Chargé d'animation
Offre n° O013241231000436
Publiée le 31/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du Champ de Mars, Lançon-Provence (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
► Missions : Service Attractivité:
Gére et assure le suivi des projets d'amélioration du cadre de vie
.(signalétique globale et patrimoniale, charte urbaine, sentiers de randonnées... )
.. Défini les étapes et actions à entreprendre en accord avec la hiérarchie
Elabore et suit un rétro planning
. Participe aux réunions de travail
Organise les réunions initiées par le service attractivité
. Travail collaboratif avec les partenaires (association de commerçants et d'entreprises, services
Rédige les comptes rendus de réunion
. Municipaux, Chambre de Commerces et d'industries...) Coordonne les missions des autres services collaboratifs
Développe le réseau des acteurs économiques locaux et les accompagne
.. Travail de terrain, prospection
.. Référente conseil auprès des entreprises et commerçants
Veille des locaux commerciaux: type de bail, surface, loyers
Relais des aides possibles d'accompagnement de la commune et des partenaires à destination des entreprises et commerces qui souhaiteraient s'installer sur la commune
• Assurer un contact permanent avec les acteurs
Contact avec la chambre de commerce pour mettre à jour la base de données
Assurer la promotion du territoire
Organisation d'événements
{ Marché des producteurs... )
Gérer la partie logistique, en collaboration avec le Pôle technique, la PM, la Communication... ) Rechercher des participants, exposants et prestataires
Gérer la partie administrative des projets (courriers, autorisations, 0D1'... )
Tenir informé le supérieur hiérarchique du suivi des actions et fournir un compte rendu des réunions
Diffusion sur les réseaux sociaux
Mise à jour de l'annuaire économique sur un fichier Excel et sur le site internet de la Mairie Publication sur Faccbook des nouveaux commerces et transmission des info1mations au service communication pour les bulletins municipaux
Proposer des actions de communication et mettre en place les actions validées par le service com
Projets de mise en valeur du territoire
• Ex : signalétique
Cogestion administrative des occupations du domaine public
• Cogestion avec la police municipale et en lien avec la Direction Générale des demandes d'OIJP pour les événements organisés ou coordonnés par la Direction de la Vie Locale el les demandes reçues en Mairie {Lançon Noël, Food truck hors marché hebdomadaire du mardi)
--. réception des demandes, demande d'avis à l'élue déléguée, arrêté par Police Municipale...
Assurer le relai des offres d'emploi communales et exceptionnelles et des événements liés à l'emploi et à la formation
(En partenariat avec Pôle Emploi, la Mission Locale, et les associations de cornn1erçants, artisans et entrepreneurs du territoire)
Prospection et tri sur leurs sites et pages Facebook
Relation avec les conseillers (calendrier des permanences, offres d'emploi... )
• Publication sur le Site Internet et sur la page Facebook de la Mairie
Participation à la gestion et l'élaboration du budget, suivi, saisie des bons de commande dématérialisés et suivi.
