Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O013250312001061
Publiée le 12/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Cours Victor Hugo, Alleins (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
• Prendre en charge le secrétariat général des élus et la gestion des ressources humaines de la mairie
• Superviser l’activité de l’agent en charge des achats et finances (dont paye)
• Superviser l’activité de l’agent en charge des achats et finances (dont paye)
Missions / conditions d'exercice
- • Assurer les tâches de secrétariat général :
- Assister, conseiller et alerter les élus (assurer une veille technique et juridique, suivre les dossiers de contentieux).
- Préparer et assurer le suivi du Conseil Municipal :
préparer les dossiers (recherches techniques et juridiques),
assurer le secrétariat de l’assemblée (convoquer aux réunions, préparer les délibérations et rédiger le compte-rendu),
y participer et y intervenir si nécessaire,
préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil Municipal et du Maire dans le respect du cadre législatif et règlementaire (notifications, délibérations, arrêtés, décisions financières…).
- Préparer et assurer le suivi du Bureau (convoquer aux réunions, monter les dossiers et mettre en œuvre les décisions).
• Prendre en charge la gestion des ressources humaines de la ville :
- Tenir à jour les dossiers des agents
- Réaliser la gestion intégrée (hors paye) des dossiers de personnel : recrutement, carrière des agents congés, position administrative, retraite, cessation d’activité…
- Préparer et transmettre les éléments pour la paye
- Accompagner le développement professionnel des agents (formations, stages, mise à jour des habilitations…)
- Renseigner les agents sur leur situation.
- Réaliser une veille juridique sur le domaine
• Gérer les moyens humains :
- Encadrer, répartir et planifier les activités des agents des services (administratifs, scolaire/périscolaire et entretien) en direct ou en supervision d’un responsable de secteur.
• Superviser l’activité de l’agent en charge de la gestion financière et des achats :
- Exécution du budget : collecter les informations financières, monter les budgets en équilibre, préparer et suivre les délibérations correspondantes, saisir et transmettre le budget, suivre l’exécution (décisions modificatives…).
- Suivi financier : coordonner et contrôler les mandatements, suivre l’exécution comptable, établir les comptes administratifs.
- Réalisation de la paye
- Dossiers de subventions
- Achats et dossiers de marchés publics
- Dossier coworking
- Assister, conseiller et alerter les élus (assurer une veille technique et juridique, suivre les dossiers de contentieux).
- Préparer et assurer le suivi du Conseil Municipal :
préparer les dossiers (recherches techniques et juridiques),
assurer le secrétariat de l’assemblée (convoquer aux réunions, préparer les délibérations et rédiger le compte-rendu),
y participer et y intervenir si nécessaire,
préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil Municipal et du Maire dans le respect du cadre législatif et règlementaire (notifications, délibérations, arrêtés, décisions financières…).
- Préparer et assurer le suivi du Bureau (convoquer aux réunions, monter les dossiers et mettre en œuvre les décisions).
• Prendre en charge la gestion des ressources humaines de la ville :
- Tenir à jour les dossiers des agents
- Réaliser la gestion intégrée (hors paye) des dossiers de personnel : recrutement, carrière des agents congés, position administrative, retraite, cessation d’activité…
- Préparer et transmettre les éléments pour la paye
- Accompagner le développement professionnel des agents (formations, stages, mise à jour des habilitations…)
- Renseigner les agents sur leur situation.
- Réaliser une veille juridique sur le domaine
• Gérer les moyens humains :
- Encadrer, répartir et planifier les activités des agents des services (administratifs, scolaire/périscolaire et entretien) en direct ou en supervision d’un responsable de secteur.
• Superviser l’activité de l’agent en charge de la gestion financière et des achats :
- Exécution du budget : collecter les informations financières, monter les budgets en équilibre, préparer et suivre les délibérations correspondantes, saisir et transmettre le budget, suivre l’exécution (décisions modificatives…).
- Suivi financier : coordonner et contrôler les mandatements, suivre l’exécution comptable, établir les comptes administratifs.
- Réalisation de la paye
- Dossiers de subventions
- Achats et dossiers de marchés publics
- Dossier coworking
Profils recherchés
Relations professionnelles :
• En interne à la commune :
- En relation quotidienne avec le Maire et les élus délégués.
- Travail en collaboration avec les autres cadres de la commune
- Supervision d’un agent
- Les agents de la commune plusieurs fois par semaine
• Les personnes extérieures à la collectivité :
- Les différentes collectivités en relation avec la commune (Syndicats, CDG, Conseil départemental, conseil régional, intercommunalité…)
- Coopération avec d’autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, CDG, CNFPT…)
Exigences requises :
• Compétences techniques :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales.
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et la règlementation du travail
- Maîtriser la rédaction administrative.
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
• Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication, de négociation et de médiation.
- Développer et entretenir un réseau professionnel.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre efficace et réactif. Avoir un esprit d’analyse et de synthèse.
• Compétences managériales :
- Savoir prévoir, organiser, décider, mettre en œuvre contrôler, coordonner et animer.
Conditions et contraintes d’exercice :
• Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction, des pics d’activités (budget et projet de la collectivité).
• Grande disponibilité
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Gestion simultanée de différents dossiers.
• Capacité à développer et actualiser ses connaissances
• En interne à la commune :
- En relation quotidienne avec le Maire et les élus délégués.
- Travail en collaboration avec les autres cadres de la commune
- Supervision d’un agent
- Les agents de la commune plusieurs fois par semaine
• Les personnes extérieures à la collectivité :
- Les différentes collectivités en relation avec la commune (Syndicats, CDG, Conseil départemental, conseil régional, intercommunalité…)
- Coopération avec d’autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, CDG, CNFPT…)
Exigences requises :
• Compétences techniques :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales.
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et la règlementation du travail
- Maîtriser la rédaction administrative.
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
• Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication, de négociation et de médiation.
- Développer et entretenir un réseau professionnel.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre efficace et réactif. Avoir un esprit d’analyse et de synthèse.
• Compétences managériales :
- Savoir prévoir, organiser, décider, mettre en œuvre contrôler, coordonner et animer.
Conditions et contraintes d’exercice :
• Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction, des pics d’activités (budget et projet de la collectivité).
• Grande disponibilité
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Gestion simultanée de différents dossiers.
• Capacité à développer et actualiser ses connaissances
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.