coordinatrice ou coordinateur des manifestations sur la voie publique
Offre n° O021240702000292
Publiée le 02/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
DIJON
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
16/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales de la ville de Dijon/Dijon métropole, vous êtes chargé(e) d’assurer la coordination des manifestations socio-culturelles, sportives et patriotiques sur la voie publique.
Activités :
.Réaliser le suivi organisationnel et administratifs d’événements/manifestations sur la voie publique selon le respect des process établis
.Assurer des suivis de dossiers internes pour l’organisation du service : exemple participer à l’analyse d’activités de la fonction, contribuer à l’amélioration des process avec la directrice, concevoir de nouveaux outils…
.Coordonner des projets événementiels en propre et en direct avec la directrice de service : Concert de rentrée, Fête des Voisins, etc…
.Venir en renfort sur des Tournages de films
Activités :
.Réaliser le suivi organisationnel et administratifs d’événements/manifestations sur la voie publique selon le respect des process établis
.Assurer des suivis de dossiers internes pour l’organisation du service : exemple participer à l’analyse d’activités de la fonction, contribuer à l’amélioration des process avec la directrice, concevoir de nouveaux outils…
.Coordonner des projets événementiels en propre et en direct avec la directrice de service : Concert de rentrée, Fête des Voisins, etc…
.Venir en renfort sur des Tournages de films
Missions / conditions d'exercice
Vous assurerez principalement
-Conseil et soutien permanent aux organisateurs de manifestations (services internes, associations, préfecture, particuliers...) en terme de coordination de tout événement sur la voie publique, quelque soit la nature, socio-culturel, sportive et commémorative : logistique, sécurité, événementiel…
-Coordonner avec les services interne et partenaires l'organisation de manifestations, dans les règles
-Gérer le suivi organisationnel d’événements réalisés par le service AGS : Téléthon, Concert de rentrée…
-Organiser les cérémonies commémoratives présidées par Monsieur le Maire ou par son représentant telle que la Libération de Dijon
-Apporter le soutien logistique et matériel à la préfecture pour l’organisation des cérémonies patriotiques (calendrier établi à l’avance)
-Coordonner si besoin, en fonction du plan de charge de l’activité l’accueil de tournages (films, vidéo…) dans la ville de Dijon
-Gestion administrative de manifestations sur la voie publique :
.réalisation du planning annuel des manifestations et de l'évènementiel
.diffusion des dossiers relatifs aux manifestations aux autres services de la mairie ainsi qu'aux structures extérieures concernées (préfecture, DDSP, divia, SDIS, Dijon métropole), le suivi des dossiers, synthétiser les avis des différents services en vue de rédiger des courriers destinés aux organisateurs de manifestations
.organisation des réunions de travail interservices, organisateurs…
.reporting des outils de suivi d’activités
.utilisation des logiciels dédiés à l’activité
.classement
-Organiser les RDVs, les réunions techniques en intérieur ou sur site relatifs aux manifestations
-Recevoir les organisateurs de manifestations afin de les guider dans leurs démarches,
-Gérer les demandes d'interventions, via l'application Muse
-Réalisation de notes, de bilans
-Enregistrer et créer des dossiers de manifestations
-Mise en place de nouvelles procédures et outils de suivi internes
-Conseil et soutien permanent aux organisateurs de manifestations (services internes, associations, préfecture, particuliers...) en terme de coordination de tout événement sur la voie publique, quelque soit la nature, socio-culturel, sportive et commémorative : logistique, sécurité, événementiel…
-Coordonner avec les services interne et partenaires l'organisation de manifestations, dans les règles
-Gérer le suivi organisationnel d’événements réalisés par le service AGS : Téléthon, Concert de rentrée…
-Organiser les cérémonies commémoratives présidées par Monsieur le Maire ou par son représentant telle que la Libération de Dijon
-Apporter le soutien logistique et matériel à la préfecture pour l’organisation des cérémonies patriotiques (calendrier établi à l’avance)
-Coordonner si besoin, en fonction du plan de charge de l’activité l’accueil de tournages (films, vidéo…) dans la ville de Dijon
-Gestion administrative de manifestations sur la voie publique :
.réalisation du planning annuel des manifestations et de l'évènementiel
.diffusion des dossiers relatifs aux manifestations aux autres services de la mairie ainsi qu'aux structures extérieures concernées (préfecture, DDSP, divia, SDIS, Dijon métropole), le suivi des dossiers, synthétiser les avis des différents services en vue de rédiger des courriers destinés aux organisateurs de manifestations
.organisation des réunions de travail interservices, organisateurs…
.reporting des outils de suivi d’activités
.utilisation des logiciels dédiés à l’activité
.classement
-Organiser les RDVs, les réunions techniques en intérieur ou sur site relatifs aux manifestations
-Recevoir les organisateurs de manifestations afin de les guider dans leurs démarches,
-Gérer les demandes d'interventions, via l'application Muse
-Réalisation de notes, de bilans
-Enregistrer et créer des dossiers de manifestations
-Mise en place de nouvelles procédures et outils de suivi internes
Profils recherchés
Compétences techniques requises
Maîtrise des outils (mail, courrier…)
Maîtrise des modes de communication
Rédaction
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers et TEAMS, WORD, EXCEL, navigateur WEB, TEAMS
Exploitation/lectures de plans, de fonds de carte…
Savoir-être :
Sens du service public
Bon relationnel, diplomatie, écoute, discrétion
Goût pour le travail en équipe et la transversalité
Autonomie et rigueur
Sens de l’organisation (anticipation, méthode, planification)
Aptitude à rendre compte
Maîtrise des outils (mail, courrier…)
Maîtrise des modes de communication
Rédaction
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers et TEAMS, WORD, EXCEL, navigateur WEB, TEAMS
Exploitation/lectures de plans, de fonds de carte…
Savoir-être :
Sens du service public
Bon relationnel, diplomatie, écoute, discrétion
Goût pour le travail en équipe et la transversalité
Autonomie et rigueur
Sens de l’organisation (anticipation, méthode, planification)
Aptitude à rendre compte
Contact
Contact
0380747105
Lien de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.