1. PrESENTATION DE LA STRUCTURE
Dans un cadre naturel privilégié et préservé, la communauté de communes « Rochefoucauld-Porte du Périgord » est idéalement située à l’est d’Angoulême (40 min.), aux portes du Périgord Vert, avec un accès facilité aux agglomérations proches (Limoges : 1h ; Bordeaux et la Côte atlantique : 2h). Son territoire périurbain et rural est structuré autour de deux pôles de services que sont La-Rochefoucauld-en-Angoumois (4026 habitants) et Montbron (2060 habitants), disposant de nombreux services (commerces, salle culturelle, cinéma, piscines d’été, patrimoine remarquable…). De nombreux services permettent de concilier aisément vie professionnelle et personnelle dans un cadre de vie agréable.
Acteur public engagé dans la transition énergétique et écologique, elle est composée de 27 communes (22 000 habitants ; 469 km2) et rassemble environ 140 agents qui contribuent quotidiennement à la gestion des équipements publics, l’exercice des compétences transférées et la conduite des projets structurants pour des services publics de proximité et de qualité visant à répondre aux attentes des habitants.
Ils.Elles exercent près de 50 métiers différents dans les domaines du développement durable, l’économie, le cycle de l’eau, l’aménagement du territoire, l’entretien du patrimoine bâti et non bâti, la culture, le tourisme, les politiques sociales, le scolaire, l’enfance et la jeunesse, France services ainsi que les missions supports et ressources administratives et techniques.
La Communauté de communes est engagée dans des projets structurants pour le territoire (construction d’un nouveau siège communautaire à Montbron, et un pôle enfance-jeunesse sur le bassin rupificaldien), et des programmes répondant à des enjeux de transition (Petites Villes de Demain, Conseil en Énergie partagé).
Déployant une politique favorisant le développement des compétences professionnelles, la Rochefoucauld-Porte-du-Périgord est soucieuse d’une qualité de vie au travail favorable à un équilibre personnel et professionnel (télétravail pour les postes éligibles, souplesse du rythme hebdomadaire suivant les nécessités de service, ateliers professionnels de cohésion).
Nous rejoindre, c’est évoluer dans des équipes aux profils variés, accéder à des parcours enrichissants, dans un cadre environnemental vert et dynamique aux frontières de la ville et de la campagne, attentif à l’humain et l’équité professionnelle.

2. DESCRIPTION DU POSTE ET DES MISSIONS

Au sein du service « Les Carmes », composée de 5 agents, rattaché à la Direction « Culture, Communication, Tourisme et Vie associative », sous l’autorité directe de la Responsable de la salle culturelle, l’Administrateur.Administratrice assure, en principal, la gestion administrative et financière du service, et de la billetterie.
À ce titre, il.elle recueille et traite les informations, assure le traitement et la gestion des dossiers administra-tifs, de gestion financière et comptable du service dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires,e t assiste la responsable de la salle dans l’organisation du fonctionnement du service.
En contact avec le public de la salle de spectacle, notamment pendant les heures d’ouverture de la billetterie, l’Administrateur.Administratrice devra faire preuve d’un vrai sens de l’accueil et des relations publiques, et devra notamment être en mesure de répondre aux questions des spectateurs, relatives à la programmation, ainsi que solliciter leur curiosité.

Les candidatures seront traitées au fil de l'eau tenant compte du souhait de recrutement en décembre 2024 afin de permettre un tuilage avec l'agent actuellement en poste.

MISSIONS PRINCIPALES À ASSURER PAR L’AGENT:

Gestion administrative
• Accueille et renseigne les différents interlocuteurs
• Traite les dossiers administratifs et financiers (gestion des informations, classement, archivage)
• Instruit et rédige toutes les conventions et les contrats liés aux activités de la salle culturelle (location, mises à disposition, partenaires, cessions, résidences…),
• Procède à l’embauche des intermittents dans le respect des procédures associées,
• Rédige les notes préparatoires aux arrêtés liés à la salle de spectacles (demande de subvention, arrêtés des tarifs de billetterie, location de salle …)
• Organise les hébergements et la restauration des équipes artistiques (recherche de l’hébergeur, restaurateurs, réception et suivi des devis, suivi de facturations…),
• Gère et met à jour les feuilles de route des équipes artistiques accueillies
• Assiste la responsable du service pour toutes missions administratives (courriers divers, envois postaux, préparation de réunions, notes…)
• Assure une veille juridique et économique pour le service (en lien avec la direction de rattachement et les services de l’EPCI)
• Assure le lien avec les administrateurs de « La Palène » (Rouillac) et la « Canopée » (Ruffec) réunis au sein de l’association « 3 aiRes »
• Participe ponctuellement en présentiel aux évènements culturels portés par les Carmes en tant que de besoins (accueil des spectateurs et acteurs institutionnels)