Gére et assure le suivi des projets d'amélioration du cadre de vie
.(signalétique globale et patrimoniale, charte urbaine, sentiers de randonnées... )
.. Défini les étapes et actions à entreprendre en accord avec la hiérarchie
Elabore et suit un rétro planning
. Participe aux réunions de travail
Organise les réunions initiées par le service attractivité
. Travail collaboratif avec les partenaires (association de commerçants et d'entreprises, services
Rédige les comptes rendus de réunion
. Municipaux, Chambre de Commerces et d'industries...) Coordonne les missions des autres services collaboratifs
Développe le réseau des acteurs économiques locaux et les accompagne
.. Travail de terrain, prospection
.. Référente conseil auprès des entreprises et commerçants
Veille des locaux commerciaux: type de bail, surface, loyers
Relais des aides possibles d'accompagnement de la commune et des partenaires à destination des entreprises et commerces qui souhaiteraient s'installer sur la commune
• Assurer un contact permanent avec les acteurs
Contact avec la chambre de commerce pour mettre à jour la base de données
Assurer la promotion du territoire
Organisation d'événements
{ Marché des producteurs... )
Gérer la partie logistique, en collaboration avec le Pôle technique, la PM, la Communication... ) Rechercher des participants, exposants et prestataires
Gérer la partie administrative des projets (courriers, autorisations, 0D1'... )
Tenir informé le supérieur hiérarchique du suivi des actions et fournir un compte rendu des réunions
Diffusion sur les réseaux sociaux
Mise à jour de l'annuaire économique sur un fichier Excel et sur le site internet de la Mairie Publication sur Faccbook des nouveaux commerces et transmission des info1mations au service communication pour les bulletins municipaux
Proposer des actions de communication et mettre en place les actions validées par le service com
Projets de mise en valeur du territoire
• Ex : signalétique
Cogestion administrative des occupations du domaine public
• Cogestion avec la police municipale et en lien avec la Direction Générale des demandes d'OIJP pour les événements organisés ou coordonnés par la Direction de la Vie Locale el les demandes reçues en Mairie {Lançon Noël, Food truck hors marché hebdomadaire du mardi)
--. réception des demandes, demande d'avis à l'élue déléguée, arrêté par Police Municipale...
Assurer le relai des offres d'emploi communales et exceptionnelles et des événements liés à l'emploi et à la formation
(En partenariat avec Pôle Emploi, la Mission Locale, et les associations de cornn1erçants, artisans et entrepreneurs du territoire)
Prospection et tri sur leurs sites et pages Facebook
Relation avec les conseillers (calendrier des permanences, offres d'emploi... )
• Publication sur le Site Internet et sur la page Facebook de la Mairie
Participation à la gestion et l'élaboration du budget, suivi, saisie des bons de commande dématérialisés et suivi.
Missions / conditions d'exercice
► Missions : Service Vie associative
Gestion administrative du service
- Accueil et secrétariat du service (mail, courrier, téléphone, accueil public, archivage... )
- Budget : (hors subventions)
----> Elaboration du budget prévisionnel en lien avec la hiérarchie et suivi, saisie des bons de commande dématérialisés et suivi
- Gestion de la page dédiée au service sur le site Internet de la Mairie, et de la communication
---> en lien avec le service communication
- Respect de la réglementation en vigueur (sanitaire, associative, bâtiments)
- Gestion du guide des associations
--. recueil des informations et traitement papier et Web
Gestion des associations, accompagnement et conseil
• Gestion des créneaux
- Pour chaque rentrée, mise à jour du tableau des créneaux réguliers en fonction des souhaits, de l'historique des associations et d'un équilibre dans la répartition
-->Tableau validé par la hiérarchie cl l'élu délégué avant transmission aux associations
- Pour les vacances scolaires, création d'un tableau des activités en fonction des souhaits des associations et d'un équilibre dans la répartition
Créneaux réguliers
Stages ponctuels (traitement des fiches de stage et validation par la hiérarchie)
- Organiser la mise à disposition des salles et espaces avec prèt de clés ou remise de badges et transmission des informations nécessaires aux associations
- Gestion de la programmation des badges
- Gestion des créneaux réguliers en tenant compte des manifestations validées
-> suppressions ou déplacements (en accord avec la hiérarchie et l'élu délégué)
Gestion des fiches de constats (dysfonctionnements des associations)
