Assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O016250206000781
Publiée le 06/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 pl de l'hotel de ville cs42216, Angoulême (Charente)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
08/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Mairie d'Angoulême recrute au sein de la Direction de l’Enfance, service Familles, un(e) Assistant(e) de gestion administrative (H/F), Sous l'autorité de la Directrice de l'Enfance et du Directeur Adjoint et sous la responsabilité de la Responsable du service Familles,
(Cadre d’emplois des Adjoints administratifs– Cat. C)
Sud Ouest - Préfecture de la Charente, la ville d’Angoulême, forte de ses 42 000 habitants, est également le centre de la première agglomération du département (141 000 habitants). Capitale de l’Image, désignée ville créative de l’UNESCO au titre de la littérature Bande Dessinée et labellisée Qualivilles®, elle bénéficie d’un positionnement stratégique sur l’axe Paris-Bordeaux. Au travers d’un projet éducatif de territoire ambitieux, Angoulême impulse également une politique de l’enfance engagée et volontaire qui lui permet d’être reconnue Cité Éducative pour ses quartiers prioritaires, Ville Amie des Enfants grâce au partenariat avec l’Unicef, ou encore Ville active PNNS et labellisé Territoire Bio engagé, grâce notamment à son engagement sur la qualité de sa restauration…
Dans cette dynamique, la Direction de l'Enfance, a pour mission principale d’accueillir tous les enfants dès leur plus jeune âge au sein des structures Petite Enfance et des écoles de la Ville.
Sous l'autorité de la Directrice de l'Enfance et du Directeur Adjoint et sous la responsabilité de la Responsable du service Familles,
(Cadre d’emplois des Adjoints administratifs– Cat. C)
Sud Ouest - Préfecture de la Charente, la ville d’Angoulême, forte de ses 42 000 habitants, est également le centre de la première agglomération du département (141 000 habitants). Capitale de l’Image, désignée ville créative de l’UNESCO au titre de la littérature Bande Dessinée et labellisée Qualivilles®, elle bénéficie d’un positionnement stratégique sur l’axe Paris-Bordeaux. Au travers d’un projet éducatif de territoire ambitieux, Angoulême impulse également une politique de l’enfance engagée et volontaire qui lui permet d’être reconnue Cité Éducative pour ses quartiers prioritaires, Ville Amie des Enfants grâce au partenariat avec l’Unicef, ou encore Ville active PNNS et labellisé Territoire Bio engagé, grâce notamment à son engagement sur la qualité de sa restauration…
Dans cette dynamique, la Direction de l'Enfance, a pour mission principale d’accueillir tous les enfants dès leur plus jeune âge au sein des structures Petite Enfance et des écoles de la Ville.
Sous l'autorité de la Directrice de l'Enfance et du Directeur Adjoint et sous la responsabilité de la Responsable du service Familles,
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Accueil, information et orientation des usagers et des familles :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Traiter les demandes numériques ;
• Accompagner les usagers dans la formulation de leurs besoins ;
• Présenter aux familles les dispositifs et modalités d’accueil de la collectivité ;
• Présenter les différentes démarches dans le cadre des inscriptions petite-enfance et scolaire ;
• Orienter les familles dans les choix des procédures adéquates.
Gestion et suivi des inscriptions Petite Enfance et scolaire :
• Vérifier la recevabilité des dossiers d’inscription scolaire ;
• Vérifier les demandes d’accueils occasionnels et réguliers en Établissement d’Accueil du Jeune Enfant (EAJE) ;
• Planifier et organiser les rendez-vous avec les familles sollicitant un accueil EAJE en lien avec le Relais Petite Enfance ;
• Créer et suivre les dossiers des familles sur le logiciel métier ;
• Assurer une veille et l’actualisation des données des familles sur le logiciel ;
• Signaler et rendre compte des difficultés (procédure, situations complexes, réclamation des familles) ;
• Assurer la tenue des tableaux de bord ;
• Trier, classer,archiver.
Mandataire des règlements des activités Petite enfance et scolaire et co-gestion de la facturation Petite-Enfance :
• Expliquer aux familles le fonctionnement et les modalités de facturation dans le respect du cadre réglementaire ;
• Encaisser les règlements des familles ;
• Consigner les opérations et encaissements réalisés par les familles sur le logiciel métier ;
• Établir un état de caisse journalier ;
En suppléance de la coordinatrice Petite Enfance :
• Co-gérer la mise à jour annuelle des données familles relatives à la facturation
• Vérifier la bonne saisie des contrats Petite Enfance (tarif horaire, dégressivité appliquée...)
• Vérifier mensuellement les horaires réalisés par les familles en Petite Enfance et la correspondance avec leur contrat
• Éditer et transmettre via le portail les factures aux familles ou aux tiers de la Petite Enfance
Participer au projet de service et projets transverses de la Direction de l’Enfance:
• Participer aux réunions de service et réunions partenariales ;
• Participer aux différents projets du service et plus largement de la Direction de l’Enfance
Accueil, information et orientation des usagers et des familles :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Traiter les demandes numériques ;
• Accompagner les usagers dans la formulation de leurs besoins ;
• Présenter aux familles les dispositifs et modalités d’accueil de la collectivité ;
• Présenter les différentes démarches dans le cadre des inscriptions petite-enfance et scolaire ;
• Orienter les familles dans les choix des procédures adéquates.
