Secrétaire en Espace Solidarités Côte-d’Or Spécificité : MASP/ASLL et FSL accès
Offre n° O021240425000185
Publiée le 25/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Arnay-le-Duc
Poste à pourvoir le
29/05/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention,
Réalise des travaux bureautiques,
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant
de son domaine d’intervention.
Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son
domaine d’intervention,
Réalise des travaux bureautiques,
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant
de son domaine d’intervention.
Missions / conditions d'exercice
Accueille le public (accueil téléphonique et physique) :
Prend les messages et transmet,
Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs,
Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-Sociaux de l’Agence ou
auprès d’un organisme extérieur.
Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention ; gère de la documentation sur l’Agence.
Réalise des travaux bureautiques :
Conçoit et met en forme tout type de support,
Réalise des tableaux de bord, et le rapport d’activité afférent au dispositif,
Saisit sous informatique sur le logiciel SOLIS.
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et partenaires
Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
S’assure que les dossiers sont complets,
S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers.
Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention :
Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation participants, ordre du jour, procès verbaux, etc…),
Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
-assure 4 jours par semaine des tâches de secrétariat pour l’Espace Solidarités Côte-d’Or
Arnay et sur le secrétariat FSL accès, et 1 journée par semaine des tâches de secrétariat
spécifiques sur le dispositif MASP/ASLL.
-assure la suppléance de la secrétaire FSL et peut donc être amenée à la remplacer sur du long terme (dans ce cas extrême, devra se rendre à Beaune 4 à 5 jours par semaine sur une durée donnée)
-assure des tâches de secrétariat pour le travailleur social ayant en charge les mesures
MASP/ASLL
-poste à temps complet (5 jours par semaine)
-formation à l’accueil des publics en difficultés (à suivre) ainsi que les logiciels métiers
(SOLIS,...)
-assure le secrétariat et le suivi des agréments assistantes maternelles en lien avec le poste spécifique assistants maternels, la puéricultrice et le médecin de PMI.
-assure la gestion des véhicules de service et des tickets restaurant
-assure le secrétariat PMI
-secret professionnel
-distance kilométrique à couvrir : doit posséder un véhicule car il faut se rendre à Beaune 1 fois par semaine pour assurer des tâches de secrétariat MASP/ASLL et/ou FSL.
Prend les messages et transmet,
Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs,
Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-Sociaux de l’Agence ou
auprès d’un organisme extérieur.
Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention ; gère de la documentation sur l’Agence.
Réalise des travaux bureautiques :
Conçoit et met en forme tout type de support,
Réalise des tableaux de bord, et le rapport d’activité afférent au dispositif,
Saisit sous informatique sur le logiciel SOLIS.
Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et partenaires
Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
S’assure que les dossiers sont complets,
S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers.
Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention :
Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation participants, ordre du jour, procès verbaux, etc…),
Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
-assure 4 jours par semaine des tâches de secrétariat pour l’Espace Solidarités Côte-d’Or
Arnay et sur le secrétariat FSL accès, et 1 journée par semaine des tâches de secrétariat
spécifiques sur le dispositif MASP/ASLL.
-assure la suppléance de la secrétaire FSL et peut donc être amenée à la remplacer sur du long terme (dans ce cas extrême, devra se rendre à Beaune 4 à 5 jours par semaine sur une durée donnée)
-assure des tâches de secrétariat pour le travailleur social ayant en charge les mesures
MASP/ASLL
-poste à temps complet (5 jours par semaine)
-formation à l’accueil des publics en difficultés (à suivre) ainsi que les logiciels métiers
(SOLIS,...)
-assure le secrétariat et le suivi des agréments assistantes maternelles en lien avec le poste spécifique assistants maternels, la puéricultrice et le médecin de PMI.
-assure la gestion des véhicules de service et des tickets restaurant
-assure le secrétariat PMI
-secret professionnel
-distance kilométrique à couvrir : doit posséder un véhicule car il faut se rendre à Beaune 1 fois par semaine pour assurer des tâches de secrétariat MASP/ASLL et/ou FSL.
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans
l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans
l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.