ASSISTANT/E DE DIRECTION POLE SOLIDARITE
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O017240708001029
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le SIRET a changé à la date du 11 06 2024 : 261 700 892 0076
Lieu de travail
MAIRIE, Aytré (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
16/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un/e assistant/e de direction Pôle Solidarités-CCAS
Missions / conditions d'exercice
Située en Charente-Maritime et limitrophe à La Rochelle, la commune littorale d’Aytré occupe les rangs de seconde ville de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle et de 5ème du département de Charente-Maritime.
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservé dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d’espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d’activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son cœur de ville.
Sous l’autorité directe de la Directrice du CCAS vous occuperez un poste nouvellement créé.
Descriptif de l’emploi et positionnement dans la structure : création d’un poste.
Vous mettrez en œuvre, sous la responsabilité de la directrice du CCAS, la gestion administrative du pôle solidarités et la Direction du CCAS en lien avec les différents Pôles du CAS et les directions transversales de la Ville.
MISSIONS
• Assurer le secrétariat de la Direction du pôle Solidarités et de l’élue référente.
• Assurer le secrétariat, l’organisation et le suivi des conseils d’administration du CCAS.
• Assister la directrice dans la préparation et le suivi de certains dossiers.
• Suivre des congés et récupération des agents.
• Assurer la bonne transmission des informations
Accueillir, informer, orienter, accompagner :
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Renforcer l’accueil en cas d’absence des agents d’accueil (mission ponctuelle)
Assister la direction du pôle solidarité et du CCAS
- Organiser l’agenda et la prise de RDV de la directrice et de la Vice-Présidente en fonction des priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
- Suivre l’ensemble des dossiers de la direction.
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, compte rendu, tableaux, diaporamas.
- A partir d’informations orales ou écrites, rédiger des courriers.
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Préparer et suivre des dossiers de demande de subvention
- Classer et archiver les dossiers de la direction
Suivre les projets et les activités de la direction du CCAS
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
- Remplir les tableaux statistiques des activités des pôles (des dossiers administratifs, des appels reçus…) Participer à l’élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, octobre rose, Téléthon, gouter et repas des seniors, sorties…)
- Participer à la rédaction du rapport d’activité
Préparer et suivre le Conseil d’Administration du CCAS :
- Préparation de l’ordre du jour
- Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour le Conseil d’Administration du CCAS
- Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse Convocation, affichage, compte-rendu
- Décisions des aides attribuées
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité
- Transmission pour mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS
Activités complémentaires :
- Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule et grand froid
- Participer à la commission solidarités et aux différentes réunions organisées par la direction
- Régisseur suppléant
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservé dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d’espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d’activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son cœur de ville.
Sous l’autorité directe de la Directrice du CCAS vous occuperez un poste nouvellement créé.
Descriptif de l’emploi et positionnement dans la structure : création d’un poste.
Vous mettrez en œuvre, sous la responsabilité de la directrice du CCAS, la gestion administrative du pôle solidarités et la Direction du CCAS en lien avec les différents Pôles du CAS et les directions transversales de la Ville.
MISSIONS
• Assurer le secrétariat de la Direction du pôle Solidarités et de l’élue référente.
• Assurer le secrétariat, l’organisation et le suivi des conseils d’administration du CCAS.
• Assister la directrice dans la préparation et le suivi de certains dossiers.
• Suivre des congés et récupération des agents.
• Assurer la bonne transmission des informations
Accueillir, informer, orienter, accompagner :
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Renforcer l’accueil en cas d’absence des agents d’accueil (mission ponctuelle)
Assister la direction du pôle solidarité et du CCAS
- Organiser l’agenda et la prise de RDV de la directrice et de la Vice-Présidente en fonction des priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
- Suivre l’ensemble des dossiers de la direction.
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, compte rendu, tableaux, diaporamas.
- A partir d’informations orales ou écrites, rédiger des courriers.
