Assistant administratif
Offre n° O013241223000578
Publiée le 24/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville, Aix-en-Provence (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
18/03/2025
Date limite de candidature
25/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la DGAST Infrastructures et Déplacements, vous effectuez les
tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace afin d'assister au mieux les responsables concernés.
tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace afin d'assister au mieux les responsables concernés.
Missions / conditions d'exercice
- Apporter une aide permanente au DGAST en matière d'organisation, de
gestion et d'information
- Gérer les agendas et le suivi des rendez-vous des cadres de la DGAST - Organiser des réunions
- Instruire et suivre les dossiers Administratifs
- Effectuer des travaux de secrétariat (enregistrement courrier arrivé/départ logiciel Maarch, frappe des courriers/documents administratifs, rédaction des comptes-rendus de réunions, synthèse de documents et courriers, classement et archivage des dossiers)
- Saisir les délibérations logiciel Airdélib et suivi des documents annexes (conventions...)
- Gérer les ressources humaines ; congés, accident travail, heures supplémentaires, astreintes, carrières (mobilité, fiche métier, profil de poste, arrêté individuel, formation...),...
- Saisir, assurer le suivi/contrôle des commandes de fournitures - Suppléer le Chef de service
encadrer le secrétariat junior et apprenti
gestion et d'information
- Gérer les agendas et le suivi des rendez-vous des cadres de la DGAST - Organiser des réunions
- Instruire et suivre les dossiers Administratifs
- Effectuer des travaux de secrétariat (enregistrement courrier arrivé/départ logiciel Maarch, frappe des courriers/documents administratifs, rédaction des comptes-rendus de réunions, synthèse de documents et courriers, classement et archivage des dossiers)
- Saisir les délibérations logiciel Airdélib et suivi des documents annexes (conventions...)
- Gérer les ressources humaines ; congés, accident travail, heures supplémentaires, astreintes, carrières (mobilité, fiche métier, profil de poste, arrêté individuel, formation...),...
- Saisir, assurer le suivi/contrôle des commandes de fournitures - Suppléer le Chef de service
encadrer le secrétariat junior et apprenti
Profils recherchés
Une expérience du fonctionnement des collectivités locales est attendue. -
Vous maîtrisez les marchés publics, les procédures administratives/financières, les techniques de secrétariat et d'accueil, les outils informatiques tels que MAARCH, Word, Excel, Power Point, Intranet, Groupwise.
- Vous savez prioriser les urgences.
- Vos possédez des qualités rédactionnelles et l'esprit de synthèse. Vous faîtes également preuve de rigueur, d'un sens de l'organisation, de réactivité et de prise d'initiative.
- Vous avez l'esprit d'équipe, êtes adaptable et polyvalent et avez un bon relationnel - Sens de la discrétion exigée.
Vous maîtrisez les marchés publics, les procédures administratives/financières, les techniques de secrétariat et d'accueil, les outils informatiques tels que MAARCH, Word, Excel, Power Point, Intranet, Groupwise.
- Vous savez prioriser les urgences.
- Vos possédez des qualités rédactionnelles et l'esprit de synthèse. Vous faîtes également preuve de rigueur, d'un sens de l'organisation, de réactivité et de prise d'initiative.
- Vous avez l'esprit d'équipe, êtes adaptable et polyvalent et avez un bon relationnel - Sens de la discrétion exigée.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre candidature (Lettre de motivation, CV, +
dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires), à candidature@mairie-aixenprovence.fr
dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires), à candidature@mairie-aixenprovence.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.