Assistant administratif et financier
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O021240808000247
Publiée le 13/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Bâtiment Trémouille 23, Boulevard de la Trémouille, Dijon (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
· Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations relevant de la Direction,
· Assure des tâches administratives diverses.
· Assure des tâches administratives diverses.
Missions / conditions d'exercice
TACHES OU ACTIVITES PRINCIPALES POUR CHAQUE MISSION :
· Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations :
- participe à l'élaboration du budget communication et en assure le suivi,
- est référent au sein de la Direction de l’ensemble des procédures
administratives, financières et juridiques concernant les consultations et marchés,
- coordonne la mise au point et prend en charge une partie de la rédaction des
consultations et des marchés publics, en liaison avec les collaborateurs de la Direction de la communication et la Direction Commande publique et
Valorisation immobilière,
- suit la passation et la notification des marchés en lien avec le pôle Ressources,
- vérifie les services faits en relation avec les agents de la Direction communication concernés,
- élabore et anime les protocoles et outils nécessaires pour :
La gestion des documents (marchés – commande – produits),
La préparation budgétaire (BP – DM1 – DM2),
- assure le suivi et la programmation des marchés afin d’anticiper les renouvellements et nouvelles procédures
- assure le suivi des mises en concurrences dans l’arborescence dédiée à la
direction afin d’être en mesure de fournir des informations susceptibles d'être utilisées par le Contrôle de Gestion (MEOP),
- assure le suivi des plannings de manifestations et d’affichages.
· Assure des tâches administratives diverses :
- Rédige des notes et des courriers divers,
- Organise la vie professionnelle du Directeur et de l’Adjoint au Directeur en l’absence de l’assistante de direction,
- Assure la continuité du secrétariat de la Direction en l’absence/tuilage de l’assistante de Direction :
- Accueil physique et téléphonique, courriers et notes entrants et sortants,
- Gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques, l’archivage,
- Gère les fichiers d’adresses et les publipostages nécessaires sur les différents événements (envoi, suivi, retour),
- Apporte une assistance à l’équipe de Direction dans le suivi d’activité des dossiers transversaux ou généraux : conception de tableaux de bord, contrôle du respect des délais, mise en synergie des acteurs concernés,...
- Accompagne les collaborateurs dans la rédaction de courriers, l’envoi de places et de lots des jeux concours.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Un tuilage des dossiers sera assuré par un second agent à la Direction de la Communication. Il est donc nécessaire de travailler conjointement avec ce/cette collègue pour assurer une continuité de service et de qualité de travail.
La pose des congés devra se faire en concertation avec l'assistante de direction.
Disponibilité : permanence entre 8h30 et 17h30
· Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations :
- participe à l'élaboration du budget communication et en assure le suivi,
- est référent au sein de la Direction de l’ensemble des procédures
administratives, financières et juridiques concernant les consultations et marchés,
- coordonne la mise au point et prend en charge une partie de la rédaction des
consultations et des marchés publics, en liaison avec les collaborateurs de la Direction de la communication et la Direction Commande publique et
Valorisation immobilière,
- suit la passation et la notification des marchés en lien avec le pôle Ressources,
- vérifie les services faits en relation avec les agents de la Direction communication concernés,
- élabore et anime les protocoles et outils nécessaires pour :
La gestion des documents (marchés – commande – produits),
La préparation budgétaire (BP – DM1 – DM2),
- assure le suivi et la programmation des marchés afin d’anticiper les renouvellements et nouvelles procédures
- assure le suivi des mises en concurrences dans l’arborescence dédiée à la
direction afin d’être en mesure de fournir des informations susceptibles d'être utilisées par le Contrôle de Gestion (MEOP),
- assure le suivi des plannings de manifestations et d’affichages.
· Assure des tâches administratives diverses :
- Rédige des notes et des courriers divers,
- Organise la vie professionnelle du Directeur et de l’Adjoint au Directeur en l’absence de l’assistante de direction,
- Assure la continuité du secrétariat de la Direction en l’absence/tuilage de l’assistante de Direction :
- Accueil physique et téléphonique, courriers et notes entrants et sortants,
- Gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques, l’archivage,
- Gère les fichiers d’adresses et les publipostages nécessaires sur les différents événements (envoi, suivi, retour),
- Apporte une assistance à l’équipe de Direction dans le suivi d’activité des dossiers transversaux ou généraux : conception de tableaux de bord, contrôle du respect des délais, mise en synergie des acteurs concernés,...
- Accompagne les collaborateurs dans la rédaction de courriers, l’envoi de places et de lots des jeux concours.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Un tuilage des dossiers sera assuré par un second agent à la Direction de la Communication. Il est donc nécessaire de travailler conjointement avec ce/cette collègue pour assurer une continuité de service et de qualité de travail.
La pose des congés devra se faire en concertation avec l'assistante de direction.
Disponibilité : permanence entre 8h30 et 17h30
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Connaître les notions et principes fondamentaux de la comptabilité générale (règlementation, nomenclature...) et des marchés publics
Respecter sur le plan budgétaire, comptable et contractuel l'exécution financière des marchés publics
Suivre l’exécution budgétaire
Contrôler la gestion et les engagements
Apprécier la validité des pièces justificatives
Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
Utiliser les applicatifs métiers
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître les principales règles de la commande publique
Connaître les procédures administratives liées à l'activité du service
Suivre et gérer des dossiers
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Utiliser les fonctions usuelles de mise en page de document afin d'élaborer et de présenter tout type de document (courriers, notes, dossiers,...)
Trier, classer et archiver des documents
Connaître l'organisation et les services de la collectivité ou de l'établissement
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, annuaire)
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Connaître les notions et principes fondamentaux de la comptabilité générale (règlementation, nomenclature...) et des marchés publics
Respecter sur le plan budgétaire, comptable et contractuel l'exécution financière des marchés publics
Suivre l’exécution budgétaire
Contrôler la gestion et les engagements
Apprécier la validité des pièces justificatives
Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
Utiliser les applicatifs métiers
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître les principales règles de la commande publique
Connaître les procédures administratives liées à l'activité du service
Suivre et gérer des dossiers
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Utiliser les fonctions usuelles de mise en page de document afin d'élaborer et de présenter tout type de document (courriers, notes, dossiers,...)
Trier, classer et archiver des documents
Connaître l'organisation et les services de la collectivité ou de l'établissement
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, annuaire)
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Contact et modalités de candidature
Contact
0380636600
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D'OR
>53 bis rue de la préfecture
21000 Dijon
>53 bis rue de la préfecture
21000 Dijon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.