Agent au service population
Offre n° O013250324000258
Publiée le 24/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
198 Place Pierre Didier Tramoni, Septèmes-les-Vallons (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
selon grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Sous la direction de la Responsable du service, l’agent d’état civil/formalités instruit et constitue les actes d’état-civil, enregistre et délivre des documents administratifs. Assure l’accueil physique et téléphonique des différents publics au sein de sa structure, participe à l’organisation des opérations funéraires, de recensement de la population et du recensement militaire. Il assure la gestion des demandes de Cartes nationales d’identité et de passeports et participe également à l’organisation des élections.
Missions / conditions d'exercice
1. ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics au sein de sa structure
Participer à l'organisation des opérations de recensement de la population et du recensement militaire
Participer à l'organisation des opérations funéraires
Participer à l'organisation des élections sous l'autorité du responsable du secteur
Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
- Assurer les RDV de dépôts et de remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- S'informer et informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
- Assurer le suivi des retours de dossier par le CERT : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,
Etat-Civil
- Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- Etablir les dossiers mariage, baptême et assister l’élu dans la célébration
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Gérer les inhumations et les titres de concession
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
- Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenance permanente du fichier du cimetière
Gestion du recensement militaire
- Enregistrer la demande et remettre l’attestation
Gestion du recensement de la population
- Enregistrer sur le logiciel de l’INSEE les logements recensés.
Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale ;
- Participer aux différentes opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux
Gestion du courrier arrivé par voie postale ou électronique
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
2. ACTIVITES SPECIFIQUES
- Préparer l'organisation des mariages
- Participer à l'organisation des scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement…)
Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics au sein de sa structure
Participer à l'organisation des opérations de recensement de la population et du recensement militaire
Participer à l'organisation des opérations funéraires
Participer à l'organisation des élections sous l'autorité du responsable du secteur
Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
- Assurer les RDV de dépôts et de remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- S'informer et informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
- Assurer le suivi des retours de dossier par le CERT : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,
Etat-Civil
- Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- Etablir les dossiers mariage, baptême et assister l’élu dans la célébration
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Gérer les inhumations et les titres de concession
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
- Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenance permanente du fichier du cimetière
Gestion du recensement militaire
- Enregistrer la demande et remettre l’attestation
Gestion du recensement de la population
- Enregistrer sur le logiciel de l’INSEE les logements recensés.
Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale ;
- Participer aux différentes opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux
Gestion du courrier arrivé par voie postale ou électronique
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
2. ACTIVITES SPECIFIQUES
- Préparer l'organisation des mariages
- Participer à l'organisation des scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement…)
Profils recherchés
« Savoirs »
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Législation en matière électorale
- Législation en matière funéraire
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc...)
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Progiciel de gestion de l'état civil
« Savoir-faire » :
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil
- Contrôler les actes juridiques, attestations et justificatifs fournis
- Etablir les actes de publication pour les mariages
- Expliquer les actes et leurs conséquences
- Expliquer les procédures et les modalités pour les différents actes d'état civil
- Préparer les actes et livret de famille
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Rédiger des courriers, arrêtés, actes administratifs divers
« Savoir-être » (comportement, relationnel…) :
- Être à l’écoute, faire preuve d’empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Être appliqué pour inscrire les mentions sur actes d’état civil
- Être polyvalente
- Conserver son calme dans des situations de stress
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Législation en matière électorale
- Législation en matière funéraire
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc...)
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Progiciel de gestion de l'état civil
« Savoir-faire » :
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil
- Contrôler les actes juridiques, attestations et justificatifs fournis
- Etablir les actes de publication pour les mariages
- Expliquer les actes et leurs conséquences
- Expliquer les procédures et les modalités pour les différents actes d'état civil
- Préparer les actes et livret de famille
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Rédiger des courriers, arrêtés, actes administratifs divers
« Savoir-être » (comportement, relationnel…) :
- Être à l’écoute, faire preuve d’empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Être appliqué pour inscrire les mentions sur actes d’état civil
- Être polyvalente
- Conserver son calme dans des situations de stress
Contact et modalités de candidature
Contact
0491963100
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.