Agent d'accueil Mairie (h/f)
Offre n° O022241001000509
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville BP 147, Perros-Guirec (Côtes d'Armor)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
01/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'agent d'accueil de la mairie travaille sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint des Services.
Ses principales missions sont les suivantes :
- Accueillir le public et recevoir les appels téléphoniques.
- Identifier les interlocuteurs qui se présentent ou qui appellent et les orienter vers les bons services.
- Gérer la distribution de l’ensemble du courrier arrivant en Mairie.
- Gérer les objets trouvés.
Ses principales missions sont les suivantes :
- Accueillir le public et recevoir les appels téléphoniques.
- Identifier les interlocuteurs qui se présentent ou qui appellent et les orienter vers les bons services.
- Gérer la distribution de l’ensemble du courrier arrivant en Mairie.
- Gérer les objets trouvés.
Missions / conditions d'exercice
NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES
• Accueil physique et téléphonique du public
- Réception du public
- Gestion du standard téléphonique
- Identification des personnes et direction vers le bon interlocuteur
- Réponse aux demandes des personnes
- Prise des messages et restitution aux personnes concernées (élus ou agents)
- Remise de divers imprimés relevant du Service Public (ex : CAF, aide juridictionnelle…)
• Distribution quotidienne du courrier et des courriers numériques arrivant en Mairie
- Réception de l’ensemble du courrier et des courriers numériques
- Distribution des plis personnels
- Ouverture du courrier « Mairie »
- Tri et classement par service dans des parapheurs transmis au Directeur Général des Services
- Enregistrement des courriers (lettres et numériques)
- Copie des courriers suivant les indications du Directeur Général des Services et distribution aux différents services concernés
- Diffusion des courriers numériques après enregistrement
- Réception des colis
- Réception des plis adressés par huissier aux usagers et destruction de ces plis lorsque les personnes ne sont pas venues les retirer dans un délai de trois mois
• Gestion des salles de l’hôtel de ville
- Gestion du planning des salles (salle Maurice Denis, salle Tomé, salle Malban)
- Garant de la propreté et du rangement des lieux : appel à la gestionnaire du marché ménage si besoin d’une intervention d’un agent d’entretien
• Gestion des sorties du matériel disponible en Mairie (tableaux, rétroprojecteurs,…)
- Tenue d’un cahier, suivi des entrées et sorties
• Gestion des objets perdus - trouvés
- Enregistrement et stockage
- Répartition du stock, après un délai d’un an, au profit de différentes associations
• Accueil physique et téléphonique du public
- Réception du public
- Gestion du standard téléphonique
- Identification des personnes et direction vers le bon interlocuteur
- Réponse aux demandes des personnes
- Prise des messages et restitution aux personnes concernées (élus ou agents)
- Remise de divers imprimés relevant du Service Public (ex : CAF, aide juridictionnelle…)
• Distribution quotidienne du courrier et des courriers numériques arrivant en Mairie
- Réception de l’ensemble du courrier et des courriers numériques
- Distribution des plis personnels
- Ouverture du courrier « Mairie »
- Tri et classement par service dans des parapheurs transmis au Directeur Général des Services
- Enregistrement des courriers (lettres et numériques)
- Copie des courriers suivant les indications du Directeur Général des Services et distribution aux différents services concernés
- Diffusion des courriers numériques après enregistrement
- Réception des colis
- Réception des plis adressés par huissier aux usagers et destruction de ces plis lorsque les personnes ne sont pas venues les retirer dans un délai de trois mois
• Gestion des salles de l’hôtel de ville
- Gestion du planning des salles (salle Maurice Denis, salle Tomé, salle Malban)
- Garant de la propreté et du rangement des lieux : appel à la gestionnaire du marché ménage si besoin d’une intervention d’un agent d’entretien
• Gestion des sorties du matériel disponible en Mairie (tableaux, rétroprojecteurs,…)
- Tenue d’un cahier, suivi des entrées et sorties
• Gestion des objets perdus - trouvés
- Enregistrement et stockage
- Répartition du stock, après un délai d’un an, au profit de différentes associations
Profils recherchés
SAVOIRS :
- Maîtrise du fonctionnement d’un standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
- Maîtrise de l’outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise du fonctionnement de la Collectivité et des administrations en général
- Connaissance du territoire de la Commune
- Culture générale
- Expérience
SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir les personnes
- Présenter une image positive de la Commune dès les premiers contacts
- S’exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives
- Se tenir informer des « affaires générales », de l’actualité locale et extra – locale, des dossiers traités par le Maire
- Gérer les situations de stress
- Se remettre en question
SAVOIR-ETRE :
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Etre attentif
- Calme
- Fermeté
- Ecoute
- Motivation
- Polyvalence
- Sens du service public
- Réactif
- Maîtrise du fonctionnement d’un standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
- Maîtrise de l’outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise du fonctionnement de la Collectivité et des administrations en général
- Connaissance du territoire de la Commune
- Culture générale
- Expérience
SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir les personnes
- Présenter une image positive de la Commune dès les premiers contacts
- S’exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives
- Se tenir informer des « affaires générales », de l’actualité locale et extra – locale, des dossiers traités par le Maire
- Gérer les situations de stress
- Se remettre en question
SAVOIR-ETRE :
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Etre attentif
- Calme
- Fermeté
- Ecoute
- Motivation
- Polyvalence
- Sens du service public
- Réactif
Contact et modalités de candidature
Contact
0296490247
Informations complémentaires
CONTRAINTES DU POSTE :
Ce poste requiert que l’agent soit d’une très grande disponibilité.
L’agent est intégré au planning des permanences des samedis matins
POLYVALENCE :
- Gestion de l’affichage électronique en lien avec l’agent d’accueil polyvalente et l’assistante de direction
- Gestion des vœux du Maire en lien avec le cabinet du Maire
LIAISONS FONCTIONNELLES :
→ Internes : ensemble des services, Maire, ensemble des élus.
→ Externes : Perrosiens, entreprises locales, administrations locales, régionales et nationales, Préfecture, Sous - Préfecture, …
Ce poste requiert que l’agent soit d’une très grande disponibilité.
L’agent est intégré au planning des permanences des samedis matins
POLYVALENCE :
- Gestion de l’affichage électronique en lien avec l’agent d’accueil polyvalente et l’assistante de direction
- Gestion des vœux du Maire en lien avec le cabinet du Maire
LIAISONS FONCTIONNELLES :
→ Internes : ensemble des services, Maire, ensemble des élus.
→ Externes : Perrosiens, entreprises locales, administrations locales, régionales et nationales, Préfecture, Sous - Préfecture, …
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.