Chargé(e) de gestion administrative
Offre n° O025250106001018
Publiée le 06/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
A 1 heure de Lausanne, 2 heures de Lyon et 3 heures de Paris par le TGV, la Communauté de Communes du Grand Pontarlier, regroupant 10 communes dont la Ville de Pontarlier, bénéficie à la fois d'un cadre de vie agréable dans le département le plus vert de France et d'un grand dynamisme économique, rythmant la vie de ses 28 000 habitants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
56 rue de la république - bp 259, Pontarlier (Doubs)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
06/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable du Secrétariat Général Mutualisé, vous assurez la gestion des activités courantes du service.
Missions / conditions d'exercice
1 / Secrétariat de la Direction Générale :
- Gestion des agendas du DGS et des DGA (organisation et prise de RDV en fonction des priorités) ;
- Réception et filtrage des appels et messages téléphoniques ;
- Saisie et mise en forme de divers documents, courriers, pièces administratives
- Saisie des bons de commandes de la direction ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la Ville (réceptionner, trier, enregistrement dans l’intranet, et diffuser) en binôme.
2 / En charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées).
3 / Gestion courante :
- Coordonner et traiter les sollicitations liées au Logiciel de Gestion des demandes afférentes à l’organisation d’évènement Ville de Pontarlier : suivi journalier, enregistrement des courrier, coordination avec les Elus et les services, vérification des réponses ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence (standard) ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste ;
- Suppléance du Secrétariat de M. le Maire en cas d’absence du Responsable de service.
- Gestion des agendas du DGS et des DGA (organisation et prise de RDV en fonction des priorités) ;
- Réception et filtrage des appels et messages téléphoniques ;
- Saisie et mise en forme de divers documents, courriers, pièces administratives
- Saisie des bons de commandes de la direction ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la Ville (réceptionner, trier, enregistrement dans l’intranet, et diffuser) en binôme.
2 / En charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées).
3 / Gestion courante :
- Coordonner et traiter les sollicitations liées au Logiciel de Gestion des demandes afférentes à l’organisation d’évènement Ville de Pontarlier : suivi journalier, enregistrement des courrier, coordination avec les Elus et les services, vérification des réponses ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence (standard) ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste ;
- Suppléance du Secrétariat de M. le Maire en cas d’absence du Responsable de service.
Profils recherchés
- Accueillir et renseigner le public, les services ;
- Organiser et planifier son travail ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat, l'utilisation des logiciels propres au service plus Word et Excel ;
- Maîtriser l’orthographe et les règles de grammaire ;
- Prendre des initiatives ;
- Mettre en place et gérer un classement.
- Organiser et planifier son travail ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat, l'utilisation des logiciels propres au service plus Word et Excel ;
- Maîtriser l’orthographe et les règles de grammaire ;
- Prendre des initiatives ;
- Mettre en place et gérer un classement.
Contact et modalités de candidature
Contact
rh@grandpontarlier.fr
Informations complémentaires
Adresser une lettre de motivation avec CV à :
Monsieur le Maire – Direction des Ressources Humaines
56 rue de la République – BP 259 – 25304 PONTARLIER cedex
Courriel : rh@grandpontarlier.fr
Monsieur le Maire – Direction des Ressources Humaines
56 rue de la République – BP 259 – 25304 PONTARLIER cedex
Courriel : rh@grandpontarlier.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.