ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE (Secrétariat des assemblées et Accueil France Services)
Offre n° O022240910000862
Publiée le 10/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6, rue joseph pennec, Rostrenen (Côtes d'Armor)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
13/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein d’une équipe de 72 agents, vos compétences éprouvées dans la gestion des ressources territoriales ainsi que vos qualités relationnelles viendront accompagner la sécurisation du fonctionnement administratif et le développement de la communauté de communes du Kreiz Breizh tout en veillant à l’optimisation de la gestion de l’établissement.
Sous l’autorité directe du Directeur Général Adjoint des services, vous aurez pour missions :
- Les gestion et l’organisation du Conseil Communautaire, la veille des règles protocolaires,
- Les remplacements de l’agent d’accueil et d’accompagnement France Services,
- Le secrétariat général
Sous l’autorité directe du Directeur Général Adjoint des services, vous aurez pour missions :
- Les gestion et l’organisation du Conseil Communautaire, la veille des règles protocolaires,
- Les remplacements de l’agent d’accueil et d’accompagnement France Services,
- Le secrétariat général
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et organisation du bureau et du Conseil Communautaire (en lien avec le DGS, le DGA et l’agent en charge de la logistique évènementielle) :
• Préparation des séances (rétro-planning, réservations, convocations, ordres du jours)
• Suivi de l’élaboration des dossiers de délibérations : relecture des documents et délibérations pour assure la mise en forme
• Information et sensibilisation des services aux procédures
• Contrôle et constitution des dossiers à remettre lors des assemblées
• Réalisation et contrôle de la transmission des actes au contrôle de légalité
• Suivi de la tenue des registres des délibérations
• Organisation et contrôle de l’affichage légal
• Participation à l’organisation et au suivi des élections : mise en pratique du cadre règlementaire, préparation et suivi des scrutins, préparation et transmission des arrêtés de délégations
Secrétariat général :
• Assistance administrative à la direction générale adjointe des services, secrétariat
• Tenue des fichiers et des bases de données des membres du bureau et de l’Assemblée
• Tenue du fichier protocolaires (en vue de la préparation des invitations à différents évènements : vœux, etc….)
• Gestions des demandes et/ou des diffusions d’informations nécessaires aux agent·e·s de la collectivité, aux élu·e·s,
• Accompagnement aux élu·e·s et à la direction dans le respect des règles protocolaires
Assurer les remplacements (congés ou absences non programmées) de l’Animatrice France Services sur les missions d’accueil et d’accompagnement (service itinérant)(environ 0.4 ETP)
• Accompagner les usagers dans les démarches administratives des organismes agréés France Services et s’informer en continu sur l’accès aux droits
• Participer à l’animation de l’espace d’accueil mobile
• Assurer le suivi du dispositif et participer à l’évaluation de la démarche
CONDITIONS D’EXERCICE, RELATIONS FONCTIONNELLES
• Temps complet
• Permis B exigé (conduite du camping-car France Services)
• Moyens mis à disposition : ordinateur et téléphone portables
• Travail de bureau et travail en itinérance sur le territoire
• Pics d’activité : séances du Conseil Communautaire en soirée
• Résidence administrative : siège administratif de la CCKB – 6 rue Joseph Pennec – 22110 ROSTRENEN
• Dans le cadre des missions France Services : déplacements quotidiens sur le territoire, installation du véhicule en extérieur (câblage, branchements, installation de flammes, port de charges…), contact avec un public varié, prise de poste aux services techniques de la CCKB
• Relations fonctionnelles :
- Direction générale adjointe et direction générale des services
- Animatrice France Services
- Agent en charge de la logistique évènementielle
- Ensemble des services de la collectivité
- Elu·e·s de l’Assemblée délibérantes
- Usagers France Services
Tickets restaurant, adhésion CNAS, contrat groupe et participation employeur pour la garantie maintien de salaire
• Préparation des séances (rétro-planning, réservations, convocations, ordres du jours)
• Suivi de l’élaboration des dossiers de délibérations : relecture des documents et délibérations pour assure la mise en forme
• Information et sensibilisation des services aux procédures
• Contrôle et constitution des dossiers à remettre lors des assemblées
• Réalisation et contrôle de la transmission des actes au contrôle de légalité
• Suivi de la tenue des registres des délibérations
• Organisation et contrôle de l’affichage légal
• Participation à l’organisation et au suivi des élections : mise en pratique du cadre règlementaire, préparation et suivi des scrutins, préparation et transmission des arrêtés de délégations
Secrétariat général :
• Assistance administrative à la direction générale adjointe des services, secrétariat
• Tenue des fichiers et des bases de données des membres du bureau et de l’Assemblée
• Tenue du fichier protocolaires (en vue de la préparation des invitations à différents évènements : vœux, etc….)
