Un.e chargé.e de gestion 'Assemblées'
Offre n° O025240717000859
Publiée le 17/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Besancon
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
29/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE
68 communes
Bassin économique de 250 000 habitants
La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour le service Gestion des Assemblées de la Direction Administration Générale :
Un.e chargé.e de gestion
68 communes
Bassin économique de 250 000 habitants
La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour le service Gestion des Assemblées de la Direction Administration Générale :
Un.e chargé.e de gestion
Missions / conditions d'exercice
Missions :
- Préparer, gérer et assurer le suivi des réunions d’assemblées Ville de Besançon et notamment :
- Rédiger les convocations et compiler les rapports en procédant aux modifications nécessaires,
- Préparer les réunions de relecture des rapports (en lien avec les secrétariats de commission),
- Pré-identifier les potentiels conflits d’intérêts dans les rapports de Conseil,
- Assurer l’envoi (essentiellement dématérialisé) des convocations et rapports aux conseillers municipaux,
- Assurer l’organisation matérielle des séances et participer en alternance avec les autres agents du service aux réunions en soirée,
- Rédiger les actes liés aux décisions des assemblées (délibérations, compte-rendu…),
- Relire et corriger la retranscription des débats de chaque instance (en lien avec le chef de service et le cadre expert),
- Assurer la suppléance des autres chargés de gestion des assemblées en cas d’absence,
- Préparer (avec le chef de service) le calendrier des instances et rétroplannings et communiquer sur ces éléments,
- Conseiller et appuyer les directions et services en matière de gestion des assemblées,
- Contribuer à l'amélioration des pratiques internes, aux projets transversaux et/ou stratégiques
- Veiller à la gestion et à la mise à jour des données relatives aux élus,
- Etablir les états de présence des élus aux réunions pour le calcul de leurs indemnités,
- Assurer les envois liés aux réunions de Bureau-débats, en lien avec la Direction Générale.
- Préparer, gérer et assurer le suivi des réunions d’assemblées Ville de Besançon et notamment :
- Rédiger les convocations et compiler les rapports en procédant aux modifications nécessaires,
- Préparer les réunions de relecture des rapports (en lien avec les secrétariats de commission),
- Pré-identifier les potentiels conflits d’intérêts dans les rapports de Conseil,
- Assurer l’envoi (essentiellement dématérialisé) des convocations et rapports aux conseillers municipaux,
- Assurer l’organisation matérielle des séances et participer en alternance avec les autres agents du service aux réunions en soirée,
- Rédiger les actes liés aux décisions des assemblées (délibérations, compte-rendu…),
- Relire et corriger la retranscription des débats de chaque instance (en lien avec le chef de service et le cadre expert),
- Assurer la suppléance des autres chargés de gestion des assemblées en cas d’absence,
- Préparer (avec le chef de service) le calendrier des instances et rétroplannings et communiquer sur ces éléments,
- Conseiller et appuyer les directions et services en matière de gestion des assemblées,
- Contribuer à l'amélioration des pratiques internes, aux projets transversaux et/ou stratégiques
- Veiller à la gestion et à la mise à jour des données relatives aux élus,
- Etablir les états de présence des élus aux réunions pour le calcul de leurs indemnités,
- Assurer les envois liés aux réunions de Bureau-débats, en lien avec la Direction Générale.
Profils recherchés
- Bonnes connaissances de l’environnement territorial
- Maîtrise des procédures liées à la gestion des instances ou capacité à les acquérir
- Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement des services municipaux et communautaires
- Capacité à gérer les pics d’activités
- Maitrise des outils bureautiques
- Disponibilité et réactivité
- Connaissance de DOTELEC et Kiosk appréciée
- Maîtrise des procédures liées à la gestion des instances ou capacité à les acquérir
- Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement des services municipaux et communautaires
- Capacité à gérer les pics d’activités
- Maitrise des outils bureautiques
- Disponibilité et réactivité
- Connaissance de DOTELEC et Kiosk appréciée
Contact
Contact
03.81.61.51.64
Lien de candidature
Informations complémentaires
Date limite de candidature : 29 aout 2024.
Les entretiens sont prévus le 16 septembre matin.
Recrutement par :
- voie statutaire: aux agents relevant du cadre d'emploi de rédacteur et en interne uniquement aux adjoints administratifs expérimentés promouvables
- contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme leur permettant de passer le concours de rédacteur. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
- selon la législation applicable aux travailleurs handicapés
D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :
Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés
Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.
Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)
Contacts :
Anne COLLIN, cheffe du service Gestion des assemblées 03.81.87.89.72
Justin MARQUELET, chargé de recrutement 03.81.41.57.93
Les entretiens sont prévus le 16 septembre matin.
Recrutement par :
- voie statutaire: aux agents relevant du cadre d'emploi de rédacteur et en interne uniquement aux adjoints administratifs expérimentés promouvables
- contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme leur permettant de passer le concours de rédacteur. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
- selon la législation applicable aux travailleurs handicapés
D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :
Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés
Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.
Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)
Contacts :
Anne COLLIN, cheffe du service Gestion des assemblées 03.81.87.89.72
Justin MARQUELET, chargé de recrutement 03.81.41.57.93
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.