Assistant(e) protocolaire polyvalent(e)
Offre n° O021240708001723
Publiée le 02/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
53 bis rue de la préfecture, Dijon (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
21/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Suit et met à jour les listes protocolaires,
Gère les invitations,
Passe les commandes, rédige les marchés publics en concertation avec le Service
Achats,
Fait de l'accueil lors des cérémonies,
Met à jour les synoptiques des installations,
Prépare les manifestations et les évènements,
Assure le remplacement de l'assistante du Directeur Général des Services lors de ses
absences.
Gère les invitations,
Passe les commandes, rédige les marchés publics en concertation avec le Service
Achats,
Fait de l'accueil lors des cérémonies,
Met à jour les synoptiques des installations,
Prépare les manifestations et les évènements,
Assure le remplacement de l'assistante du Directeur Général des Services lors de ses
absences.
Missions / conditions d'exercice
1) Suit et met à jour les listes protocolaires :
• Assure la constitution, la gestion et la mise à jour des listes protocolaires,
• Fait une veille documentaire pour la mise à jour des listes.
2) Gère les invitations :
Rédige les invitations,
Effectue le publipostage,
Gère la représentation du Président lors des évènements auxquels il ne peut pas assister.
3) Passe les commandes et rédige les marchés publics en concertation avec le Service
Achats :
Passe les commandes pour les évènements (matériels,...)
Rédige les marchés publics pour les besoins du Président et de son Cabinet (traiteurs,
boissons,...) en concertation avec le Service Achats.
Participe à la gestion des stocks en collaboration avec le Responsable de la Cellule.
4) Fait de l'accueil lors de cérémonie :
Assure l'accueil des invités lors de manifestations,
5) Met à jour les synoptiques des installations :
Prépare et envoie pour impression à la Reprographie les documents pour la mise en
place des salles (chevalets,...),
Définit la configuration des salles (théâtre, conférence, cinéma,...) et les matériels
nécessaires au bon déroulement des réunions et des réceptions (sono, vidéoprojecteur,...).
Envoie les demandes d'outils informatiques à la Direction du Numérique nécessaires
pour lors des manifestations (accès wi-fi, visioconférence,...),
Envoie la liste des matériels nécessaires au bon déroulement des manifestations à la
Cellule Logistique (nombre de chaises, disposition des salles,...).
6) Prépare les manifestations:
Installe les chevalets, la signalétique pour les réunions et les évènements.
7) Assure la suppléance de l'assistante du Directeur Général des Services :
Gère l’emploi du temps du Directeur Général : suivi, priorisation des demandes selon
l’urgence des dossiers, conseils et propositions,
Organise des séminaires,
Filtre les communications téléphoniques, apporte une première réponse si besoin et
redirige l'appel vers le service concerné,
Prend les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la
Direction,
Prépare certains documents pour les réunions du Directeur Général,
Réceptionne et oriente le courrier “arrivée” destiné au Directeur Général,
Réceptionne et fait suivre les parapheurs signés par le Directeur Général et le
Président,
Gère le cloud après signature du Directeur Général et du Président (vérification et
retour des documents signés par le Président et par le Directeur Général vers les pôles),
Gère les demandes de notes du Cabinet pour l'organisation des réunions du Président
ou de l'élu qui le représente et du Directeur de Cabinet,
Enregistre les notes visées par le Président,
Gère les demandes de représentation du Président par les Pôles ou Directions en lien
avec le Cabinet,
Gère les demandes du Président adressées par la cheffe de Cabinet (dossiers réservés),
Gère le logiciel de réservation des salles de réunions (Hôtel du Département, Cité
Administrative Henry Berger) et gère la salle de convivialité,
Participe à l’accueil du public à la Direction Générale,
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Très grande disponibilité, week-ends et jour fériés compris,
Adaptabilité
Discrétion
Sens aigu de l'organisation
Etre titulaire du permis B,
Avoir une bonne présentation : relation avec les élus et partenaires extérieurs.
• Assure la constitution, la gestion et la mise à jour des listes protocolaires,
• Fait une veille documentaire pour la mise à jour des listes.
2) Gère les invitations :
Rédige les invitations,
Effectue le publipostage,
Gère la représentation du Président lors des évènements auxquels il ne peut pas assister.
3) Passe les commandes et rédige les marchés publics en concertation avec le Service
Achats :
Passe les commandes pour les évènements (matériels,...)
Rédige les marchés publics pour les besoins du Président et de son Cabinet (traiteurs,
boissons,...) en concertation avec le Service Achats.
Participe à la gestion des stocks en collaboration avec le Responsable de la Cellule.
4) Fait de l'accueil lors de cérémonie :
Assure l'accueil des invités lors de manifestations,
5) Met à jour les synoptiques des installations :
Prépare et envoie pour impression à la Reprographie les documents pour la mise en
place des salles (chevalets,...),
Définit la configuration des salles (théâtre, conférence, cinéma,...) et les matériels
nécessaires au bon déroulement des réunions et des réceptions (sono, vidéoprojecteur,...).