• Gestions des demandes et/ou des diffusions d’informations nécessaires aux agent·e·s de la collectivité, aux élu·e·s,
• Accompagnement aux élu·e·s et à la direction dans le respect des règles protocolaires
Assurer les remplacements (congés ou absences non programmées) de l’Animatrice France Services sur les missions d’accueil et d’accompagnement (service itinérant)(environ 0.4 ETP)
• Accompagner les usagers dans les démarches administratives des organismes agréés France Services et s’informer en continu sur l’accès aux droits
• Participer à l’animation de l’espace d’accueil mobile
• Assurer le suivi du dispositif et participer à l’évaluation de la démarche
CONDITIONS D’EXERCICE, RELATIONS FONCTIONNELLES
• Temps complet
• Permis B exigé (conduite du camping-car France Services)
• Moyens mis à disposition : ordinateur et téléphone portables
• Travail de bureau et travail en itinérance sur le territoire
• Pics d’activité : séances du Conseil Communautaire en soirée
• Résidence administrative : siège administratif de la CCKB – 6 rue Joseph Pennec – 22110 ROSTRENEN
• Dans le cadre des missions France Services : déplacements quotidiens sur le territoire, installation du véhicule en extérieur (câblage, branchements, installation de flammes, port de charges…), contact avec un public varié, prise de poste aux services techniques de la CCKB
• Relations fonctionnelles :
- Direction générale adjointe et direction générale des services
- Animatrice France Services
- Agent en charge de la logistique évènementielle
- Ensemble des services de la collectivité
- Elu·e·s de l’Assemblée délibérantes
- Usagers France Services
Tickets restaurant, adhésion CNAS, contrat groupe et participation employeur pour la garantie maintien de salaire
Profils recherchés
SAVOIRS / SAVOIR-FAIRE :
• Procédures administratives
• Procédures de contrôle des actes
• Techniques de planification
• Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
• Principes de fonctionnement des adminsitrations et des établissements publics
• Outils informatiques, bureautique et logiciels métiers
• Parfaite maîtrise de Word en vue de la mise en forme des documents du Conseil Communautaire : être force de proposition dans l’élaboration de l’ordre du jour
• Connaissances générales et administratives : partenaires, dispositifs, démarches
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des logiciels de dématérialisation des procédures
• Accueillir du public en difficulté dans le respect de la confidentialité et des compétences du dispositif France Services
• Faire preuve de polyvalence technique pour répondre aux différentes demandes
• Rédaction de comptes-rendus, synthèses, bilans
SAVOIR-ETRE :
• Force de proposition, rigoureux·se, organisé·e
• Travail en équipe et travail en lien étroit avec les directions de services
• Disponibilité auprès des élu·e·s et des services
• Autonomie, initiative
• Polyvalence
• Faire preuve de réactivité, de distanciation et d’adaptation au contexte
• Faire preuve de discrétion et de respect des règles de confidentialité
• Faire preuve de dynamisme,
• Aisance orale et relationnelle
• Procédures administratives
• Procédures de contrôle des actes
• Techniques de planification
• Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
• Principes de fonctionnement des adminsitrations et des établissements publics
• Outils informatiques, bureautique et logiciels métiers
• Parfaite maîtrise de Word en vue de la mise en forme des documents du Conseil Communautaire : être force de proposition dans l’élaboration de l’ordre du jour
• Connaissances générales et administratives : partenaires, dispositifs, démarches
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des logiciels de dématérialisation des procédures
• Accueillir du public en difficulté dans le respect de la confidentialité et des compétences du dispositif France Services
• Faire preuve de polyvalence technique pour répondre aux différentes demandes
• Rédaction de comptes-rendus, synthèses, bilans
SAVOIR-ETRE :
• Force de proposition, rigoureux·se, organisé·e
• Travail en équipe et travail en lien étroit avec les directions de services
• Disponibilité auprès des élu·e·s et des services
• Autonomie, initiative
• Polyvalence
• Faire preuve de réactivité, de distanciation et d’adaptation au contexte
• Faire preuve de discrétion et de respect des règles de confidentialité
• Faire preuve de dynamisme,
• Aisance orale et relationnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0296291818
Informations complémentaires
Candidatures (lettre de motivation + CV) à adresser à l'attention de la Présidente :
- par courrier : 6 rue Joseph Pennec - 22110 ROSTRENEN
- par mail : accueil@cckb.bzh
- par courrier : 6 rue Joseph Pennec - 22110 ROSTRENEN
- par mail : accueil@cckb.bzh
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.