· Assure le secrétariat et le suivi administratif des dossiers de la mission adoption,
· Effectue le suivi administratif des enfants pupilles de l’Etat.

· Assure le secrétariat et le suivi des dossiers de la mission Adoption :
En lien avec le responsable de la cellule :
o Prépare le rapport d'activité annuelle de la mission adoption
o Prépare les statistiques ministérielles
Prépare, participe et assure le suivi des réunions d'information :
o Veille au respect de la procédure (saisit les données des candidats dans le
logiciel et prépare les documents administratifs et les dossiers à remettre aux
candidats)
Prépare les dossiers des candidats à l'agrément à l'adoption :
o Crée le dossier si complet
o Saisit les données des candidats dans Solis
o Rédige le courrier réponse
Prépare, participe et assure le suivi des commissions d’agrément à l'adoption :
o Veille au respect de la procédure et des délais légaux
o Réceptionne les rapports sociaux et psychologiques et les met en forme
o Envoie en sécurisé via le cloud du Département les rapports aux candidats et
aux membres de la commission
o Convoque les membres de la commission d’agrément et vérifie la présence du
quorum
o Prépare les procès-verbaux, les arrêtés et les notices d’agrément,
o Assure le suivi des parapheurs,
o Envoie les décisions en RAR après signature.
Assure le suivi administratif des dossiers des candidats agréés:
o Assure le suivi des dossiers de candidats à l’adoption : ouverture, préparation,
classement,
o Veille à la réception des confirmations annuelles afin de garantir la validité
des agréments,
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o Effectue des demandes de renseignements auprès de divers organismes
publics,
o Réalise les photocopies certifiées conformes à l’original des rapports
d’investigation et des agréments pour toutes les personnes souhaitant adopter à
l’international avec les Organismes Autorisés pour l’Adoption (OAA)
o Rédige et frappe des courriers simples,
o Organise les réunions : planning, réservation des salles, état de présence,
o Archive selon les règles des archives départementales pour les adoptants et
pupilles de l'état
o Tient des tableaux de suivis des dossiers en cours de procédure d’adoption,
o Rédige les courriers aux sollicitations des candidats hors département,
o Actualise les données sous SOLIS
o Suit la facturation des psychologues conventionnés
· Assure le suivi des dossiers administratifs des enfants pupilles de l’Etat :
o Est en lien avec le tuteur et du conseil de famille,
o Traite les factures des maternités pour les femmes ayant accouché dans
l’anonymat,
o Assure la gestion des dossiers administratifs des enfants pupilles,
o Prépare les documents administratifs en vue de l’admission d’un enfant en
qualité de pupille (arrêtés du statut de pupille, admission CMU, ...),
o Envoie les rapports au tribunal judiciaire à la suite de la requête,
o Transmet les procès-verbaux du conseil de famille aux professionnels des
territoires.

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Poste susceptible d’évolution en fonction des besoins et nécessité du service.

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPECIFIQUES
Animer et informer sur la procédure administrative de l’adoption en réunion
Connaître les bases de la réglementation relative à l’adoption
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Rédiger des documents à caractère juridique (contrats, arrêtés, conventions,…)
Connaître les réseaux et partenariats pertinents en fonction de la mission