Un(-e) Assistant(-e) Administratif(-ve) Facturation
Offre n° O013241205000680
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Les Marronniers, Aubagne (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
15/01/2025
Date limite de candidature
05/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Service Administratif et Financier, lui-même intégré au Pôle Affaires Générales du C.C.A.S., vous êtes sous la responsabilité du Responsable Comptable et Administration Générale et l’autorité du chef de service.
En tant qu’agent en charge de la facturation, et régisseur, vous travaillez au sein d’une équipe poly compétente. Vous êtes positionné(e) sur un poste évolutif au regard des contraintes du service et êtes chargé(e) des missions précisées ci-dessous, de façon non exhaustive :
En tant qu’agent en charge de la facturation, et régisseur, vous travaillez au sein d’une équipe poly compétente. Vous êtes positionné(e) sur un poste évolutif au regard des contraintes du service et êtes chargé(e) des missions précisées ci-dessous, de façon non exhaustive :
Missions / conditions d'exercice
Gestion des organismes :
Création et mise à jour du dossier des organismes financeurs,
Lien avec les organismes et le Conseil Départemental,
Veille sur l’évolution des procédures et les échéances.
Facturation Organismes et usagers :
Contrôle mensuel des heures (logiciel métier, Domiphone, fiches de vacation),
Enregistrement et traitement des problématiques liées au serveur Domiphone,
Traitement des appels arrivants sur le poste lié au contrôle des heures/suivi activité,
Élaboration et suivi facturation organismes et usagers,
Création, suivi et diffusion des journaux de facturation,
Facturation des différentes prestations proposées par le CCAS,
Publipostage et mise sous pli.
Régisseur de recettes :
Accueil des usagers, familles et tuteurs,
Encaissement (saisie des chèques, espèces, CESU…),
Gestion des virements bancaires (DFT),
Gestion des relances et du suivi des impayés,
Traitement des rejets,
Tenue du grand livre,
Suivi des encaissements avec le Trésor Public,
Exécution Budgétaire :
Prévision et suivi des recettes du service AAD (cadre budgétaire),
Production d’éléments pour les différentes étapes budgétaires (BP, BS, DM, CA),
Mise en place et gestion d’outils de suivis et de tableaux de bords,
Suivi de l’activité,
Tenue des statistiques,
Production d’éléments pour bilans (CARSAT, NOVA, Conseil Départemental, service AAD…),
Traitement des bordereaux de recette (P503) en lien avec la fonction budget,
Titrage des impayés (service AAD) et suivi (Hélios).
Missions ponctuelles :
Établissement de fiches de procédure liées au poste,
Assistance au référent archivage CCAS,
Contrôle des bordereaux de versement et d’élimination,
Attribution des numéros de de versement,
Contrôle des délais de conservation,
Lien avec le service archives de la ville.
Missions polyvalentes :
Polyvalence des éléments de la paye et frais de déplacements. (Service AAD),
Polyvalence sur le service petit travaux (Enregistrement de la demande du bénéficiaire et des éléments nécessaires, transmission à l’agent concerné et/ou au responsable du pôle, facturation, production d’éléments statistiques),
Gestion du dispositif téléassistance (accueil physique des bénéficiaires, création, suivi et mise à jour des dossiers, standard d’appel pour problématiques liées à la téléassistance, facturation du dispositif aux bénéficiaires, suivi des déclenchements, production d’éléments statistiques),
Accueil téléphonique et orientation des bénéficiaires, partenaires internes et externes,
Soutien sur les opérations de fin d’année pour les bénéficiaires,
Gestion des dossiers tiers (Création de tiers sur Astre, ouverture de compte clients, suivi des dossiers etc.),
Préparation de réunion et constitution de dossiers,
Classement et archivage.
Création et mise à jour du dossier des organismes financeurs,
Lien avec les organismes et le Conseil Départemental,
Veille sur l’évolution des procédures et les échéances.
Facturation Organismes et usagers :
Contrôle mensuel des heures (logiciel métier, Domiphone, fiches de vacation),
Enregistrement et traitement des problématiques liées au serveur Domiphone,
Traitement des appels arrivants sur le poste lié au contrôle des heures/suivi activité,
Élaboration et suivi facturation organismes et usagers,
Création, suivi et diffusion des journaux de facturation,
Facturation des différentes prestations proposées par le CCAS,
Publipostage et mise sous pli.
Régisseur de recettes :
Accueil des usagers, familles et tuteurs,
Encaissement (saisie des chèques, espèces, CESU…),
Gestion des virements bancaires (DFT),
Gestion des relances et du suivi des impayés,
Traitement des rejets,
Tenue du grand livre,
Suivi des encaissements avec le Trésor Public,
Exécution Budgétaire :
Prévision et suivi des recettes du service AAD (cadre budgétaire),
Production d’éléments pour les différentes étapes budgétaires (BP, BS, DM, CA),
Mise en place et gestion d’outils de suivis et de tableaux de bords,
Suivi de l’activité,
Tenue des statistiques,
Production d’éléments pour bilans (CARSAT, NOVA, Conseil Départemental, service AAD…),
Traitement des bordereaux de recette (P503) en lien avec la fonction budget,
Titrage des impayés (service AAD) et suivi (Hélios).
Missions ponctuelles :
Établissement de fiches de procédure liées au poste,
Assistance au référent archivage CCAS,
Contrôle des bordereaux de versement et d’élimination,
Attribution des numéros de de versement,
Contrôle des délais de conservation,
Lien avec le service archives de la ville.
Missions polyvalentes :
Polyvalence des éléments de la paye et frais de déplacements. (Service AAD),
Polyvalence sur le service petit travaux (Enregistrement de la demande du bénéficiaire et des éléments nécessaires, transmission à l’agent concerné et/ou au responsable du pôle, facturation, production d’éléments statistiques),
Gestion du dispositif téléassistance (accueil physique des bénéficiaires, création, suivi et mise à jour des dossiers, standard d’appel pour problématiques liées à la téléassistance, facturation du dispositif aux bénéficiaires, suivi des déclenchements, production d’éléments statistiques),
Accueil téléphonique et orientation des bénéficiaires, partenaires internes et externes,
Soutien sur les opérations de fin d’année pour les bénéficiaires,
Gestion des dossiers tiers (Création de tiers sur Astre, ouverture de compte clients, suivi des dossiers etc.),
Préparation de réunion et constitution de dossiers,
Classement et archivage.
Profils recherchés
Connaissances requises :
Bonne culture territoriale,
Maîtrise des logiciels bureautiques Word et Excel,
Aisance à l’utilisation de l’outil informatique,
Connaissance du cadre budgétaire.
Qualités requises
Bonne élocution,
Rigueur professionnelle et sens de l’organisation,
Discrétion indispensable,
Sens du travail en équipe,
Esprit d’initiative et réactivité,
Organisation des priorités,
A.R.S,
CARSAT et autres caisses,
Autres institutions ou partenaires.
Bonne culture territoriale,
Maîtrise des logiciels bureautiques Word et Excel,
Aisance à l’utilisation de l’outil informatique,
Connaissance du cadre budgétaire.
Qualités requises
Bonne élocution,
Rigueur professionnelle et sens de l’organisation,
Discrétion indispensable,
Sens du travail en équipe,
Esprit d’initiative et réactivité,
Organisation des priorités,
A.R.S,
CARSAT et autres caisses,
Autres institutions ou partenaires.
Contact et modalités de candidature
Contact
0442181919
Informations complémentaires
Pour postuler vous devez fournir :
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.