Envoie les demandes d'outils informatiques à la Direction du Numérique nécessaires
pour lors des manifestations (accès wi-fi, visioconférence,...),
Envoie la liste des matériels nécessaires au bon déroulement des manifestations à la
Cellule Logistique (nombre de chaises, disposition des salles,...).
6) Prépare les manifestations:
Installe les chevalets, la signalétique pour les réunions et les évènements.
7) Assure la suppléance de l'assistante du Directeur Général des Services :
Gère l’emploi du temps du Directeur Général : suivi, priorisation des demandes selon
l’urgence des dossiers, conseils et propositions,
Organise des séminaires,
Filtre les communications téléphoniques, apporte une première réponse si besoin et
redirige l'appel vers le service concerné,
Prend les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la
Direction,
Prépare certains documents pour les réunions du Directeur Général,
Réceptionne et oriente le courrier “arrivée” destiné au Directeur Général,
Réceptionne et fait suivre les parapheurs signés par le Directeur Général et le
Président,
Gère le cloud après signature du Directeur Général et du Président (vérification et
retour des documents signés par le Président et par le Directeur Général vers les pôles),
Gère les demandes de notes du Cabinet pour l'organisation des réunions du Président
ou de l'élu qui le représente et du Directeur de Cabinet,
Enregistre les notes visées par le Président,
Gère les demandes de représentation du Président par les Pôles ou Directions en lien
avec le Cabinet,
Gère les demandes du Président adressées par la cheffe de Cabinet (dossiers réservés),
Gère le logiciel de réservation des salles de réunions (Hôtel du Département, Cité
Administrative Henry Berger) et gère la salle de convivialité,
Participe à l’accueil du public à la Direction Générale,
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Très grande disponibilité, week-ends et jour fériés compris,
Adaptabilité
Discrétion
Sens aigu de l'organisation
Etre titulaire du permis B,
Avoir une bonne présentation : relation avec les élus et partenaires extérieurs.
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Organiser la mise en oeuvre des actions dans la cadre des politiques confiées
Connaître le cadre réglementaire nécessaire à l 'organisation de manifestations accueillant du public
Informer le public des conditions et horaires d'ouverture
Créer et entretenir un réseau de contacts et de partenariats
Sécuriser les actes et les procédures administratives
Organiser et adapter la circulation des informations
Elaborer un budget prévisionnel pour son activité et/ou suivre l'exécution budgétaire
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Apporter une réponse claire et précise à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Rédiger des courriers, notes et compte-rendu en repectant les outils internes
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocation, procès-verbal...)
COMPÉTENCES SPECIFIQUES
Connaître le cadre réglementaire nécessaire à l'organisation de manifestations accueillant du public
Concevoir l'architecture du programme ou du déroulement d'un évènement
Recenser les besoins en matériels et planifier leur acquisition ou renouvellement
Créer et entretenir un réseau de contacts et de partenariats
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Connaître le fonctionnement, les activités, les procédures et partenaires du service
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Gérer son temps et ses activités de façon à respecter les objectifs et les délais fixés
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Connaître les réseaux et partenariats pertinents en fonction de la mission
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la collectivité qu'avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Connaître l'organisation des services et le fonctionnement de la collectivité ou de
l'établissement
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la collectivité qu'avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Informer les différents responsables des contraintes techniques inhérentes à certains choix
Connaître les principes du secret et de la discrétion professionnels
Représenter la collectivité dans le respect des valeurs qu'elle porte
Organiser la mise en oeuvre des actions dans la cadre des politiques confiées
Connaître le cadre réglementaire nécessaire à l 'organisation de manifestations accueillant du public
Informer le public des conditions et horaires d'ouverture
Créer et entretenir un réseau de contacts et de partenariats
Sécuriser les actes et les procédures administratives
Organiser et adapter la circulation des informations
Elaborer un budget prévisionnel pour son activité et/ou suivre l'exécution budgétaire
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Apporter une réponse claire et précise à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Rédiger des courriers, notes et compte-rendu en repectant les outils internes
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocation, procès-verbal...)
COMPÉTENCES SPECIFIQUES
Connaître le cadre réglementaire nécessaire à l'organisation de manifestations accueillant du public
Concevoir l'architecture du programme ou du déroulement d'un évènement
Recenser les besoins en matériels et planifier leur acquisition ou renouvellement
Créer et entretenir un réseau de contacts et de partenariats
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Connaître le fonctionnement, les activités, les procédures et partenaires du service
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Gérer son temps et ses activités de façon à respecter les objectifs et les délais fixés
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Connaître les réseaux et partenariats pertinents en fonction de la mission
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la collectivité qu'avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Connaître l'organisation des services et le fonctionnement de la collectivité ou de
l'établissement
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la collectivité qu'avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Informer les différents responsables des contraintes techniques inhérentes à certains choix
Connaître les principes du secret et de la discrétion professionnels
Représenter la collectivité dans le respect des valeurs qu'elle porte
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.