Le Centre de gestion recherche une personne en charge de l'accueil (téléphonique et physique) pour son équipe, d'une quinzaine de personnes, ayant le sens du service public et des valeurs d'entraide et de bienveillance. Cette personne sera également en charge de missions administratives de secrétariat du service de médecine préventive (organisation, suivi et facturation des visites) ainsi que le secrétariat de direction et quelques missions d’assistance administrative diverse (préparation de documents pour la comptabilité ...). Il s'agit d'un CDD pour 2 mois du fait de l'absence de la personne en poste avec possibilité de renouvellement par période de 6 mois. Un tuilage interne est prévu.

Mission générale : Accueil physique et téléphonique du public et assistance administrative polyvalente


1- Accueil du public sur place ou téléphonique :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
- Renseignement de tous les visiteurs du CDG
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Gestion des salles de réunion : réservation et lien avec les intervenants externes
- Gestion des conditions d’accueil des intervenants et des stagiaires en lien avec le CNFPT
- Assurer le traitement du courrier et des messages électroniques



2- Secrétariat médecine préventive (AMCO) :
- Mise à jour mensuelle ou trimestrielle des recensements agents
- Collaboration avec les assistants et les médecins du service de l’AMCO
- Participation aux réunions de fonctionnement des services
- Organisation des visites médicales et établissement des états de frais pour les collectivités relevant de l’AMCO et traitement des fiches d’entretien
- Facturation des visites effectuées par le CD 23

3- Secrétariat de Direction :
- Traiter et transmettre les notes de services, les courriers en interne et en externe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
- Effectuer ponctuellement la frappe de documents,
- Tenue du courrier du Président
- Assistance administrative pour les réunions du conseil d’administration (préparation, envoi et classement des documents, tenue des tableaux de bord)
- Classement et archivages des dossiers des dossiers de la direction
- Procéder à l’enregistrement des courriers
- Affichage des documents réglementaires
- Transmission de l’ensemble des actes et décisions à la Préfecture via dématérialisée
- Assistance administrative dans la gestion RH : classement, recherche d’information, tableaux de bord…
- Gestion des convocations et des déplacements des élus auprès des instances : FNCDG, GIP….
- Participation à l’organisation d’évènements internes : réunions, repas…
- Rédaction de documents ou procédures internes


4- assistance administrative polyvalente et interservices
- Classement d’arrêtés ou de divers documents dans la GED
- Mise en forme de documents ou assistance administrative variée : courriers, facturation, mise sous pli et affranchissement, participation à l’organisation d’évènements …(selon besoins ponctuels des services)
- Aide comptable ponctuelle : préparation de documents préalable à la gestion comptable

QUALIFICATIONS REQUISES :

Niveau BAC (ou BAC +2 ) ou équivalent souhaité (secrétariat ou gestion administrative)

 CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

- Connaissance de l'environnement territorial
- Maîtrise des applications bureautique

 QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- sens de l'écoute
- rigueur et discrétion
- aptitudes rédactionnelles
- sens de l’organisation et autonomie
- sens du travail en équipe