Sous la responsabilité du Responsable du service Culture et Vie Associative, l'assistant(e) administratif/tive a pour missions :

• L'accueil physique et téléphonique du public

• L'accueil et information des associations

• La gestion des salles communales :
*Transmission de la liste des recettes des salles communales à la régie de recettes
* Etablissement des devis et factures des congrès et séminaires en lien avec l’Office de Tourisme
* Travaux de secrétariat du service
* Gestion et mise à jour du fichier des associations
* Mise à jour du fichier des associations sur le site de la Ville
* Demande de subvention des associations
* Tenue et mise à jour du calendrier des animations
* Saisie des animations sur Tourinsoft (Office de Tourisme)
* Gestion des panneaux lumineux « LUMIPLAN »

• Préparation de quelques animations :
Journée Bien-Etre, (juin) Forum des Associations (début septembre) et la Fête de l’automne (mi-octobre)

NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES :

• Accueil physique et téléphonique du public

• Accueil et information des associations
- Préparation et gestion des différentes réunions en présence de l’élu référent (calendrier des animations ; gestion des salles)
- Gestion et classement des dossiers (déclarations de statuts, comptes-rendus des AG…)
- Saisie et mise à jour des coordonnées des associations sur le site de la Ville
- Elaboration du calendrier des animations annuelles et préparation de la réunion
- Envoi des différents courriers concernant le forum des associations en lien avec le service des sports

• Gestion de la location des salles communales
Palais des congrès, Maison des Traouïero, Club des Navigateurs, Maison de la Musique, Espace Rouzic, Maison des Loisirs de la Rade, Salle du Ranolien, Salle de Kervoilan, la Rotonde, Gymnase Yves le Jannou, Gymnase de Kérabram et la Brosserie.
- Tenue du planning d’occupation des salles sur le logiciel « Exchange »
- Etude des demandes des associations et des particuliers
- Préparation des contrats pour mise à la signature de l’Adjoint au Maire
- Transmission du contrat signé aux intéressés et aux responsables de la salle concernée
- Encaissement des arrhes, établissement et transmission des documents à la régie de recettes
- Réorganisation de l’attribution des salles pour les associations obligées de s’installer ailleurs
lors d’un évènement culturel
- Préparation du fichier annuaire des associations
- Organisation et préparation de la réunion planning des salles en juin
- Etablissements des plannings de toutes les salles et transmission aux associations utilisatrices

• Suivi des dossiers de demande de subventions
- Envoi des dossiers à remplir aux associations après étude de la liste avec l’Adjoint au Maire chargé de la culture et de la Vie associative
- Réception des dossiers et récapitulatif des demandes en accord avec l’Adjoint au Maire
- Transmission au service Finance-Comptabilité pour versement de la subvention

• Secrétariat du service
- Dépôt et reprise du courrier du service à la Mairie
- Frappe des courriers, des notes diverses, des convocations aux réunions
- Frappe des courriers et mails des élus référents
- Saisie des délibérations/ tarifs des salles/ convention d’occupation des salles

• Saisie et mise à jour des annonces sur le site de la Ville et Tourinsoft
- Saisie et diffusion de l’agenda culturel après son élaboration
- Saisie des annonces d’animations communiquées par les associations sur Tourinsoft
- Saisie du calendrier des manifestations générales de la Ville sur Tourinsoft

• Préparation de quelques animations
- Forum des associations, en collaboration avec le service des sports :
Gestion administrative (envoi des convocations et préparation des réunions, organisation des tirages aux sorts, annonce sur le site) présence sur le forum
- Fête de l’automne à la Maison de la Musique :
Organisation des réunions avec l’élu référent (envoi des convocations, rédaction des comptes rendus, établissement du planning de l’animation de la journée), présence et organisation du pot de clôture
- Journée Bien-Etre :
Organisation du déroulement avec l’élu référent (envoi et suivi des fiches inscriptions, rédaction des comptes rendus, établissement du planning des animations de la journée, convocation et CR du bilan de la manifestation, organisation du pot.
- Journées du Patrimoine

SAVOIRS :

Bonnes connaissances informatiques :
Word, Excel, Internet, Lumyplay, Tourinsoft,
Photoshop, Civitas

Maîtrise de l’écrit

Connaissances en comptabilité publique

Formation : secrétariat et comptabilité + Expérience


SAVOIR-FAIRE :

Sens de l’organisation

Respecter les délais

Accueillir le public

Communiquer


SAVOIR-ETRE :


Rigueur

Capacités relationnelles

Adaptabilité

Autonomie

Attention

Disponibilité