· Assure l'accueil téléphonique et physique au sein du secrétariat central,
· Participe à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service,
· Assure la gestion des fournitures de bureau pour l'ensemble du service,
· Assure la gestion des Feuilles de Soins Electroniques (FSE),
· Assure le suivi de prêt de l'exposition du service « autour des écrans »,
· Assure le secrétariat de l'infirmière-puéricultrice coordinatrice,
· Assure la gestion des listes et des données administratives des enfants à voir en bilan
de santé en école maternelle.

· Assure l’accueil téléphonique et physique au sein du secrétariat central :
· Est responsable du traitement du courrier arrivée et départ : ouverture de tout le
courrier, transmission du courrier courant aux différents secrétariats et chefs de
service,
· Peut être amenée à utiliser le logiciel Kolok,
· Participe à la permanence téléphonique du service PMI,
· Prépare les plannings des permanences téléphoniques du secrétariat central,
· Prépare les plannings hebdomadaires : médecins, secrétariat central, secrétariat
CAJE,
· Met à jour les tableaux de prises de rendez-vous de consultations médicales et
spécialisées,
· Prend les messages et les transmet,
· Assure une première information à l'usager,
· Est en soutien à l'assistante de direction pour le site internet.
· Participe à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service :
· Enregistrement et relance des fiches statistiques relatives aux consultations
d'enfants et aux activités des puéricultrices
· Prépare les statistiques des infirmières-puéricultrices en amont des évaluations
professionnelles annuelles pour les médecins coordonnateurs.
· Assure la gestion des fournitures de bureau pour l'ensemble du service :
· Gère les fournitures de bureau pour l'ensemble du service et repasse les
commandes en fonction des besoins, et veille à une bonne répartition entre tous les
agents, veille à une bonne répartition entre tous les agents,
· Etablit un outil de suivi pour la gestion du stock d'ordonnanciers (médecins et
sages-femmes).
· Assure la gestion des Feuilles de Soins Electroniques (FSE) :
· Est en charge du boîtier électronique principal de la Cheffe de service ; est amenée
à décharger le boîtier permettant le suivi et le traitement des FSE,
· Est en lien avec la CPAM en cas de relance de factures ou de litiges.
· Assure le suivi des prêts de l'exposition du service « autour des écrans » :
· Met en place un outil de suivi pour la gestion de prêt de l'exposition,
· S'assure des modalités de prêt (conventions à faire signer auprès de l'emprunteur),
· Est garant de la bonne restitution de l'exposition.
· Assure le secrétariat de l'infirmière-Puéricultrice coordinatrice :
· S'assure des comptes rendus de réunions,
· Prend et transmet les messages,
· S'assure de la rédaction des courriers ou frappe dactylographique si nécessaire.
· Assure la gestion des listes et des données administratives des enfants à voir en
bilan de santé en école maternelle :
· Peut être amené à participer à la préparation des campagnes des bilans dans le
logiciel Chorus,
· Peut être amené à modifier les données administratives des enfants concernés.

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs.
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Connaître l'environnement PMI (missions, partenaires, dispositifs…)
Réaliser des traitements statistiques simples
Maîtriser le suivi et la commande de matériel médical et administratif
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Elaborer un budget prévisionnel pour son activité et/ou suivre l’exécution budgétaire
Partager régulièrement l'information avec les principaux partenaires concernés
Respecter les procédures d’appel d’offre et d’achat public
Polyvalence des missions