---+ recueil, enregistrement et traitement (informer l'élu délégué, mail aux associations, Dl. .. )
• Gestion administrative des événements associati!s
- Mise à jour du calendrier« tableau annuel» (options et dates confirmées)
---+ Transmission hebdomadaire du tableau aux destinataires validés par l'élu délégué Option bloquée par le service à réception d'un mail
Date validée uniquement à réception des fiches de liaison, en fonction des priorités et dans le respect des délais prescrits
- Traitement des fiches de liaison : Conseil et accompagnement Attribution des locaux
Prêt de clés / remise de badges
Transmission aux services concernés (CTM, PM, Com... ) pour traitement Organisation de réunions interservices si besoin
Rédaction des comptes rendus de réunion et suivi
• Traitement des dossiers de subventions
- Mise à jour du formulaire de demande
- Mise en ligne du formulaire sur le site Internet de la Mairie et info1mation aux associations
- Renseignements et conseils
- Suivi des retours avec tenue d'un tableau récapitulatif
- Réception des dossiers complets uniquement dans le respect des délais
- Transmission de pièces au service finances (RIB et INSEE)
- Transmission d'un courriel aux associations avec en pièce jointe le tableau des subventions volées
• Gestion et suivi des c_gnventions
- Création et mise à jour des conventions existantes
- Transmission des documents aux associations et réception avec vérification
- Tenir à jour un tableau des conventions
• Soutien aux associations
- Aide, conseils et informations aux associations (création, modification ou suppression d'association, règlementation... )
- Prêt de minibus
• Gestion des demandes de travaux
- Réception des informations transmises par les associations
- Demande d'interventions via ATAL
- Suivi de l'état d'avancement via ATAL et retour mensuel aux associations
- Information auprès des associations lors des fermetures de site (travaux, conditions météo ne permettant pas l'utilisation des stades...)
---+ informations communiquées par le CTM
Visites régulières des espaces mis à disposition des associations en collaboration avec le CTM pour états des lieux et travaux à prévoir.
Organisation de l'ensemble des événements à destination des associations
- Communication auprès des associations, prises d'inscriptions, enregistrement des éventuelles animations et suivi
- Recherche de prestataires (jeux pour enfants, food truck, traiteurs, animateurs ) et demande de devis
- Rédaction des fiches de liaison et des programmes
- Coordination avec CTM, l'M et Corn
- Traitement de la partie administrative (courriers, demandes d'autorisations )
- Respect et suivi du budget alloué (traitement des bons de commande )
- Communication en lien avec le service communication (affiches, bâches, facebook, bulletins municipaux )
- Organisation des réunions, rédaction des comptes rendus et suivi
- Présence sur site le jour des événements, coordination (installation par le CTM, accueil des associations ) et tenue du stand du service si besoin
Veille sur la règlementation et l'actualité relatives au monde associatif
- Se renseigner auprès des communes voisines
- Faire des recherches via les moyens mis à disposition
- Retransmettre à la direction les différentes informations dignes d'intérêt reçues sur l'adresse mail du service ( aides du gouvernement, appel à projets )
► Missions : Service Festivités
Planification
- Elaboration, alimentation et suivi d'un rétro planning pour chaque événement validé par la hiérarchie el l'élu délégué
Lister toutes les actions à entreprendre et les organiser chronologiquement
Budget
- Préparation du budget prévisionnel et suivi en concertation avec la hiérarchie
- Saisie des bons de commande dématérialisés et suivi
Organisation et coordination
- Force de proposition / nouveaux concepts
- Elaboration de la fiche de liaison en concertation avec la hiérarchie et les services concernés lors d'une réunion et transmission au service des associations et suivi
lister les besoins en matériel et les interventions èfe chaque service et celles des prestataires extérieurs qui seront gérées par les services concernés
- Recherches et prises de contact avec les prestataires de services divers demande de devis et contrats
- Lister les demandes d'autorisations nécessaires et préparer les demandes et/ou dossiers (ex : Sacem)
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus
- Présence lors des manifestations pour contrôle, coordination et autres lâches (remise de cadeaux, de médailles, prise de photos/vidéos à titre exceptionnel... ).