Gestion financière
• Participe à la préparation et à l’élaboration des budgets et bilans financiers de la salle de spectacles avec la direction,
• Participe à la recherche de financements en lien avec la direction (subventions, mécénats...), réalise et constitue les dossiers de subventions et en assure le suivi,
• Met en place la comptabilité analytique de la salle et en assure le suivi en lien avec les services Finances et Comptabilité de la Communauté de communes,
• Instruit les déclarations liées aux spectacles (TVA, droits d’auteurs, SIBIL…),
• Rédige les devis, les factures et le suivi pour les locations,
• Assure la réception, le traitement, la vérification et le classement des pièces comptables, ainsi que le suivi de la facturation fournisseurs
• Instruit et suit les commandes du service (fournitures administratives et de fonctionnement de la salle)


Gestion de la billetterie de la salle de spectacles :
• Assure la fonction de régisseur des recettes de billetterie et de location des salles, en assure le contrôle et le suivi (formation statutaire obligatoire + logiciel métier)
• Paramètre le logiciel de billetterie, assure la relation avec le prestataire et développe l’utilisation du logiciel (Labilletterie-Supersoniks),
• Participe à la réflexion quant à la politique tarifaire,
• Assure les permanences de billetterie (mercredi après-midi et samedi matin) et la billetterie certains soirs de spectacle (en partage avec la médiatrice), suivi et traitement des dossiers (réservations, ventes, abonnements, annulations)
• Effectue les réservations, les devis, la facturation et le suivi pour les établissements scolaires et autres partenaires
• Gère les mises en vente auprès des distributeurs partenaires,
• Effectue les offres auprès du Pass culture et en assure le suivi,
• Contrôle et encaisse la billetterie,
• Assure les dépôts bancaires de la régie,
• Assure, paramètre et gère les mises en ventes via les billetteries externes (réseaux ticketmaster, fran-cebillet…)
• Assure la mise à jour des fichiers abonnés, participe à l’analyse des résultats


CONDITIONS DE TRAVAIL
Date de recrutement souhaitée : 01/12/2024 dans l’idéal
Lieu de travail : La Rochefoucauld en Angoumois (16110) – Salle culturelle Les Carmes
Poste à temps complet : 35h00
Temps de travail sur annualisation
Horaires : fixes du mardi au vendredi + samedi matin (09h30-13h30)

Moyens dévolus au poste :
Bureau individuel + ordinateur + téléphone
Déplacements ponctuels sur le territoire de l’EPCI ou départemental

Sujétions particulières :
Possibilité de travail en soirée, en week-end ans le cadre de l’annualisation et pour répondre aux besoins liés aux évènements de la salle des Carmes
Permis B indispensable et véhicule personnel (remboursement de frais)

PROFIL DU CANDIDAT RECHERCHÉ
Formation de base : formation initiale dans les domaines de la gestion-comptabilité
Niveaux de diplôme
- BEP métiers de la comptabilité
- Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)
- BTS Comptabilité et gestion (CG)
- BUT Gestion des entreprises et administrations (GEA - option comptable, fiscale et financière)
- Licence Professionnelle Gestion de projets et structures artistiques et culturels

Expérience antérieure :
- Débutant pour les détenteurs d’un diplôme BAC à BAC + 2/3
- OU Expérience professionnelle significative dans l’emploi d’Administrateur.Administratrice d'un équipement culturel

Savoirs :
• Connaissance du secteur artistique et culturel, de ses réseaux professionnels et de son environnement juridique, fiscal, social et institutionnel
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et procédures administratives liées
• Maîtrise des outils budgétaires, bureautiques et comptables
• Maîtrise du logiciel « Labilletterie-Supersoniks » appréciée (sinon formation proposée)

Savoirs faire :
• Rédaction, analyse et synthèse
• Conception de tableaux de bord
• Gestion de projets
• Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone.
• Informer, conseiller les publics et partenaires sur les spectacles et le fonctionnement de la salle
• Communiquer les informations

Savoir être :
• Polyvalence
• Adaptation aux changements
• Aisance verbale
• Travail en équipe
• Réactivité
• Autonomie
• Rigueur