Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O024241226000857
Publiée le 26/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 rue Daude Lagrave, Mouleydier (Dordogne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
17h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
Renseigner le public sur place ou par téléphone.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, …).
Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (urbanisme, attestation, etc…).
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
Assurer la commande des matériels, de bureautique, contacter les dépanneurs.
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Prise de rendez-vous etc...
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
Gérer le courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli, affranchir et poster.
- Enregistrer informatiquement le courrier.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
. Gérer les affaires concernant la population
- Actes d’état civil, recensement militaire, gestion des concessions au cimetière, service public municipaux (vente bois, enlèvement des déchets …)
. Gérer l’urbanisme
- Délivrer les documents, tenir les registres d’urbanisme, compléter les documents incombant à la mairie, transmettre les dossiers au service instructeur, assurer le suivi.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
Renseigner le public sur place ou par téléphone.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, …).
Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (urbanisme, attestation, etc…).
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
Assurer la commande des matériels, de bureautique, contacter les dépanneurs.
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Prise de rendez-vous etc...
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
Gérer le courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli, affranchir et poster.
- Enregistrer informatiquement le courrier.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
. Gérer les affaires concernant la population
- Actes d’état civil, recensement militaire, gestion des concessions au cimetière, service public municipaux (vente bois, enlèvement des déchets …)
. Gérer l’urbanisme
- Délivrer les documents, tenir les registres d’urbanisme, compléter les documents incombant à la mairie, transmettre les dossiers au service instructeur, assurer le suivi.
Missions / conditions d'exercice
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Contact et modalités de candidature
Contact
0553222202
Informations complémentaires
Envoi de CV et lettre de candidature obligatoire.
Expérience de 3 années obligatoires sur poste équivalent
Expérience de 3 années obligatoires sur poste équivalent
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.