Gestion et suivi des inscriptions Petite Enfance et scolaire :
• Vérifier la recevabilité des dossiers d’inscription scolaire ;
• Vérifier les demandes d’accueils occasionnels et réguliers en Établissement d’Accueil du Jeune Enfant (EAJE) ;
• Planifier et organiser les rendez-vous avec les familles sollicitant un accueil EAJE en lien avec le Relais Petite Enfance ;
• Créer et suivre les dossiers des familles sur le logiciel métier ;
• Assurer une veille et l’actualisation des données des familles sur le logiciel ;
• Signaler et rendre compte des difficultés (procédure, situations complexes, réclamation des familles) ;
• Assurer la tenue des tableaux de bord ;
• Trier, classer,archiver.
Mandataire des règlements des activités Petite enfance et scolaire et co-gestion de la facturation Petite-Enfance :
• Expliquer aux familles le fonctionnement et les modalités de facturation dans le respect du cadre réglementaire ;
• Encaisser les règlements des familles ;
• Consigner les opérations et encaissements réalisés par les familles sur le logiciel métier ;
• Établir un état de caisse journalier ;
En suppléance de la coordinatrice Petite Enfance :
• Co-gérer la mise à jour annuelle des données familles relatives à la facturation
• Vérifier la bonne saisie des contrats Petite Enfance (tarif horaire, dégressivité appliquée...)
• Vérifier mensuellement les horaires réalisés par les familles en Petite Enfance et la correspondance avec leur contrat
• Éditer et transmettre via le portail les factures aux familles ou aux tiers de la Petite Enfance
Participer au projet de service et projets transverses de la Direction de l’Enfance:
• Participer aux réunions de service et réunions partenariales ;
• Participer aux différents projets du service et plus largement de la Direction de l’Enfance
Profils recherchés
Compétences attendues :
• Intérêts pour les secteurs Petite Enfance et scolaire ;
• Appétence pour l’accueil des publics et Maîtrise souhaitée des techniques d’accueil, d’écoute active ;
• Maîtrise de la communication orale et écrite ;
• Détenir des qualités rédactionnelles et relationnelles ;
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Capacité d’autonomie et d’organisation de son temps de travail ;
• Savoir rendre compte ;
• Sens du travail d’équipe ;
• Neutralité, discrétion, disponibilité, réactivité, diplomatie, rigueur.
Contraintes ou sujétions particulières :
Manipulation de fonds – Forte polyvalence
Information complémentaires :
Temps de travail : Du lundi au vendredi
25 jours de congés et 23 jours de RTT, sur la base de 39 heures hebdomadaires + 2 jours de congés de fractionnement sous condition.
Des avantages pour faciliter la vie de chacun
- Une participation financière à la mutuelle de santé et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe et en fonction des revenus)
- Une prime de fin d’année
- Un accompagnement sur les déplacements domicile-travail : prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports publics + forfait mobilité durable
- CNAS (billetterie, voyages, prime de rentrée scolaire etc...)
- Comité d’action sociale proposant diverses actions tout au long de l’année
• Intérêts pour les secteurs Petite Enfance et scolaire ;
• Appétence pour l’accueil des publics et Maîtrise souhaitée des techniques d’accueil, d’écoute active ;
• Maîtrise de la communication orale et écrite ;
• Détenir des qualités rédactionnelles et relationnelles ;
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Capacité d’autonomie et d’organisation de son temps de travail ;
• Savoir rendre compte ;
• Sens du travail d’équipe ;
• Neutralité, discrétion, disponibilité, réactivité, diplomatie, rigueur.
Contraintes ou sujétions particulières :
Manipulation de fonds – Forte polyvalence
Information complémentaires :
Temps de travail : Du lundi au vendredi
25 jours de congés et 23 jours de RTT, sur la base de 39 heures hebdomadaires + 2 jours de congés de fractionnement sous condition.
Des avantages pour faciliter la vie de chacun
- Une participation financière à la mutuelle de santé et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe et en fonction des revenus)
- Une prime de fin d’année
- Un accompagnement sur les déplacements domicile-travail : prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports publics + forfait mobilité durable
- CNAS (billetterie, voyages, prime de rentrée scolaire etc...)
- Comité d’action sociale proposant diverses actions tout au long de l’année
Contact et modalités de candidature
Contact
0545389381
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l’attention de
Monsieur le Maire
1, Place de l'Hôtel de Ville
CS 42216
16016 ANGOULEME Cedex
drh-recrutement@mairie-angouleme.fr
Monsieur le Maire
1, Place de l'Hôtel de Ville
CS 42216
16016 ANGOULEME Cedex
drh-recrutement@mairie-angouleme.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.