Assistant services à la population (h/f)
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Offre n° O017240715000551
Publiée le 15/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place paul beau, Médis (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
20/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Gère et organise les opérations funéraires en lien avec l’élue référente et la DGS.
Gère les dossiers des associations communales (déclarations, subventions, location de salles, débit de boisson…)
Assure des missions de secrétariat, d’archivage et de gestion administrative des ERP
Assure la continuité de service sur les missions d’accueil, Etat Civil et Urbanisme
Gère l’exécution des contrats et assurances
Organise et gère les opérations de recensement
Veille au bon respect des délais et procédures.
Gère les dossiers des associations communales (déclarations, subventions, location de salles, débit de boisson…)
Assure des missions de secrétariat, d’archivage et de gestion administrative des ERP
Assure la continuité de service sur les missions d’accueil, Etat Civil et Urbanisme
Gère l’exécution des contrats et assurances
Organise et gère les opérations de recensement
Veille au bon respect des délais et procédures.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Cimetière et opérations funéraires
- Suivi et contrôle des activités funéraires ainsi que l’application de la législation
- Délivre des autorisations funéraires
- Etablissement des décisions d’achat ou renouvellement de concession
- Conseils sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Supervision des exhumations
- Mise à jour du fichier (logiciel spécifique) et du plan du cimetière
- Contrôle des demandes de travaux réalisés dans le cimetière
Recensement de la population
- Coordonne les étapes du recensement,
- Constitue et organise l’équipe des agents recenseurs
- Communication, suivi et transmission des documents à l’INSEE
Assure la gestion des contrats et assurances :
- Procède au renouvellement des différents contrats (flotte automobile, responsabilité civile, protection juridique et dommage aux biens…)
- Gère les déclarations de sinistres et les contentieux
- Contrôle le suivi des remboursements en lien avec l’adjointe de direction
Associations
- Relation et prise de rdv avec les associations pour le suivi des demandes
- Mettre à jour la liste des associations
- Etablissement des conventions temporaires et permanentes d’utilisation des salles
- Gestion du planning des salles
- Gestion des demandes de subventions (dossiers, analyse, propositions)
- Gestion des débits de boissons
Secrétariat
- Relation et prise de rdv avec les particuliers pour la location de salles
- Réception et gestion du courrier et des informations écrites (boite mail)
- Enregistrement du courrier entrant et sortant
- Rédaction de courriers de réponse aux usagers
- Gestion de l’archivage/ registres état civil, arrêtés et délibérations
- Gestion des fournitures administratives
- Suivi des commandes d’EPI
ACTIVITES SECONDAIRES :
En binôme avec l’agent en charge de l’accueil et de l’Etat civil
Accueil - Etat-civil – Formalités administratives
- Assure l’accueil et l’information du public
- Contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état-civil
- Gère le planning et l’organisation des cérémonies en lien avec l’agent d’état-civil (mariage, PACS, parrainage civil…)
- Délivre des documents administratifs (légalisation de signature, recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, d’attestations d’accueil…)
- Elabore les registres des actes administratifs
- Actes dématérialisés
Appui pour le suivi des dossiers d’urbanisme dans le cadre de la continuité de service
Toute activité nécessaire à la continuité du service public
Cimetière et opérations funéraires
- Suivi et contrôle des activités funéraires ainsi que l’application de la législation
- Délivre des autorisations funéraires
- Etablissement des décisions d’achat ou renouvellement de concession
- Conseils sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Supervision des exhumations
- Mise à jour du fichier (logiciel spécifique) et du plan du cimetière
- Contrôle des demandes de travaux réalisés dans le cimetière
Recensement de la population
- Coordonne les étapes du recensement,
- Constitue et organise l’équipe des agents recenseurs
- Communication, suivi et transmission des documents à l’INSEE
Assure la gestion des contrats et assurances :
- Procède au renouvellement des différents contrats (flotte automobile, responsabilité civile, protection juridique et dommage aux biens…)
- Gère les déclarations de sinistres et les contentieux
- Contrôle le suivi des remboursements en lien avec l’adjointe de direction
Associations
- Relation et prise de rdv avec les associations pour le suivi des demandes
- Mettre à jour la liste des associations
- Etablissement des conventions temporaires et permanentes d’utilisation des salles
- Gestion du planning des salles
- Gestion des demandes de subventions (dossiers, analyse, propositions)
- Gestion des débits de boissons
Secrétariat
- Relation et prise de rdv avec les particuliers pour la location de salles
- Réception et gestion du courrier et des informations écrites (boite mail)
- Enregistrement du courrier entrant et sortant
- Rédaction de courriers de réponse aux usagers
- Gestion de l’archivage/ registres état civil, arrêtés et délibérations
- Gestion des fournitures administratives
- Suivi des commandes d’EPI
ACTIVITES SECONDAIRES :
En binôme avec l’agent en charge de l’accueil et de l’Etat civil
Accueil - Etat-civil – Formalités administratives
- Assure l’accueil et l’information du public
- Contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état-civil
- Gère le planning et l’organisation des cérémonies en lien avec l’agent d’état-civil (mariage, PACS, parrainage civil…)
- Délivre des documents administratifs (légalisation de signature, recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, d’attestations d’accueil…)
- Elabore les registres des actes administratifs
- Actes dématérialisés
Appui pour le suivi des dossiers d’urbanisme dans le cadre de la continuité de service
Toute activité nécessaire à la continuité du service public
Profils recherchés
Savoirs :
. Règlementations applicables en matière d’état-civil et législation funéraire
. Statut de la fonction publique territoriale
. Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Savoirs-faire :
. suivi des dernières actualités législatives en lien avec les thématiques du service
. s’adapter aux évolutions règlementaires, technologiques, et nouveaux outils numériques
. Respecter des délais
. Qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoirs-être :
. respect des obligations et du devoir de réserve
. rigueur et discrétion
. esprit d’équipe . disponibilité et polyvalence
. devoir de confidentialité
. sens du devoir public
. Règlementations applicables en matière d’état-civil et législation funéraire
. Statut de la fonction publique territoriale
. Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Savoirs-faire :
. suivi des dernières actualités législatives en lien avec les thématiques du service
. s’adapter aux évolutions règlementaires, technologiques, et nouveaux outils numériques
. Respecter des délais
. Qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoirs-être :
. respect des obligations et du devoir de réserve
. rigueur et discrétion
. esprit d’équipe . disponibilité et polyvalence
. devoir de confidentialité
. sens du devoir public
Contact et modalités de candidature
Contact
0546051601
Informations complémentaires
Merci d'adresser CV , lettre de motivation, 2 derniers entretiens professionnels (pour les titulaires) par courrier : Monsieur le Maire, Mairie de MEDIS - place Paul Beau - 17600 MEDIS ou par mail : dgs@ville-medis.fr
rémunération statutaire + RIFSEEP + CNAS
rémunération statutaire + RIFSEEP + CNAS
Adresse de l'employeur
MAIRIE MEDIS
>Place paul beau
17600 Medis
>Place paul beau
17600 Medis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.