Suite à une mutation vers une autre collectivité le poste d'agent d'accueil polyvalent est vacant.
Les missions sont réalisées suus la responsabilité de Monsieur le Maire ou des adjoints et sous l'autorité de la Directrice Générale des Services.

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

• Accueillir le public sur place ou par téléphone (assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (disposition des meubles, de l’affichage...) ;
• Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité, les missions et horaires des différents services) et des principaux partenaires,
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs) ;
• Gérer les demandes de la population qui peuvent être traitées au niveau de l’accueil (réceptionner les documents pour les services instructeurs (ex : déclaration d’ouverture de chantier, déclaration d’achèvement de travaux...), pré établir les copies actes d’Etat civil...

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation:

• Gestion de la messagerie institutionnelle mairie (attribution, suivi, archivage)
• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
• Assurer le traitement des courriers départ (copies numériques et papier lorsque nécessaire)
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation (assurer annuellement un tri dans les magazines et abonnements)
• Classement et archivage régulier des documents
• Mise à jour de l’agenda du maire
• Réalisation des plannings d’astreinte élus

Gestion de la réservation des salles communales et de la relation aux associations:

• Réceptionner et traiter les demandes de réservation des salles ;
• Préparer les contrats de location et assurer leur suivi (diffusion, préparation des états des lieux, des clés...) ;
• Compléter l’agenda partagé afin que les services techniques et d’entretien aient accès aux occupations de la salle et puissent adapter leur activité ;
• Assurer, de concert avec l’élu référent, la relation aux associations (occupation des salles, partage de communications, demandes de subventions annuelles)
• Gestion des clés des sites (recensement, tenue d’un registre)

Assistance à la directrice générale des services:
• Rédaction de courriers de 1er niveau,
• Classement et archivage des courriers/documentation reçues par la DGS,
• Appui à l’organisation des conseils municipaux, commissions et réunions diverses : préparation et diffusion des convocations, mise en forme et diffusion de compte rendu et de délibérations, prise de note, logistique (préparer et ranger la salle de réunion), mise en forme de supports (power point),
• Missions diverses (sollicitation d’informations auprès de partenaires, réalisations de devis, prise de rdv...)

Communication numérique et magazine communal:

• Diffusion d’informations sur les différents supports de communication (site internet, application Intramuros, réseaux sociaux). S'agissant du site interne, le prestataire assure des formations.
• Participer à la conception et à la mise en page du magazine communal
• Validation des « bons à tirer » et suivi de la livraison et de la distribution, en lien avec les élus référents.

Commande de fournitures administratives (2 à 3 fois par an):

• Recenser les besoins auprès des services
• Passer et suivre les commandes, leur réception et leur rangement

En l’absence de collègues:
• Etat civil : Instruction et constitution les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, etc.), recensement militaire, renseignements apportés au public, inscription sur les listes électorales ;
• Cimetière : Vente des concessions et cavurnes
• Urbanisme : traitement des dossiers en lien avec le service application du droit des sols de GrandAngoulême

SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point…)
- Statut de la Fonction Publique Territoriale, de ses structures et son fonctionnement
- Notions en Etat civil / Cimetière / Urbanisme serait un plus
-
SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation
- Bonne expression écrite et orale
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions variées
- Travail en transversalité
- Discrétion
- Être organisé et méthodique, savoir prioriser ses tâches

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique, esprit d’initiative
- Capacité d’écoute