Au sein de la Direction Générale Déléguée Mobilités Durables, Infrastructures et Voirie le service conduite de projets recherche un.e agent de gestion administrative.

Vous avez pour missions des tâches de secrétariat général du Chef de service (accueil téléphonique, gestion agenda, organisation de réunion, courriers, notes internes, préparation de dossiers, reprographie…).

D'exécuter des tâches administratives liées aux opérations du services Conduite de projets en liaison avec les chargés d’opération qui le composent : organisation des comités (techniques et de pilotage) et réunions publiques, gestion des documents d’exécution des marchés, réalisation de documents de communication sur les projets (revue de projets, fiches synthétiques de présentation…).

Vous assurez les principales activités suivantes :



Fonction d’accueil téléphonique (standard, prise de messages) et physique (rendez-vous visiteurs, comités, réunion publique…)

Gestion de l’agenda du chef de service (160 réunions sur les 6 derniers mois)

Organisation des comités techniques et de pilotage des opérations (20 comités/an) et diverses réunions techniques des 6 chargés d’opérations du service : programmation en lien avec les agendas des élus, réservation des salles, accueil des participants, préparation des documents, animation des prises de parole

Gestion sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du service : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, enregistrement chrono, préparation des parapheurs si besoin

Gestion sous AIRMESS des documents liés aux marchés : ordres de service, EXE, DC4, résiliation… (80 à 100 marchés selon avancement des projets)

Participation aux réunions mensuelles de service et rédaction des comptes rendus

Classement, reproduction, archivage de documents d’ordre administratif et technique des opérations

Elaboration des documents de présentation des activités du service : fiches synthétiques de présentation des opérations, bilans, revue de projets

Compétences requises :

Connaissance de l’institution et du fonctionnement des administrations territoriales
Capacités rédactionnelles
Sens des relations interservices
Maîtrise les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …)
Utiliser les logiciels métier : AIRS, DECADE
Maîtrise les techniques de secrétariat et règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Organisation du temps de travail
Compétences comportementales :

Qualités relationnelles
Bonne expression orale/écrite
Confidentialité
Sens de l’organisation et rigueur
Rapidité d’exécution
Bonne gestion de l’urgence
Autonomie