Secrétaire en Espace Solidarités Côte d’Or Talant - spécificité protection de l'Enfance
Offre n° O021241120000525
Publiée le 20/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
17 Avenue du Mail, Talant (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
11/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du cadre de l’Agence,
Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention,
Réalise des travaux bureautiques,
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant
de son domaine d’intervention.
Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention,
Réalise des travaux bureautiques,
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant
de son domaine d’intervention.
Missions / conditions d'exercice
Accueille le public (accueil téléphonique et physique) :
Prend les messages et transmet,
Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs,
Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou
auprès d’un organisme extérieur.
Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention ; gère de la documentation sur l’Agence
Réalise des travaux bureautiques :
Conçoit et met en forme tout type de support,
Réalise des tableaux de bord, et le rapport d’activité afférent au dispositif,
Saisit sous informatique sur le logiciel SOLIS.
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et
partenaires :
Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
S’assure que les dossiers sont complets,
S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers.
Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions
administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention :
Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation
participants, ordre du jour, procès verbaux, etc…),
Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Secrétaire affectée principalement à l'ESCO de TALANT sur la mission protection
de l’enfance avec intervention possible sur d'autres ESCO de l’Agence en fonction
des besoins de service
Suppléance en cas d'absence d’autres secrétaires afin d'assurer l'accueil téléphonique
et physique (pour mémoire : 8h30 à 12h30 et de 14h à 17h30)
Formations (suivie ou à suivre) :
- « sensibilisation à la législation sociale et aux principaux dispositifs d’action sociale
départementaux »,
- « accueil des publics en difficultés »,
- Logiciel spécifique SOLIS.
Contexte :
- obligation de réserve et de confidentialité,
- savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires
concernés,
- travail à temps plein souhaité.
Intervenir en qualité de référent sur les applicatifs métiers du domaine
Former des collaborateurs aux différentes fonctionnalités des logiciels métiers
Prend les messages et transmet,
Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs,
Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou
auprès d’un organisme extérieur.
Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention ; gère de la documentation sur l’Agence
Réalise des travaux bureautiques :
Conçoit et met en forme tout type de support,
Réalise des tableaux de bord, et le rapport d’activité afférent au dispositif,
Saisit sous informatique sur le logiciel SOLIS.
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et
partenaires :
Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
S’assure que les dossiers sont complets,
S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers.
Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions
administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention :
Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation
participants, ordre du jour, procès verbaux, etc…),
Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Secrétaire affectée principalement à l'ESCO de TALANT sur la mission protection
de l’enfance avec intervention possible sur d'autres ESCO de l’Agence en fonction
des besoins de service
Suppléance en cas d'absence d’autres secrétaires afin d'assurer l'accueil téléphonique
et physique (pour mémoire : 8h30 à 12h30 et de 14h à 17h30)
Formations (suivie ou à suivre) :
- « sensibilisation à la législation sociale et aux principaux dispositifs d’action sociale
départementaux »,
- « accueil des publics en difficultés »,
- Logiciel spécifique SOLIS.
Contexte :
- obligation de réserve et de confidentialité,
- savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires
concernés,
- travail à temps plein souhaité.
Intervenir en qualité de référent sur les applicatifs métiers du domaine
Former des collaborateurs aux différentes fonctionnalités des logiciels métiers
Profils recherchés
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans
l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires
extérieurs traitant du domaine considéré
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans
l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires
extérieurs traitant du domaine considéré
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.