Assistant de pôle
Offre n° O016240920000145
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville, Gond-Pontouvre (Charente)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
05/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Traitement indiciaire + régime indemnitaire statutaire + prime de fin d’année + avantages CNAS + participation de l’employeur à la protection sociale
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la responsabilité du responsable du pôle aménagement et cadre urbain, vous serez chargé(e) du secrétariat du pôle, de l’accueil physique et téléphonique des usagers et, à ce titre, assurerez les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Accueil et secrétariat pour l’ensemble du pôle :
- accueillir physiquement le public (administrés, entreprises, partenaires, …)
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- prendre les messages et les transmettre aux services
- travailler en collaboration avec l’ensemble des services
- recevoir les demandes des usagers, entreprises, concessionnaires, associations et les transmettre aux services compétents
- recevoir et transmettre aux services, les signalements de problèmes dans les bâtiments communaux (fuites d’eau, pannes, interventions d’entreprises, livraisons…) ou sur la voirie et l’espace public. En assurer la traçabilité
- réceptionner, enregistrer et répartir le courrier du pôle
- mettre en forme les courriers sortants du pôle et en assurer le suivi de signature et d’envoi
Assistance au service urbanisme
- réceptionner les demandes d’urbanisme, effectuer un premier niveau de contrôle, les enregistrer et les transmettre au service ADS de Grand Angoulême
- assurer par télétransmission les envois et les réceptions des documents d’urbanisme par OXALIS au service instructeur (ADS Grand Angoulême) et envois par courrier des décisions aux pétitionnaires
- garantir la transmission des arrêtés et documents d’urbanisme au contrôle de légalité
- enregistrer les arrêtés d’urbanisme dans l’outil métier et garantir leur affichage réglementaire
- envoyer les documents relatifs aux ouvertures et achèvements de chantiers
- mettre en forme et transmettre les réponses aux demandes de renseignements d’urbanisme adressées par les notaires en lien avec le service compétent
- classer et archiver les dossiers d’urbanisme
*voirie en lien avec le technicien
- établir les arrêtés de circulation et d’autorisation de voirie
- assurer l’envoi aux différents destinataires
- enregistrer tous les arrêtés dans le logiciel REDA
* achats publics
- établir les bons de commandes et les transmettre au service des finances et aux fournisseurs
Mission annexe : gérer les clés de l’ensemble des bâtiments communaux.
Accueil et secrétariat pour l’ensemble du pôle :
- accueillir physiquement le public (administrés, entreprises, partenaires, …)
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- prendre les messages et les transmettre aux services
- travailler en collaboration avec l’ensemble des services
- recevoir les demandes des usagers, entreprises, concessionnaires, associations et les transmettre aux services compétents
- recevoir et transmettre aux services, les signalements de problèmes dans les bâtiments communaux (fuites d’eau, pannes, interventions d’entreprises, livraisons…) ou sur la voirie et l’espace public. En assurer la traçabilité
- réceptionner, enregistrer et répartir le courrier du pôle
- mettre en forme les courriers sortants du pôle et en assurer le suivi de signature et d’envoi
Assistance au service urbanisme
- réceptionner les demandes d’urbanisme, effectuer un premier niveau de contrôle, les enregistrer et les transmettre au service ADS de Grand Angoulême
- assurer par télétransmission les envois et les réceptions des documents d’urbanisme par OXALIS au service instructeur (ADS Grand Angoulême) et envois par courrier des décisions aux pétitionnaires
- garantir la transmission des arrêtés et documents d’urbanisme au contrôle de légalité
- enregistrer les arrêtés d’urbanisme dans l’outil métier et garantir leur affichage réglementaire
- envoyer les documents relatifs aux ouvertures et achèvements de chantiers
- mettre en forme et transmettre les réponses aux demandes de renseignements d’urbanisme adressées par les notaires en lien avec le service compétent
- classer et archiver les dossiers d’urbanisme
*voirie en lien avec le technicien
- établir les arrêtés de circulation et d’autorisation de voirie
- assurer l’envoi aux différents destinataires
- enregistrer tous les arrêtés dans le logiciel REDA
* achats publics
- établir les bons de commandes et les transmettre au service des finances et aux fournisseurs
Mission annexe : gérer les clés de l’ensemble des bâtiments communaux.
Profils recherchés
- BAC PRO minimum ou expérience souhaitée en secrétariat
- connaissance du fonctionnement des collectivités
- sens du service public
- savoir travailler en équipe
- maîtrise des techniques de communication
- savoir s’adapter aux différents publics
- notion en droit de l’urbanisme
- notions de base sur les marchés publics
- notions de base en comptabilité publique
- connaissance des outils de bureautique, des logiciels d’applications (OXALIS,WEBAGGLO, STELA, REDA…)
* Qualités requises :
- forte aptitude à la communication
- esprit d’équipe
- réserve, neutralité, diplomatie, patience
- capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de la demande
- maîtrise de l’orthographe
- être organisé, rigoureux et méthodique
- discrétion et secret professionnel
- connaissance du fonctionnement des collectivités
- sens du service public
- savoir travailler en équipe
- maîtrise des techniques de communication
- savoir s’adapter aux différents publics
- notion en droit de l’urbanisme
- notions de base sur les marchés publics
- notions de base en comptabilité publique
- connaissance des outils de bureautique, des logiciels d’applications (OXALIS,WEBAGGLO, STELA, REDA…)
* Qualités requises :
- forte aptitude à la communication
- esprit d’équipe
- réserve, neutralité, diplomatie, patience
- capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de la demande
- maîtrise de l’orthographe
- être organisé, rigoureux et méthodique
- discrétion et secret professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0545687240
Informations complémentaires
Adresser : lettre de candidature manuscrite + CV + dernier arrêté de situation administrative à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville de Gond-Pontouvre
16160 GOND-PONTOUVRE
AVANT le 20 OCTOBRE 2024
Entretiens prévus semaine 46
Pour tous renseignements complémentaires : M. LENOBLE Jean-Luc 05.45.68.72.40
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville de Gond-Pontouvre
16160 GOND-PONTOUVRE
AVANT le 20 OCTOBRE 2024
Entretiens prévus semaine 46
Pour tous renseignements complémentaires : M. LENOBLE Jean-Luc 05.45.68.72.40
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.