTAGES SOCIAUX : CNAS, chèques déjeuner, participation santé prévoyance, carte de stationnement
Adresser Lettre de candidature + CV uniquement par mail à gwendoline.pellet@sypp.fr
Syndicat des Portes de Provence
Quartier Saint Martin
26200 MONTELIMAR
Moyens mis à disposition
Véhicule de service partagé
Ensemble du matériel bureautique (téléphone, bureau, ordinateur, imprimante partagée…)
Contraintes
Risques routiers
Possibilité de réunions tardives et évènements ponctuels le week-end
Gestes et postures (ergonomie au poste de travail)
Horaires / Rythmes de travail
35 heures hebdomadaires aménagées en 36 heures hebdomadaires et 5 jours d’ARTT
Télétravail envisageable conformément au protocole mis en place sur le Syndicat
EXIGENCES REQUISES
Aptitude médicale au poste
Permis B indispensable
REGIME INDEMNITAIRE
RIFSEEP
AVANTAGES SOCIAUX : CNAS, chèques déjeuner, participation santé prévoyance, carte de stationnement
Adresser Lettre de candidature + CV uniquement par mail à gwendoline.pellet@sypp.fr
Adresse de l'employeur
SYND DES PORTES DE PROVENCE
>8, av. du 45ème rt quartier st martin
26200 Montelimar
>8, av. du 45ème rt quartier st martin
26200 Montelimar
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.