Communication
- Gestion de la communication en collaboration avec le service Communication transmission des informations (textes et visuels) au service Communication pour élaboration d'outils de communication (affiches, flyers, invitations, banderoles... ) et communication sur les supports municipaux (préparation de posts sur Facebook, d'articles pour les publications municipales... )
- Tenir compte des délais de réalisation
Gestion administrative du service
- Accueil et secrétariat du service (mail, courrier, téléphone, accueil public, archivage... )
- Budget : (hors subventions)
----> Elaboration du budget prévisionnel en lien avec la hiérarchie et suivi, saisie des bons de commande dématérialisés et suivi
- Gestion de la page dédiée au service sur le site Internet de la Mairie, et de la communication
---> en lien avec le service communication
- Respect de la réglementation en vigueur (sanitaire, associative, bâtiments)
- Gestion du guide des associations
--. recueil des informations et traitement papier et Web
Gestion des associations, accompagnement et conseil
• Gestion des créneaux
- Pour chaque rentrée, mise à jour du tableau des créneaux réguliers en fonction des souhaits, de l'historique des associations et d'un équilibre dans la répartition
-->Tableau validé par la hiérarchie cl l'élu délégué avant transmission aux associations
- Pour les vacances scolaires, création d'un tableau des activités en fonction des souhaits des associations et d'un équilibre dans la répartition
Créneaux réguliers
Stages ponctuels (traitement des fiches de stage et validation par la hiérarchie)
- Organiser la mise à disposition des salles et espaces avec prèt de clés ou remise de badges et transmission des informations nécessaires aux associations
- Gestion de la programmation des badges
- Gestion des créneaux réguliers en tenant compte des manifestations validées
-> suppressions ou déplacements (en accord avec la hiérarchie et l'élu délégué)
Gestion des fiches de constats (dysfonctionnements des associations)
---+ recueil, enregistrement et traitement (informer l'élu délégué, mail aux associations, Dl. .. )
• Gestion administrative des événements associati!s
- Mise à jour du calendrier« tableau annuel» (options et dates confirmées)
---+ Transmission hebdomadaire du tableau aux destinataires validés par l'élu délégué Option bloquée par le service à réception d'un mail
Date validée uniquement à réception des fiches de liaison, en fonction des priorités et dans le respect des délais prescrits
- Traitement des fiches de liaison : Conseil et accompagnement Attribution des locaux
Prêt de clés / remise de badges
Transmission aux services concernés (CTM, PM, Com... ) pour traitement Organisation de réunions interservices si besoin
Rédaction des comptes rendus de réunion et suivi
• Traitement des dossiers de subventions
- Mise à jour du formulaire de demande
- Mise en ligne du formulaire sur le site Internet de la Mairie et info1mation aux associations
- Renseignements et conseils
- Suivi des retours avec tenue d'un tableau récapitulatif
- Réception des dossiers complets uniquement dans le respect des délais
- Transmission de pièces au service finances (RIB et INSEE)
- Transmission d'un courriel aux associations avec en pièce jointe le tableau des subventions volées
• Gestion et suivi des c_gnventions
- Création et mise à jour des conventions existantes
- Transmission des documents aux associations et réception avec vérification
- Tenir à jour un tableau des conventions
• Soutien aux associations
- Aide, conseils et informations aux associations (création, modification ou suppression d'association, règlementation... )
- Prêt de minibus
• Gestion des demandes de travaux
- Réception des informations transmises par les associations
- Demande d'interventions via ATAL
- Suivi de l'état d'avancement via ATAL et retour mensuel aux associations
- Information auprès des associations lors des fermetures de site (travaux, conditions météo ne permettant pas l'utilisation des stades...)
---+ informations communiquées par le CTM
Visites régulières des espaces mis à disposition des associations en collaboration avec le CTM pour états des lieux et travaux à prévoir.
