ADJOINT ADMINISTRATIF 60% ETAT CIVIL / 40% POLICE MUNICIPALE
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Offre n° O013240718000625
Publiée le 18/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 Boulevard de la République, Lambesc (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
19/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché hiérarchiquement au Repsonsable du service Population Affaires Générales et au Chef de la Police Municipale, les missions principales sont les suivantes:
Pour l'Etat civil:
- Accueille, oriente et renseigne le public
- Occupe les fonctions d’officier d’Etat-Civil ; assure l’instruction et la constitution des actes d’Etat-Civil (naissance, mariage, adoption, décès …)
- Peut-être amené à gérer et suivre de manière autonome les dossiers liés aux inhumations
- Assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes
- Assure la remontée d’informations et a un rôle d’alerte auprès de son supérieur hiérarchique
- Représente l'image de la Collectivité et est garant de la qualité de l’accueil du public
Pour la Police Municipale:
- Apporte une assistance permanente au Chef de Police Municipale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil
- Assiste le Chef de Police Municipale dans l'élaboration, le traitement, le suivi et le classement de dossiers spécifiques
- Gère et suit de manière autonome certains dossiers liés à l'activité du Poste de Police Municipale
- A un rôle d'alerte auprès de son supérieur hiérarchique
Pour l'Etat civil:
- Accueille, oriente et renseigne le public
- Occupe les fonctions d’officier d’Etat-Civil ; assure l’instruction et la constitution des actes d’Etat-Civil (naissance, mariage, adoption, décès …)
- Peut-être amené à gérer et suivre de manière autonome les dossiers liés aux inhumations
- Assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes
- Assure la remontée d’informations et a un rôle d’alerte auprès de son supérieur hiérarchique
- Représente l'image de la Collectivité et est garant de la qualité de l’accueil du public
Pour la Police Municipale:
- Apporte une assistance permanente au Chef de Police Municipale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil
- Assiste le Chef de Police Municipale dans l'élaboration, le traitement, le suivi et le classement de dossiers spécifiques
- Gère et suit de manière autonome certains dossiers liés à l'activité du Poste de Police Municipale
- A un rôle d'alerte auprès de son supérieur hiérarchique
Missions / conditions d'exercice
Activités principales Etat Civil:
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Réception et traitement des demandes de titres et documents réglementaires délivrés par le service
- Etablissement des actes d’Etat-Civil
- Tenue administrative des registres d’Etat-Civil
- Etablissement des dossiers de mariage
- Organisation administrative et participation au déroulement des mariages
- Enregistrement du recensement militaire
- Assistance administrative
- Contrôle de l’approvisionnement en fournitures (livrets de famille…) et cadeaux de mariage
- Gestion administrative et informatique des inhumations
Activités principales Police Municipale:
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs
- Suivi des projets et activités au service
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion et traitement du courrier arrivé
- Recherche et diffusion d'informations
Conditions d'exercice:
- Travail en bureau
- Horaires fixes en fonction des horaires d’ouvertures au public
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Réception et traitement des demandes de titres et documents réglementaires délivrés par le service
- Etablissement des actes d’Etat-Civil
- Tenue administrative des registres d’Etat-Civil
- Etablissement des dossiers de mariage
- Organisation administrative et participation au déroulement des mariages
- Enregistrement du recensement militaire
- Assistance administrative
- Contrôle de l’approvisionnement en fournitures (livrets de famille…) et cadeaux de mariage
- Gestion administrative et informatique des inhumations
Activités principales Police Municipale:
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs
- Suivi des projets et activités au service
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion et traitement du courrier arrivé
- Recherche et diffusion d'informations
Conditions d'exercice:
- Travail en bureau
- Horaires fixes en fonction des horaires d’ouvertures au public
Profils recherchés
• Savoir-faire Etat Civil :
- Appliquer la réglementation et les procédures liées aux actes d'Etat-Civil
- Assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil
- Etablir les dossiers de mariage et organiser administrativement les mariages
- Accueillir le public avec amabilité
- S’adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d’accueil à chacun
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Identifier les besoins de l'administré
- Utiliser les applications bureautiques et informatiques liées à son activité et en particulier le progiciel de gestion de l'Etat-Civil et AMETHYSTE
- Appliquer les procédures relatives aux inhumations, exhumations et crémations
- Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
- Rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
- Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
- Respecter les délais de transmission des documents et informations
- Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
Savoir faire Police Municipale:
- Collaborer efficacement avec les autres assistants administratifs
- Instaurer une relation de confiance avec le chef de Police Municipale
- S'adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d'accueil à chacun
- Utiliser les applications bureautiques et informatiques nécessaires à son activité, en particulier Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
- Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
- Respecter les délais de transmission des documents et informations
- Identifier les sources d'information pertinentes et savoir les exploiter
- Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
Qualités requises:
- Ponctualité
- Courtoisie, diplomatie, maîtrise de soi
- Sens du dialogue et de l’écoute, aisance relationnelle
- Rigueur
- Discrétion, confidentialité
- Esprit d'initiative
- Anticipation, réactivité
- Polyvalence
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens aigu du service public
- Respect de la hiérarchie
- Disponibilité
- Appliquer la réglementation et les procédures liées aux actes d'Etat-Civil
- Assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil
- Etablir les dossiers de mariage et organiser administrativement les mariages
- Accueillir le public avec amabilité
- S’adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d’accueil à chacun
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Identifier les besoins de l'administré
- Utiliser les applications bureautiques et informatiques liées à son activité et en particulier le progiciel de gestion de l'Etat-Civil et AMETHYSTE
- Appliquer les procédures relatives aux inhumations, exhumations et crémations
- Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
- Rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
- Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
- Respecter les délais de transmission des documents et informations
- Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
Savoir faire Police Municipale:
- Collaborer efficacement avec les autres assistants administratifs
- Instaurer une relation de confiance avec le chef de Police Municipale
- S'adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d'accueil à chacun
- Utiliser les applications bureautiques et informatiques nécessaires à son activité, en particulier Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
- Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
- Respecter les délais de transmission des documents et informations
- Identifier les sources d'information pertinentes et savoir les exploiter
- Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
Qualités requises:
- Ponctualité
- Courtoisie, diplomatie, maîtrise de soi
- Sens du dialogue et de l’écoute, aisance relationnelle
- Rigueur
- Discrétion, confidentialité
- Esprit d'initiative
- Anticipation, réactivité
- Polyvalence
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens aigu du service public
- Respect de la hiérarchie
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0442579577
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire à l'adresse suivante:
Mairie de Lambesc
6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Ou par mail: ressources.humaines@lambesc.fr
Mairie de Lambesc
6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Ou par mail: ressources.humaines@lambesc.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LAMBESC
>6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
>6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.