Assistant/e de direction
Offre n° O014240925001106
Publiée le 25/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Saint-Aubin-sur-Mer est une commune française, située dans le département du Calvados en région Normandie, peuplée de 2 165 habitants.
Station balnéaire et touristique de la Côte de Nacre, elle est surnommée « la Reine de l'iode ».
Elle est rattachée à la Communauté de communes C ur de Nacre. La commune est une station balnéaire de la Côte de Nacre. Son bourg est à 5 km au nord-ouest de Douvres-la-Délivrande à 18 km au nord de Caen et à 27 km à l'est de Bayeux.
Station balnéaire et touristique de la Côte de Nacre, elle est surnommée « la Reine de l'iode ».
Elle est rattachée à la Communauté de communes C ur de Nacre. La commune est une station balnéaire de la Côte de Nacre. Son bourg est à 5 km au nord-ouest de Douvres-la-Délivrande à 18 km au nord de Caen et à 27 km à l'est de Bayeux.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 41, rue maréchal joffre, Saint-Aubin-sur-Mer (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
27/10/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération statutaire
Descriptif de l'emploi
La commune de Saint-Aubin-sur-Mer recrute un/e assistant/e de direction à la direction générale des services sur un accroissement temporaire d’activité d’un an.
Vous assisterez et apporterez une aide permanente à la directrice générale des services dans le cadre de ses missions, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vous assisterez et apporterez une aide permanente à la directrice générale des services dans le cadre de ses missions, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions d’assistant/e à la direction générale des services :
Organisationnelles :
• Accueil physique et téléphonique
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Prendre en compte et centraliser les demandes des services
• Gestion de l’agenda
• Planifier et organiser les différents événements professionnels : réunions, déplacements
• Réception, ouverture, enregistrement et diffusion hebdomadaire du courrier
• Centraliser les parapheurs pour contrôle à la directrice générale des services
• Retourner les parapheurs signés aux différents services
• Classement et archivage des dossiers
Rédactionnelles :
• Mettre en forme de travaux de bureautique
• Rédiger des projets de réponses aux courriers divers selon les décisions transmises
• Préparer les réunions, commissions, conseils municipaux : contenus et convocations.
• Rédiger l’ensemble des comptes-rendus
• Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux
Gestion et suivi
• Rechercher, préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions de la directrice générale des services : documentations règlementaires, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions …
• Transmettre les délibérations du conseil municipal au contrôle de légalité
• Diffuser les informations liées aux fonctionnements des services : délibérations, notes de services, compte-rendu de réunions ...
• Assurer le suivi avec les prestataires informatiques et techniques pour tous les dépannages internes
• Soutien à l’instruction de dossiers et application des procédures administratives
• Avoir connaissance de l’ensemble des projets et activités de la direction en cours
Organisationnelles :
• Accueil physique et téléphonique
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Prendre en compte et centraliser les demandes des services
• Gestion de l’agenda
• Planifier et organiser les différents événements professionnels : réunions, déplacements
• Réception, ouverture, enregistrement et diffusion hebdomadaire du courrier
• Centraliser les parapheurs pour contrôle à la directrice générale des services
• Retourner les parapheurs signés aux différents services
• Classement et archivage des dossiers
Rédactionnelles :
• Mettre en forme de travaux de bureautique
• Rédiger des projets de réponses aux courriers divers selon les décisions transmises
• Préparer les réunions, commissions, conseils municipaux : contenus et convocations.
• Rédiger l’ensemble des comptes-rendus
• Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux
Gestion et suivi
• Rechercher, préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions de la directrice générale des services : documentations règlementaires, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions …
• Transmettre les délibérations du conseil municipal au contrôle de légalité
• Diffuser les informations liées aux fonctionnements des services : délibérations, notes de services, compte-rendu de réunions ...
• Assurer le suivi avec les prestataires informatiques et techniques pour tous les dépannages internes
• Soutien à l’instruction de dossiers et application des procédures administratives
• Avoir connaissance de l’ensemble des projets et activités de la direction en cours
Profils recherchés
Savoir être :
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Sens du service public
• Respect hiérarchique
• Capacité organisationnelle
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Réactivité
• Sens de l’écoute
• Bienveillance
• Courtoisie
Savoir-faire :
• Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe)
• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
• Communication orale et écrite
• Maîtrise des logiciels de bureautique (pack office)
• Connaissance de l’environnement territorial et de ses procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire et d’archivage
Profil recherché :
Expérience similaire souhaitée
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Sens du service public
• Respect hiérarchique
• Capacité organisationnelle
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Réactivité
• Sens de l’écoute
• Bienveillance
• Courtoisie
Savoir-faire :
• Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe)
• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
• Communication orale et écrite
• Maîtrise des logiciels de bureautique (pack office)
• Connaissance de l’environnement territorial et de ses procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire et d’archivage
Profil recherché :
Expérience similaire souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
0231979596
Informations complémentaires
Candidature à adresser à l’attention de Monsieur Le Maire
41 rue du Maréchal Joffre 14750 Saint-Aubin-sur-Mer
ou
rh@saintaubinsurmer.fr
candidature à déposer au plus tard le 27 octobre 2024
41 rue du Maréchal Joffre 14750 Saint-Aubin-sur-Mer
ou
rh@saintaubinsurmer.fr
candidature à déposer au plus tard le 27 octobre 2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.