Organisation de l'ensemble des événements à destination des associations
- Communication auprès des associations, prises d'inscriptions, enregistrement des éventuelles animations et suivi
- Recherche de prestataires (jeux pour enfants, food truck, traiteurs, animateurs ) et demande de devis
- Rédaction des fiches de liaison et des programmes
- Coordination avec CTM, l'M et Corn
- Traitement de la partie administrative (courriers, demandes d'autorisations )
- Respect et suivi du budget alloué (traitement des bons de commande )
- Communication en lien avec le service communication (affiches, bâches, facebook, bulletins municipaux )
- Organisation des réunions, rédaction des comptes rendus et suivi
- Présence sur site le jour des événements, coordination (installation par le CTM, accueil des associations ) et tenue du stand du service si besoin
Veille sur la règlementation et l'actualité relatives au monde associatif
- Se renseigner auprès des communes voisines
- Faire des recherches via les moyens mis à disposition
- Retransmettre à la direction les différentes informations dignes d'intérêt reçues sur l'adresse mail du service ( aides du gouvernement, appel à projets )
► Missions : Service Festivités
Planification
- Elaboration, alimentation et suivi d'un rétro planning pour chaque événement validé par la hiérarchie el l'élu délégué
Lister toutes les actions à entreprendre et les organiser chronologiquement
Budget
- Préparation du budget prévisionnel et suivi en concertation avec la hiérarchie
- Saisie des bons de commande dématérialisés et suivi
Organisation et coordination
- Force de proposition / nouveaux concepts
- Elaboration de la fiche de liaison en concertation avec la hiérarchie et les services concernés lors d'une réunion et transmission au service des associations et suivi
lister les besoins en matériel et les interventions èfe chaque service et celles des prestataires extérieurs qui seront gérées par les services concernés
- Recherches et prises de contact avec les prestataires de services divers demande de devis et contrats
- Lister les demandes d'autorisations nécessaires et préparer les demandes et/ou dossiers (ex : Sacem)
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus
- Présence lors des manifestations pour contrôle, coordination et autres lâches (remise de cadeaux, de médailles, prise de photos/vidéos à titre exceptionnel... ).
Communication
- Gestion de la communication en collaboration avec le service Communication transmission des informations (textes et visuels) au service Communication pour élaboration d'outils de communication (affiches, flyers, invitations, banderoles... ) et communication sur les supports municipaux (préparation de posts sur Facebook, d'articles pour les publications municipales... )
- Tenir compte des délais de réalisation
Profils recherchés
► Compétences professionnelles :
• Qualités rédactionnelles
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Capacité à s'exprimer en public
• Maitrise du Pack Office et des divers logiciels online utilisés dans le cadre des Missions
• Connaissance de la commune et de la région
• Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
• Notions photographiques et vidéos
► Compétences comportementales/ savoir être :
• Disponibilité
Réactivité
Sérénité
Autonomie
Sens de l'accueil et du service
Curiosité
Discrétion
Travail essentiellement administratif mais également sur le terrain
- Heures supplémentaires possibles le soir et le week end (réunions, événements
organisés par la direction de la Vie Locale ... )
. Grande disponibilité y compris sur les périodes de vacances scolaires
• Qualités rédactionnelles
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Capacité à s'exprimer en public
• Maitrise du Pack Office et des divers logiciels online utilisés dans le cadre des Missions
• Connaissance de la commune et de la région
• Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
• Notions photographiques et vidéos
► Compétences comportementales/ savoir être :
• Disponibilité
Réactivité
Sérénité
Autonomie
Sens de l'accueil et du service
Curiosité
Discrétion
Travail essentiellement administratif mais également sur le terrain
- Heures supplémentaires possibles le soir et le week end (réunions, événements
organisés par la direction de la Vie Locale ... )
. Grande disponibilité y compris sur les périodes de vacances scolaires
Contact et modalités de candidature
Contact
0490429810
Informations complémentaires
Envoi du dossier de candidature à l'attention de Madame Le Maire de Lançon-Provence (lettre de candidature accompagnée d’un curriculum vitæ)
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LANÇON-PROVENCE
>Place du Champ de Mars
13680 LANCON PROVENCE
>Place du Champ de Mars
13680 LANCON PROVENCE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.