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Préparer et suivre des dossiers de demande de subvention
- Classer et archiver les dossiers de la direction
Suivre les projets et les activités de la direction du CCAS
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
- Remplir les tableaux statistiques des activités des pôles (des dossiers administratifs, des appels reçus…) Participer à l’élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, octobre rose, Téléthon, gouter et repas des seniors, sorties…)
- Participer à la rédaction du rapport d’activité
Préparer et suivre le Conseil d’Administration du CCAS :
- Préparation de l’ordre du jour
- Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour le Conseil d’Administration du CCAS
- Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse Convocation, affichage, compte-rendu
- Décisions des aides attribuées
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité
- Transmission pour mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS
Activités complémentaires :
- Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule et grand froid
- Participer à la commission solidarités et aux différentes réunions organisées par la direction
- Régisseur suppléant
Profils recherchés
Formation et qualification :
- BTS assistante de gestion ou expérience équivalente ou BTS assistant manager ou expérience similaire souhaitée
Ressources et Compétences :
Connaissances théoriques et pratiques :
- Connaissance de la réglementation concernant le code de l’action sociale et de la famille
- Connaissances des circuits et procédures administratives (fonctionnement des assemblée délibérantes)
- Connaissance et maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité.
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Assurer une bonne transmission de l’information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité.
- Savoir respecter les procédures.
- Posséder des qualités d’organisation et de classement.
- Rédiger des courriers et des comptes rendus.
- Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.
Savoir-être :
- Autonome,
- Disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d’urgence et les imprévus.
- Capacité d’adaptation.
- Capacité d’écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
- BTS assistante de gestion ou expérience équivalente ou BTS assistant manager ou expérience similaire souhaitée
Ressources et Compétences :
Connaissances théoriques et pratiques :
- Connaissance de la réglementation concernant le code de l’action sociale et de la famille
- Connaissances des circuits et procédures administratives (fonctionnement des assemblée délibérantes)
- Connaissance et maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité.
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Assurer une bonne transmission de l’information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité.
- Savoir respecter les procédures.
- Posséder des qualités d’organisation et de classement.
- Rédiger des courriers et des comptes rendus.
- Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.
Savoir-être :
- Autonome,
- Disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d’urgence et les imprévus.
- Capacité d’adaptation.
- Capacité d’écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
- Rémunération statutaire sur le cadre d’emploi des rédacteurs
- Régime indemnitaire : 319 euros brut mensuel
- Prime annuelle : 1545.76 euros
- Adhésion au comité d’œuvres sociales (COS)
- Cycle de travail : 35 h 00 (25 jours de CA + 2 jours de fractionnement) et/ou 36 h 15 (25 jours de CA + 2 jours de fractionnement + 8 jours d’ARTT)
- Dates prévisionnelles du jury de recrutement : 10/09/2024 (AM) ou le 13/09/2024
Adressez votre candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, dernier arrêté administratif, bulletin de salaire) depuis aytre.fr et la rubrique « La Ville recrute » ou par courrier à l'attention de : Monsieur Le Président - Mairie d'Aytré - Service des Ressources humaines - BP 30 102 - 17442 Aytré Cédex.
- Régime indemnitaire : 319 euros brut mensuel
- Prime annuelle : 1545.76 euros
- Adhésion au comité d’œuvres sociales (COS)
- Cycle de travail : 35 h 00 (25 jours de CA + 2 jours de fractionnement) et/ou 36 h 15 (25 jours de CA + 2 jours de fractionnement + 8 jours d’ARTT)
- Dates prévisionnelles du jury de recrutement : 10/09/2024 (AM) ou le 13/09/2024
Adressez votre candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, dernier arrêté administratif, bulletin de salaire) depuis aytre.fr et la rubrique « La Ville recrute » ou par courrier à l'attention de : Monsieur Le Président - Mairie d'Aytré - Service des Ressources humaines - BP 30 102 - 17442 Aytré Cédex.
Adresse de l'employeur
CCAS AYTRE
>PARC JEAN MACE - 12 RUE DE LA GARE
17440 AYTRE
>PARC JEAN MACE - 12 RUE DE LA GARE
17440 AYTRE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.