Travail en bureau et guichet d'accueil. Horaires fixes imposées par les horaires d'ouverture au public. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires et examens …Travail en équipe au sein du service.
Grande disponibilité vis-à-vis des administrés avec risques de tensions dans la relation au public.
Autonomie dans l'organisation du travail. Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils. Garante de l'image du service public.

- Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer un système de mesure de la fréquentation
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

-Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs

- Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

- Gestion du cimetière (binôme avec l'agent en charge du cimetière et de la secrétaire de mairie)
Savoir-faire
Établir les titres de concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres.
Assurer le suivi administratif des procédures de reprises des concessions
Mettre en application la législation funéraire
Tenir les registres papiers et numériques du cimetière
Rédiger les demandes d'autorisations d'inhumation
Création du règlement du cimetière et mise à jour au quotidien

- Gestion du site internet, de la boite générique, PanneauPocket et de la newsletter de la commune
Mettre à jour les informations du site internet, avec les informations données par les élus
Traitement des mails, orientation vers le bon service et réponse apporté lorsque nécessaire
Transmission des informations importantes via les outils de communication (PanneauPocket, newsletter...)

- Accueil et constitution des dossiers de demande de pièces d’identité
Gestion du logiciel de prise de RDV (ouverture des créneaux disponibles)
Accueil des demandeurs, aide à la constitution des dossiers, et élaboration de la demande sur la plateforme dédiée
Suivi des demandes en recueil
Suivi des réceptions de pièces, et gestion des délais de retrait

- Gestion de la certification numérique
Accueil des demandeurs, traitement de la demande

- Gestion des réservations des salles et matériels communales
Gestion des disponibilités des salles par rapport aux réservations annuelles programmées (école, associations de gym, yoga…)
Accueil des demandeurs, constitution du dossier
Programmer les RDV de réceptions de clé ou matériels

- Gestion du courrier
Réception du courrier
Enregistrement du courrier « départ » et « arrivé »
Orientation vers le bon service

- Assurer le suivi des dossiers d'Etat-civil (binôme avec l'agent en charge de l'Etat-civil)
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'Etat-civil (naissance, décès, ….)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour …)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Etablir les différents actes d'Etat-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, PACS …)
Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Préparer les dossiers de mariage et PACS : apprécier les actes d'état civil du pays d'origine, coopérer avec les traducteurs assermentés, établir les actes de publication en vue de leur affichage, préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Enregistrement des avis de naissance
Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, PACS…) et établir ou mettre à jour les livrets de famille (délivrer des extraits de registres, contrôle l'exactitude des renseignements consignés, rédiger les mentions)
Expliquer l'indivisibilité de la filiation aux administrés
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Assurer les relations avec l'INSEE
Fonctions d'officier d'état civil par délégation du maire
Elaborer l’attestation des recensements des jeunes
Effectuer les attestations d’accueil
Effectuer les bilans trimestriels et annuels de ces attestations

-Assurer la gestion de la liste électorale (binôme avec l'agent en charge des élections)
Préparation des réunions de commissions électorales et rédaction des suivis administratif des décisions : envoi des courriers de radiation, cartes électorales…
Préparation des scrutins de vote
Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et mettre en place l'organisation matérielle des élections (suivre les opérations pré-électorales, électorales et postélectorales, assurer la relation avec les différents services concernés : Préfecture, tribunal et autres administrations)
Permanence possible lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement

-Gestion du cimetière
Savoir-faire
Etablir les titres de concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres.
Assurer le suivi administratif des procédures de reprises des concessions
Mettre en application la législation funéraire
Tenir les registres papiers et numériques du cimetière
Rédiger les demandes d'autorisations d'inhumation
Création du règlement du cimetière et mise à jour au quotidien

-Assurer le suivi administratif du CCAS
Aider au montage des dossiers APA, Aide sociale, remise des dossiers d'aide
Assurer le suivi administratif du CCAS : rédaction des délibérations, des convocations aux réunions de la commission, des comptes-rendus de séance.

- Passer les commandes de petits matériels et de petites fournitures (sous couvert de la secrétaire de mairie)
Veiller au respect de la réglementation de la commande publique, notamment en termes de consultation (demander plusieurs devis, comparatif de prix selon les fournisseurs…)
Assurer la commande des fournitures administratives, produits d'entretien …

- Assurer le remplacement pour les dossiers d’urbanisme)
Réception des dossiers des demandeurs
Envoi du dossier aux différents organismes
Suivi des dossiers en cours ou à clôturer

Personne motivée et sachant travailler en équipe
Être à l'aise avec l'outil informatique
Bon relationnel avec le public, les élus et les collaborateurs
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Garant de l'image du service public