Gestionnaire Administratif(ve) (H/F)
Offre n° O013240826000798
Publiée le 26/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue paul coxe, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
27/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction du Pôle Technique – Cadre de Vie et Gestion Urbaine de la Mairie des 13e et 14e arrondissements, vous assistez la Responsable du Service Cadre de Vie et Gestion Urbaine de Proximité dans le suivi et l'optimisation de la gestion des activités.
Vous êtes en appui à l'organisation et la coordination des informations internes et/ou externes liées au fonctionnement du service.
À ce titre, vous serez amené(e) à contacter différents interlocuteurs (internes, externes, administrés) et à suivre des dossiers transversaux.
Vous êtes en capacité de rédiger des courriers, des compte-rendus, de prendre des notes, de synthétiser les informations et de créer et gérer des tableaux de suivi.
Le service Cadre de Vie – Gestion Urbaine de Proximité intervient dans les domaines suivants :
- Espace public (voirie, nettoiement, éclairage, sécurité)
- Urbanisme (demandes d’urbanisme, projets urbains et sociaux)
- Logement social
- Affaires scolaires
- Relation avec les CIQ
Pour cela, un travail en transversalité avec l’ensemble des services municipaux et en partenariat avec les acteurs publics et privés est demandé.
Vous êtes en appui à l'organisation et la coordination des informations internes et/ou externes liées au fonctionnement du service.
À ce titre, vous serez amené(e) à contacter différents interlocuteurs (internes, externes, administrés) et à suivre des dossiers transversaux.
Vous êtes en capacité de rédiger des courriers, des compte-rendus, de prendre des notes, de synthétiser les informations et de créer et gérer des tableaux de suivi.
Le service Cadre de Vie – Gestion Urbaine de Proximité intervient dans les domaines suivants :
- Espace public (voirie, nettoiement, éclairage, sécurité)
- Urbanisme (demandes d’urbanisme, projets urbains et sociaux)
- Logement social
- Affaires scolaires
- Relation avec les CIQ
Pour cela, un travail en transversalité avec l’ensemble des services municipaux et en partenariat avec les acteurs publics et privés est demandé.
Missions / conditions d'exercice
Votre rôle consistera à :
Accueil physique et téléphonique au secrétariat :
• Accueillir et renseigner physiquement et téléphoniquement ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques en signalant les informations importantes ;
• Orienter les usagers ou les administrés vers les services compétents.
Traitement et suivi de l’activité :
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;
• Identifier et saisir les services compétents, internes/externes ;
• Analyser les informations communiquées par mail, courriers, notes, appels téléphoniques pour identifier les urgences ;
• Rédiger ou vérifier les réponses en accord avec les services ;
• Relire, corriger, suivre et photocopier les courriers proposés à la signature du Responsable de Service ;
• Concevoir des tableurs, graphiques, documents de présentation ;
• Renseigner des tableaux de bord ;
• Gérer la logistique liée aux courriers et aux matériels de reproduction ;
• Trier, enregistrer et répartir les courriers.
Assistante administrative :
• Gérer l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du Responsable de Service ;
• Organiser les réunions, préparer les dossiers (papier et/ou powerpoint), réserver les salles, inviter les participants ;
• Assurer une interface avec les agents du service, les services internes et externes ;
• Rédiger des synthèses, des comptes rendus, prendre des notes lors des réunions ;
• Assurer des recherches documentaires.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)
• Possibilité de stationnement
Accueil physique et téléphonique au secrétariat :
• Accueillir et renseigner physiquement et téléphoniquement ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques en signalant les informations importantes ;
• Orienter les usagers ou les administrés vers les services compétents.
Traitement et suivi de l’activité :
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;
• Identifier et saisir les services compétents, internes/externes ;
• Analyser les informations communiquées par mail, courriers, notes, appels téléphoniques pour identifier les urgences ;
• Rédiger ou vérifier les réponses en accord avec les services ;
• Relire, corriger, suivre et photocopier les courriers proposés à la signature du Responsable de Service ;
• Concevoir des tableurs, graphiques, documents de présentation ;
• Renseigner des tableaux de bord ;
• Gérer la logistique liée aux courriers et aux matériels de reproduction ;
• Trier, enregistrer et répartir les courriers.
Assistante administrative :
• Gérer l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du Responsable de Service ;
• Organiser les réunions, préparer les dossiers (papier et/ou powerpoint), réserver les salles, inviter les participants ;
• Assurer une interface avec les agents du service, les services internes et externes ;
• Rédiger des synthèses, des comptes rendus, prendre des notes lors des réunions ;
• Assurer des recherches documentaires.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)
• Possibilité de stationnement
Profils recherchés
Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître :
Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade d’adjoint administratif territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire en collectivité.
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et présentez une aisance relationnelle certaine.
Doté(e) du sens de l'organisation et d’une capacité d'analyse et de rigueur dans l'exécution de vos missions, vous maîtrisez les outils informatiques, bureautiques et les applications métier.
Polyvalent(e) et disponible, vous êtes reconnu(e) pour votre réactivité et votre sens du service public.
Rejoignez-nous !
Nous avons hâte de vous connaître :
Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade d’adjoint administratif territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire en collectivité.
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et présentez une aisance relationnelle certaine.
Doté(e) du sens de l'organisation et d’une capacité d'analyse et de rigueur dans l'exécution de vos missions, vous maîtrisez les outils informatiques, bureautiques et les applications métier.
Polyvalent(e) et disponible, vous êtes reconnu(e) pour votre réactivité et votre sens du service public.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Service Cadre de Vie et Gestion Urbaine de Proximité - Mairie des 13e et 14e arrondissements - 72 rue Paul Coxe – 13014 Marseille
Référence de l’offre : i 10825
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Référence de l’offre : i 10825
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.