Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O016241122000098
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
37 Rue Gaston Briand, Segonzac (Charente)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
23/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Etablissement Public d'accueil d'étudiants et de stagiaires en formation professionnelle
L'agent sera sous l'autorité fonctionnel des enseignants responsables de diplômes.
L'agent sera sous l'autorité fonctionnel des enseignants responsables de diplômes.
Missions / conditions d'exercice
• accueil téléphonique et physique des intervenants, des enseignants et des étudiants, fourniture du matériel nécessaire aux interventions
• Organisation des journées de rentrée universitaire (Lpro + M1 + M2)
• gestion des absences, dispenses, abandons et présences obligatoires des étudiants en alternance
• gestion de la scolarité (inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, saisie des notes de contrôle continu et des partiels, relevés de notes, procès-verbaux de délibération),
• gestion des logiciels APOGEE, ADE / UP PLANNING, Arexis, Noltilus, Ametys
• membre de « l’équipe de suivi de la Lpro et du M1 + M2 »
• assistance et communication régulière (par mail et par téléphone) avec les responsables de diplômes (Lpro, M1 et M2 DGCS et CIS)
• gestion de la communication entre les responsables de diplômes et les étudiants, entre les intervenants et les étudiants
• élaboration et gestion des emplois du temps en liaison avec les responsables pédagogiques, et les intervenants
• gestion des demandes d’ordres de mission des intervenants extérieurs sur IRIS
• organisation matérielle des sessions d’examens,
• suivi des notes de contrôle continu et des examens (élaboration du planning, réception des sujets à photocopier, préparation de la salle, envoi des copies pour correction
• gestion et diffusion des offres reçues,
• gestion des conventions et du suivi de l’étudiant en entreprise sur Arexis,
• organisation des soutenances (collecte des évaluations en entreprises, des attestations de remise de rapports de stage, apprentissage, contrat pro).
• Gestion des absences sur le LEA (livret électronique de l’apprenti – CFA Sup Nouvelle Aquitaine)
• Suivi des fiches de présence mensuelles avec Université de Poitiers&Pro
• suivi des candidatures, gestion de la procédure des sessions de recrutement sur l’application E-candidat et Mon Master
• co-réalisation de documents d’information,
• transmission des informations actualisées pour le site internet du Campus des Valois
• interface avec les deux composantes (faculté de Droit / IAE) pour toutes les questions administratives et suivi pédagogique des étudiants en liaison avec les responsables de diplômes,
• présence à des réunions de scolarité à Poitiers
• bons de commande avec comptabilité CDV ou comptabilité Fac droit
• Organiser, et éventuellement accompagner les visites d’entreprises,
• co-organiser avec les étudiants, et éventuellement accompagner le voyage pédagogique annuel « Tour de France des spiritueux »
• participer à l’organisation de colloques, forums, évènements particuliers, etc.
• liens avec les acteurs locaux (associations, collège, mairie, Grand Cognac, Crédit Agricole, etc.)
• recenser besoins en matériel pédagogique
• commander spiritueux chaque année en fonction des besoins pédagogiques des intervenants
• Organisation des journées de rentrée universitaire (Lpro + M1 + M2)
• gestion des absences, dispenses, abandons et présences obligatoires des étudiants en alternance
• gestion de la scolarité (inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, saisie des notes de contrôle continu et des partiels, relevés de notes, procès-verbaux de délibération),
• gestion des logiciels APOGEE, ADE / UP PLANNING, Arexis, Noltilus, Ametys
• membre de « l’équipe de suivi de la Lpro et du M1 + M2 »
• assistance et communication régulière (par mail et par téléphone) avec les responsables de diplômes (Lpro, M1 et M2 DGCS et CIS)
• gestion de la communication entre les responsables de diplômes et les étudiants, entre les intervenants et les étudiants
• élaboration et gestion des emplois du temps en liaison avec les responsables pédagogiques, et les intervenants
• gestion des demandes d’ordres de mission des intervenants extérieurs sur IRIS
• organisation matérielle des sessions d’examens,
• suivi des notes de contrôle continu et des examens (élaboration du planning, réception des sujets à photocopier, préparation de la salle, envoi des copies pour correction
• gestion et diffusion des offres reçues,
• gestion des conventions et du suivi de l’étudiant en entreprise sur Arexis,
• organisation des soutenances (collecte des évaluations en entreprises, des attestations de remise de rapports de stage, apprentissage, contrat pro).
• Gestion des absences sur le LEA (livret électronique de l’apprenti – CFA Sup Nouvelle Aquitaine)
• Suivi des fiches de présence mensuelles avec Université de Poitiers&Pro
• suivi des candidatures, gestion de la procédure des sessions de recrutement sur l’application E-candidat et Mon Master
• co-réalisation de documents d’information,
• transmission des informations actualisées pour le site internet du Campus des Valois
• interface avec les deux composantes (faculté de Droit / IAE) pour toutes les questions administratives et suivi pédagogique des étudiants en liaison avec les responsables de diplômes,
• présence à des réunions de scolarité à Poitiers
• bons de commande avec comptabilité CDV ou comptabilité Fac droit
• Organiser, et éventuellement accompagner les visites d’entreprises,
• co-organiser avec les étudiants, et éventuellement accompagner le voyage pédagogique annuel « Tour de France des spiritueux »
• participer à l’organisation de colloques, forums, évènements particuliers, etc.
• liens avec les acteurs locaux (associations, collège, mairie, Grand Cognac, Crédit Agricole, etc.)
• recenser besoins en matériel pédagogique
• commander spiritueux chaque année en fonction des besoins pédagogiques des intervenants
Profils recherchés
SAVOIR :
- Bonne connaissance de l'Université de Poitiers
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité;
- gérer l'intégration des étudiants, et l'accueil des formations
- maîtrise des outils et logiciels métiers
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
- Respecter le devoir de réserve vis à vis des enseignements
- Bonne connaissance de l'Université de Poitiers
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité;
- gérer l'intégration des étudiants, et l'accueil des formations
- maîtrise des outils et logiciels métiers
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
- Respecter le devoir de réserve vis à vis des enseignements
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.