ASSISTANT ADMINISTRATIF ET CHARGE D’ACCUEIL (H /F)
Offre n° O021240527001033
Publiée le 17/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jean Bart - BP 26, Marsannay-la-Côte (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l’agent est chargé d’assurer les missions du secrétariat de M. le Maire et de la Directrice Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Gérer le courrier « arrivé » : copies aux élus et aux services, diffusion aux services, etc …
- Gérer le courrier « départ » : enregistrement, mise sous pli et affranchissement, copies aux élus ou aux services
- Gérer la messagerie électronique : impression, enregistrement, transfert aux services concernés, etc …
- Gérer les agendas de M. le Maire et de la Directrice Générale des Services et organiser les réunions
- Etre en relation avec les services municipaux : informations diverses, redistribuer les parapheurs signés par M. le Maire et les adjoints,
- Etre en relation avec les élus : informations diverses, invitations, etc …
- Mise en forme et suivi des arrêtés et décisions transmis au contrôle de légalité
- Etablir le recueil et le registre des actes administratifs (arrêtés et délibérations)
- Participer à la préparation matérielle des réunions du conseil municipal, en lien avec la DGS
- Assurer la préparation, le suivi administratif et l’envoi électronique des convocations et des comptes rendus des commissions communales et des divers comités (ex : CST)
- Réceptionner et traiter les déclarations et différents documents relatifs au débits de boissons permanents (licences), aux ventes (au déballage), aux ouvertures exceptionnelles des commerces (dominicale, tardive)
- Assurer le suivi du Plan Communal de Sauvegarde
- Assurer le recensement de la population
Missions en suppléance :
- Assurer le premier accueil de la mairie et orienter le public vers les divers services ou organismes compétents,
- Assurer les fonctions d’officier de l’état civil et la gestion du cimetière communal,
- Participer à l’organisation des élections.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Gérer le courrier « arrivé » : copies aux élus et aux services, diffusion aux services, etc …
- Gérer le courrier « départ » : enregistrement, mise sous pli et affranchissement, copies aux élus ou aux services
- Gérer la messagerie électronique : impression, enregistrement, transfert aux services concernés, etc …
- Gérer les agendas de M. le Maire et de la Directrice Générale des Services et organiser les réunions
- Etre en relation avec les services municipaux : informations diverses, redistribuer les parapheurs signés par M. le Maire et les adjoints,
- Etre en relation avec les élus : informations diverses, invitations, etc …
- Mise en forme et suivi des arrêtés et décisions transmis au contrôle de légalité
- Etablir le recueil et le registre des actes administratifs (arrêtés et délibérations)
- Participer à la préparation matérielle des réunions du conseil municipal, en lien avec la DGS
- Assurer la préparation, le suivi administratif et l’envoi électronique des convocations et des comptes rendus des commissions communales et des divers comités (ex : CST)
- Réceptionner et traiter les déclarations et différents documents relatifs au débits de boissons permanents (licences), aux ventes (au déballage), aux ouvertures exceptionnelles des commerces (dominicale, tardive)
- Assurer le suivi du Plan Communal de Sauvegarde
- Assurer le recensement de la population
Missions en suppléance :
- Assurer le premier accueil de la mairie et orienter le public vers les divers services ou organismes compétents,
- Assurer les fonctions d’officier de l’état civil et la gestion du cimetière communal,
- Participer à l’organisation des élections.
Profils recherchés
- Culture administrative et territoriale,
- Maîtrise de Word, Excel, Internet, Outlook,
- Maîtrise des règles d’orthographe, de rédaction, de ponctuation et de présentation administrative– aisance rédactionnelle
- Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte,
- Capacité d’analyser rapidement les situations
- Capacité de synthétiser une information et de la restituer oralement ou par écrit,
- Capacité à travailler de façon transversale et en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles,
- Etre à l’écoute et savoir conseiller
- Sens du service public
- Autonome
- Ponctualité
- Réactivité
- Sens de l’organisation
Spécificités du poste :
- Contact avec le public, les élus et les divers partenaires
- Grande polyvalence au quotidien
- Horaires de travail en cohérence avec l’ouverture au public
- Réunion du conseil municipal en soirée (environ 8 par an)
- Travail sur écran toute la journée
- Maîtrise de Word, Excel, Internet, Outlook,
- Maîtrise des règles d’orthographe, de rédaction, de ponctuation et de présentation administrative– aisance rédactionnelle
- Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte,
- Capacité d’analyser rapidement les situations
- Capacité de synthétiser une information et de la restituer oralement ou par écrit,
- Capacité à travailler de façon transversale et en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles,
- Etre à l’écoute et savoir conseiller
- Sens du service public
- Autonome
- Ponctualité
- Réactivité
- Sens de l’organisation
Spécificités du poste :
- Contact avec le public, les élus et les divers partenaires
- Grande polyvalence au quotidien
- Horaires de travail en cohérence avec l’ouverture au public
- Réunion du conseil municipal en soirée (environ 8 par an)
- Travail sur écran toute la journée
Contact et modalités de candidature
Contact
0380540900
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + prime de fin d’année + régime indemnitaire + CNAS
Les candidatures (lettre + CV + dernier bulletin de salaire) sont à adresser à :
M. le Maire – Mairie de Marsannay-la-Côte
Place Jean Bart 21160 MARSANNAY LA COTE
de préférence par mail à l’adresse suivante : ressources.humaines@marsannaylacote.fr
Les candidatures (lettre + CV + dernier bulletin de salaire) sont à adresser à :
M. le Maire – Mairie de Marsannay-la-Côte
Place Jean Bart 21160 MARSANNAY LA COTE
de préférence par mail à l’adresse suivante : ressources.humaines@marsannaylacote.fr
Adresse de l'employeur
MARSANNAY LA COTE
>Place Jean Bart - BP 26
21160 MARSANNAY LA COTE
>Place Jean Bart - BP 26
21160 MARSANNAY LA COTE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.