1. Assiste le Responsable d’Agence et son adjoint dans les missions relatives à la logistique de fonctionnement du siège de l’Agence et des StCO :
• Compile et met en forme le bilan d’activités de l’Agence présenté annuellement aux personnels,
• Pilote l’organisation de l’arborescence du serveur informatique,
• S’assure de l’archivage physique et informatique des données reçues et produites,
• Assure une veille et effectue des relances pour l’ensemble des demandes arrivées sur la boîte entité de l’Agence,
• Collecte les éléments nécessaires au renseignement périodique des bilans et tableaux de bord sollicités par la Direction,
• Assure le suivi des besoins logistiques, mobiliers, fournitures et consommables de l’Agence,
• Gère l’agenda du Responsable du service et veille à la tenue du planning des personnels du siège de l’Agence et des Chefs de StCO, au suivi des permanences téléphoniques et à l’anticipation des périodes de congés pour veiller au maintien du service minimal.
• Gère le planning des disponibilités des véhicules de service de l'agence et de la salle de réunion de l'agence avec le matériel informatique (ordinateur portable et vidéoprojeteur).

2. Assure le secrétariat, l’accueil physique et téléphonique de l’Agence :
• Veille à l’enregistrement des documents reçus et envoyés, à leur diffusion, à leur traitement dans le respect des délais et des procédures propres à chaque typologie de dossier,
• Participe à l’accueil physique et téléphonique de l’Agence, renseigne ses interlocuteurs ou les oriente vers les personnes ressources concernées,
• Rédige et assure la diffusion de tous courriers, notes ou comptes-rendus de réunions organisées par le Service,
• Assiste au besoin les personnels de l’Agence pour assurer la sécurité de la qualité rédactionnelle des diverses procédures, actes ou dispositifs administratifs liées à leurs dossiers.

3. Est référent « gestion du personnel » pour l’Agence :
• Assure le suivi des congés et autorisations d’absences des personnels de l’Agence, Informe le Responsable du Service des anomalies repérées,
• Est référent de GTA et personne ressource des outils RH E-temptation et E-mission,
• Veille à relayer et diffuser des consignes issues de la DDRHRS relatives au règlement du temps de travail, à l’action sociale, à la qualité de vie au travail, à l’évolution de la carrière…
• Assure une veille et effectue des relances pour l’ensemble des informations RH nécessitant une réponse des personnels,
• Tient à jour un tableau de suivi des habilitations et participe avec le coordonnateur aux réponses sur les besoins en formations des agents,
• Gère et contrôle la distribution des titres restaurants.

4. Coordonne l’activité « Gestion du Domaine Public Routier Départemental » DRPR pour l’Agence :
• Est personne ressource de l’outil Literalis relatif à la gestion des Autorisations de Voirie et Arrêtés de Police de Circulation,
• Veille à l’enregistrement des demandes reçues et envoyées, à leur diffusion, à leur traitement dans le respect des délais et des procédures propres à chaque typologie de dossier,
• Coordonne les missions réalisées par les instructeurs et veille à la qualité rédactionnelle et à la sécurité juridique des actes soumis à la signature.
• Cette mission s’étend sur les domaines suivants :
o Élagage des plantations bords de bois privés
o Autorisations de Voirie et permis de stationnement
o Demandes d’alignements
o Arrêtés de Circulation
o Avis sur documents d’urbanisme
o DT-DICT-ATU
o suivi de la gêne à la circulation
• Assure le tutorat et la formation interne des nouveaux arrivants aux procédures et usages des outils associés.

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Le poste occupé demande le sens de l’accueil, le goût des relations humaines, une bonne connaissance et une bonne maîtrise de l’outil informatique. Le travail s’effectue en partie en équipe. La connaissance de l’organisation de la collectivité, des fonctions assumées par l’ensemble des personnes du service est nécessaire.