Assistant(e) de Gestion Administrative (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013240715002037
Publiée le 15/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville – Espace Bargemon, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
12/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.
Contexte
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :
• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui un(e) assistant(e) de gestion administrative.
Contexte
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :
• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.
La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui un(e) assistant(e) de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions
Votre rôle consistera à :
Apporter au quotidien un soutien administratif au Responsable de Service, notamment dans le suivi de l’activité, du temps de travail et des carrières.
Vous êtes en charge de :
• Mettre à jour les données sur le logiciel AZUR (enregistrement des absences,
corrections des anomalies, mise à jour du temps de travail, suivi des grèves.…) ;
• Créer des tableaux récapitulatifs (prévisionnels de congés, comptage des services faits…) ;
• Participer à la préparation des campagnes annuelles d’évaluation (création de plannings
d'entretiens, recueil des fiches de poste) et de compte épargne temps (mise à jour des compteurs,
suivi des situations et des reports de congés, conseil aux agents (utilisation du CONNECT et les
choix d'épargne…) ;
• Contribuer au fonctionnement de la Direction : accueil physique et téléphonique et « filtrage »;
prise de rendez-vous, planification de réunions, distribution, mise en forme, enregistrement et
diffusion du courrier, suivi des parapheurs et réservation de salles ou de véhicules.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).
Votre rôle consistera à :
Apporter au quotidien un soutien administratif au Responsable de Service, notamment dans le suivi de l’activité, du temps de travail et des carrières.
Vous êtes en charge de :
• Mettre à jour les données sur le logiciel AZUR (enregistrement des absences,
corrections des anomalies, mise à jour du temps de travail, suivi des grèves.…) ;
• Créer des tableaux récapitulatifs (prévisionnels de congés, comptage des services faits…) ;
• Participer à la préparation des campagnes annuelles d’évaluation (création de plannings
d'entretiens, recueil des fiches de poste) et de compte épargne temps (mise à jour des compteurs,
suivi des situations et des reports de congés, conseil aux agents (utilisation du CONNECT et les
choix d'épargne…) ;
• Contribuer au fonctionnement de la Direction : accueil physique et téléphonique et « filtrage »;
prise de rendez-vous, planification de réunions, distribution, mise en forme, enregistrement et
diffusion du courrier, suivi des parapheurs et réservation de salles ou de véhicules.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).
Profils recherchés
Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d’un diplôme Bac à Bac 2, vous avez des compétences en secrétariat et une expérience professionnelle dans le domaine.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants, l’élaboration de tableaux de bord et la prise de notes.
Organisé(e), vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie, vos capacités d’adaptation, de rigueur et de réactivité.
Vous savez faire preuve de sérieux, de réserve et de discrétion.
Rejoignez-nous !
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d’un diplôme Bac à Bac 2, vous avez des compétences en secrétariat et une expérience professionnelle dans le domaine.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants, l’élaboration de tableaux de bord et la prise de notes.
Organisé(e), vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie, vos capacités d’adaptation, de rigueur et de réactivité.
Vous savez faire preuve de sérieux, de réserve et de discrétion.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Postulez directement en ligne sur : https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.