Agent(e) de Gestion des Fichiers Protocolaires (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013240816000451
Publiée le 16/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville – Espace Jules Verne, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
18/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :
• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui, en faveur de son Service Protocole, un(e) agent(e) de gestion des fichiers protocolaires.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :
• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui, en faveur de son Service Protocole, un(e) agent(e) de gestion des fichiers protocolaires.
Missions / conditions d'exercice
• Vous tenir informé(e) de l’actualité et suivre les changements de noms, de fonctions et de coordonnées de tous les partenaires publics et privés ;
• Collecter et conserver les cartes de visite recueillies par les chargés de projet protocole pour alimenter le fichier protocolaire ;
• Mettre à jour quotidiennement les fichiers protocolaires ;
• Extraire des requêtes en fonction des thématiques ;
• Archiver les listings des invitations lancées pour chaque évènement ;
• Suivre les réponses reçues pour chaque évènement ;
• Faire des points réguliers à la hiérarchie sur les évènements prochains et les réponses favorables reçues, notamment lorsqu’une jauge de personnes est à respecter dans l’espace d’accueil ou lorsque des prestations de restauration sont prévues ;
• En collaboration avec le graphiste, lancer les invitations et autres informations pratiques à destination des invités ;
• Alerter sur d’éventuels doublons ;
• Contacter les invités pour finaliser les listes des participants à un évènement (phoning).
• Collecter et conserver les cartes de visite recueillies par les chargés de projet protocole pour alimenter le fichier protocolaire ;
• Mettre à jour quotidiennement les fichiers protocolaires ;
• Extraire des requêtes en fonction des thématiques ;
• Archiver les listings des invitations lancées pour chaque évènement ;
• Suivre les réponses reçues pour chaque évènement ;
• Faire des points réguliers à la hiérarchie sur les évènements prochains et les réponses favorables reçues, notamment lorsqu’une jauge de personnes est à respecter dans l’espace d’accueil ou lorsque des prestations de restauration sont prévues ;
• En collaboration avec le graphiste, lancer les invitations et autres informations pratiques à destination des invités ;
• Alerter sur d’éventuels doublons ;
• Contacter les invités pour finaliser les listes des participants à un évènement (phoning).
Profils recherchés
Titulaire d’un diplôme Bac à Bac 2 et/ou du grade d’adjoint administratif territorial, vous avez une expérience solide dans le domaine administratif, notamment en secrétariat et vous connaissez l’environnement territorial.
Vous maîtrisez le pack Office et disposez de bonnes compétences en informatique vous permettant de vous adapter à l’utilisation de nouveaux logiciels.
Organisé(e), vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Vous êtes en mesure d’appliquer les consignes données et de vous adapter à un nouvel environnement de travail.
Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, vos excellentes qualités relationnelles et vos capacités de travail dans l’urgence.
Vous maîtrisez le pack Office et disposez de bonnes compétences en informatique vous permettant de vous adapter à l’utilisation de nouveaux logiciels.
Organisé(e), vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Vous êtes en mesure d’appliquer les consignes données et de vous adapter à un nouvel environnement de travail.
Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, vos excellentes qualités relationnelles et vos capacités de travail dans l’urgence.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Postulez directement en ligne sur : https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Référence de l’offre : i 10755
Référence de l’offre : i 10755
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.