Assistante de direction Médiathèques
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O017240911000892
Publiée le 11/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square andré maudet, Saintes (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein des médiathèques, sous l’autorité du Directeur, vous assurez la gestion administrative et comptable des établissements.
Missions / conditions d'exercice
Vous gérez le fonctionnement administratif et budgétaire du service ;
- Assurer l’accueil téléphonique général
- Réceptionner et traiter le courrier
- Elaborer notes et comptes-rendus (réunions de service, etc.)
- Créer et saisir les courriers et actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, etc.)
- Participer à la préparation, la gestion et le suivi du budget: établissements des bons de commande, pré-mandats et autres actes comptables, etc.
- Suivre l’exécution budgétaire et administrative des marchés publics
- Assurer la gestion des régies des médiathèques
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
Vous apportez un soutien administratif et organisationnel auprès du Directeur et auprès des espaces des Médiathèques ;
- Suivre l'agenda du Directeur, assurer l’accueil physique et téléphonique des rendez-vous
- Assurer le relais hiérarchique (Direction des affaires culturelles, DGA Poldem, etc.) en l’absence du Directeur
- Assurer le lien avec les différents services municipaux et être un relais d’informations
- Contribuer au montage des dossiers DRAC, CNL, SACEM/SACD, etc. et autres demandes de subventions et en assurer le suivi administratif
- Contribuer à la mise en œuvre administrative et logistique des projets, expositions, spectacles et différentes actions organisées par les médiathèques
- Assurer l’accueil téléphonique général
- Réceptionner et traiter le courrier
- Elaborer notes et comptes-rendus (réunions de service, etc.)
- Créer et saisir les courriers et actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, etc.)
- Participer à la préparation, la gestion et le suivi du budget: établissements des bons de commande, pré-mandats et autres actes comptables, etc.
- Suivre l’exécution budgétaire et administrative des marchés publics
- Assurer la gestion des régies des médiathèques
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
Vous apportez un soutien administratif et organisationnel auprès du Directeur et auprès des espaces des Médiathèques ;
- Suivre l'agenda du Directeur, assurer l’accueil physique et téléphonique des rendez-vous
- Assurer le relais hiérarchique (Direction des affaires culturelles, DGA Poldem, etc.) en l’absence du Directeur
- Assurer le lien avec les différents services municipaux et être un relais d’informations
- Contribuer au montage des dossiers DRAC, CNL, SACEM/SACD, etc. et autres demandes de subventions et en assurer le suivi administratif
- Contribuer à la mise en œuvre administrative et logistique des projets, expositions, spectacles et différentes actions organisées par les médiathèques
Profils recherchés
Vous possédez une expérience confirmée sur des fonctions d’assistant.e de direction et ou d’assistant.e administratif.ve en collectivité territoriale.
Vous connaissez l’environnement professionnel de la fonction publique, les procédures administratives, la réglementation.
Vous maitrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.
Vous avez des connaissances sur la réglementation des marchés publics.
Vous maitrisez les régles comptables et budgétaires et vous êtes capable de préparer et de suivre le budget d’un service.
Vous maitrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d’appréhender les logiciels métiers Elise, Intranet, Sedit, Aloes, CIRIL Outils visio, etc.
Vous savez communiquer à l’écrit et à l’oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.
Vous savez utiliser les outils et technique de communication adaptées à la situation,ajuster les modalités de transmission de l’information aux besoins (analyser et filtrer)
Organisé.e, rigoureux.se, vous êtes autonome, savez contrôler votre travail et rendre compte, vous gérez les priorités en fonction des impératifs et des demandes.
Vous êtes disponible et faites preuve d’adaptabilité.
Vous connaissez l’environnement professionnel de la fonction publique, les procédures administratives, la réglementation.
Vous maitrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.
Vous avez des connaissances sur la réglementation des marchés publics.
Vous maitrisez les régles comptables et budgétaires et vous êtes capable de préparer et de suivre le budget d’un service.
Vous maitrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d’appréhender les logiciels métiers Elise, Intranet, Sedit, Aloes, CIRIL Outils visio, etc.
Vous savez communiquer à l’écrit et à l’oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.
Vous savez utiliser les outils et technique de communication adaptées à la situation,ajuster les modalités de transmission de l’information aux besoins (analyser et filtrer)
Organisé.e, rigoureux.se, vous êtes autonome, savez contrôler votre travail et rendre compte, vous gérez les priorités en fonction des impératifs et des demandes.
Vous êtes disponible et faites preuve d’adaptabilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0546923466
Informations complémentaires
Poste à temps complet à pourvoir au 01er novembre
Recrutement par voie statutaire, catégorie C, filière administrative, a défaut CDD contratuel
Rémunération statutaire/régime indemnitaire
Recrutement par voie statutaire, catégorie C, filière administrative, a défaut CDD contratuel
Rémunération statutaire/régime indemnitaire
Adresse de l'employeur
MAIRIE SAINTES
>Square andré maudet
17107 Saintes
>Square andré maudet
17107 Saintes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.