Un(-e) Assistant(-e) Administratif(-ve)
Offre n° O013241205000648
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Les Marronniers, Aubagne (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
15/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du C.C.A.S l’agent exerce ses missions sous l’autorité de la responsable du Pôle Gérontologique. Vous exercez des fonctions qui relèvent de l’organisation générale, du fonctionnement, de la gestion administrative du Pôle. Vous contribuez à la qualité et à la continuité de service.
Missions / conditions d'exercice
Missions administratives :
Accueil physique et téléphonique,
Exécuter toutes tâches bureautique liées au fonctionnement du Pôle,
Enregistrer les demandes des agents et décisions dans le mémo,
Diffuser les infos nécessaires à la gestion de l’activité auprès des agents du Pôle gérontologique,
Préparer les ordres du jour, notes et compte-rendu des réunions, groupe de travail…,
Mettre à jour les indicateurs liés à l’évaluation externe et à la charte qualité
Réaliser la trame des rapports d’activité, rapports…,
Réaliser tout document lié à la gestion du Pôle Gérontologique,
Rédiger les documents internes (courriers, tableaux, notes…),
Préparer le support des Entretiens Annuel Professionnels et tout document lié à la gestion RH,
Organiser les commissions de recrutement en lien avec la direction et en collaboration avec la chargée de mission RH (volet administratif),
Tenir à jour les dossiers administratifs du Pôle.
Organisation du travail :
Contribuer à la définition des moyens permettant d’assurer la continuité de service,
Faire remonter les indicateurs d’activité pertinents ainsi que les éléments nécessaires à l’aide à la décision (absentéisme, difficultés…),
Gérer la venue des stagiaires : (planning, missions, supervision…).
Qualité de service :
Participer à la communication et aux actions internes et externes du Pôle,
Centraliser et assurer le traitement des réclamations et des signalements émanant des usagers ou de leur entourage en collaboration avec la Responsable RA et la Responsable coordination – Encadrant AIDE et SOIN,
Réaliser les actions correctives issues de l’évaluation externe (partie administrative),
S’assurer du respect du règlement intérieur et de fonctionnement.
Participation à la vie de la collectivité :
Rendre compte de son activité à son Responsable,
Participer à des réunions, groupes de travail ou projets,
Participer à l’organisation d’événement en interne et externe (banquet des séniors, formation, réunions, …).
III POLYVALENCE/ ACCUEIL
Accueil des intervenants AIDE et SOIN,
Missions de l’assistante de Direction,
Tenue des indicateurs internes liés au fonctionnement du Pôle,
Assurer la déclaration des données NOVA,
Suivre et analyser les indicateurs de suivi de l’activité, tableaux de bord et outils nécessaires au pilotage du service,
Coconstruire, mettre à jour et suivre les procédures de travail (postes référentes, logiciel métier, architecture réseau…) en collaboration avec l’Assistante de Direction du SAD,
Vérifier la cohérence des éléments liés à la gestion des congés, formations, absences des agents, frais kilométriques en collaboration avec l’Assistante de Direction du SAD,
Élaborer tout document nécessaire à la gestion du Pôle et aux dispositions réglementaires,
Contribuer au développement du professionnalisme des intervenants AIDE et SOIN,
Assurer le contrôle de la télégestion,
Enregistrer suivre et superviser les prises en charge des bénéficiaires AIDE et SOIN.
Accueil physique et téléphonique,
Exécuter toutes tâches bureautique liées au fonctionnement du Pôle,
Enregistrer les demandes des agents et décisions dans le mémo,
Diffuser les infos nécessaires à la gestion de l’activité auprès des agents du Pôle gérontologique,
Préparer les ordres du jour, notes et compte-rendu des réunions, groupe de travail…,
Mettre à jour les indicateurs liés à l’évaluation externe et à la charte qualité
Réaliser la trame des rapports d’activité, rapports…,
Réaliser tout document lié à la gestion du Pôle Gérontologique,
Rédiger les documents internes (courriers, tableaux, notes…),
Préparer le support des Entretiens Annuel Professionnels et tout document lié à la gestion RH,
Organiser les commissions de recrutement en lien avec la direction et en collaboration avec la chargée de mission RH (volet administratif),
Tenir à jour les dossiers administratifs du Pôle.
Organisation du travail :
Contribuer à la définition des moyens permettant d’assurer la continuité de service,
Faire remonter les indicateurs d’activité pertinents ainsi que les éléments nécessaires à l’aide à la décision (absentéisme, difficultés…),
Gérer la venue des stagiaires : (planning, missions, supervision…).
Qualité de service :
Participer à la communication et aux actions internes et externes du Pôle,
Centraliser et assurer le traitement des réclamations et des signalements émanant des usagers ou de leur entourage en collaboration avec la Responsable RA et la Responsable coordination – Encadrant AIDE et SOIN,
Réaliser les actions correctives issues de l’évaluation externe (partie administrative),
S’assurer du respect du règlement intérieur et de fonctionnement.
Participation à la vie de la collectivité :
Rendre compte de son activité à son Responsable,
Participer à des réunions, groupes de travail ou projets,
Participer à l’organisation d’événement en interne et externe (banquet des séniors, formation, réunions, …).
III POLYVALENCE/ ACCUEIL
Accueil des intervenants AIDE et SOIN,
Missions de l’assistante de Direction,
Tenue des indicateurs internes liés au fonctionnement du Pôle,
Assurer la déclaration des données NOVA,
Suivre et analyser les indicateurs de suivi de l’activité, tableaux de bord et outils nécessaires au pilotage du service,
Coconstruire, mettre à jour et suivre les procédures de travail (postes référentes, logiciel métier, architecture réseau…) en collaboration avec l’Assistante de Direction du SAD,
Vérifier la cohérence des éléments liés à la gestion des congés, formations, absences des agents, frais kilométriques en collaboration avec l’Assistante de Direction du SAD,
Élaborer tout document nécessaire à la gestion du Pôle et aux dispositions réglementaires,
Contribuer au développement du professionnalisme des intervenants AIDE et SOIN,
Assurer le contrôle de la télégestion,
Enregistrer suivre et superviser les prises en charge des bénéficiaires AIDE et SOIN.
Profils recherchés
Compétences en communication écrite et orale,
Aisance avec les chiffres et production de statistiques,
Capacité d’analyse et de rédaction,
Organisation et gestion du temps,
Qualités relationnelles,
Respect du secret professionnel,
Sens du travail d’équipe et du service public,
Maitrise avancée des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint…),
Capacité d’écoute et d’adaptation.
V - CONTRAINTES :
Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail.
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville,
Conseil Départemental,
A.R.S,
CARSAT et autres caisses,
Autres institutions ou partenaires.
Aisance avec les chiffres et production de statistiques,
Capacité d’analyse et de rédaction,
Organisation et gestion du temps,
Qualités relationnelles,
Respect du secret professionnel,
Sens du travail d’équipe et du service public,
Maitrise avancée des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint…),
Capacité d’écoute et d’adaptation.
V - CONTRAINTES :
Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail.
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville,
Conseil Départemental,
A.R.S,
CARSAT et autres caisses,
Autres institutions ou partenaires.
Contact et modalités de candidature
Contact
0442181919
Informations complémentaires
Pour postuler vous devez fournir :
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.